In quali casi sono permesse le assemblee a distanza aziendali, su quali temi e come si devono svolgere
Quali sono i casi in cui possibile fare assemblee aziendali a distanza e come: le regole in vigore da rispettare
La normativa attuale ha previsto evoluzioni e nuove modalità di gestione delle riunioni aziendali e societarie, aprendo la strada a forme innovative quali quelle online.
L’ambito delle assemblee a distanza nasce originariamente come soluzione emergenziale in risposta alle restrizioni pandemiche, ma, tramite successive proroghe legislative, si è consolidato come prassi regolamentata almeno fino al 31 dicembre 2025.
Per la validità delle delibere assunte durante queste sessioni remote, risulta imprescindibile il rispetto dei principi di trasparenza, inclusività e certezza identificativa degli aventi diritto, con l’obiettivo di assicurare un efficace esercizio della governance.
Evoluzione normativa: proroghe e legittimità delle assemblee telematiche
La disciplina che consente di svolgere assemblee aziendali a distanza online ha subito numerose estensioni temporali (D.L. 18/2020, D.L. 198/2022, D.L. 215/2023, L. 21/2024 e L. 15/2025), eliminando progressivamente la necessità di una specifica previsione statutaria.
Si garantisce così la possibilità per i dipendenti e anche i soci di intervenire e votare da remoto, a condizione che siano predisposti strumenti tecnologici idonei.
Le assemblee devono svolgersi interamente entro il termine di proroga per avvalersi delle disposizioni eccezionali.
Fonti regolative primarie possono essere verificate attraverso i portali ufficiali.
Soggetti e tipologie di enti abilitati alle assemblee a distanza
La partecipazione telematica viene riconosciuta alle società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.A.), alle cooperative, alle mutue assicuratrici e, in determinati casi, anche ad associazioni e fondazioni. Per il Terzo Settore, la disciplina delega all’atto costitutivo o allo statuto la possibilità di escludere la partecipazione online.
Il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale e altri organi collegiali possono anch’essi avvalersi di sessioni telematiche, purché previste nello statuto.
- Società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.A.)
- Società cooperative
- Mutue assicuratrici
- Associazioni, fondazioni (eccetto divieto statutario)
Tematiche e decisioni ammesse nelle assemblee aziendali da remoto
L’articolato quadro normativo consente che nella sede telematica vengano trattati sia argomenti ordinari sia tematiche straordinarie, gli stessi che si possono discutere in presenza. Sono accettati:
- Approvazione dei bilanci
- Nomina o revoca di amministratori e sindaci
- Modifiche statutarie
- Aumenti di capitale
- Trasformazioni, fusioni, scissioni
- Decisioni gestionali degli enti
Per le S.r.l., è anche previsto il voto tramite "consultazione scritta" o "consenso espresso per iscritto", agevolando ulteriormente la gestione aziendale senza obbligo di presenza fisica.
I requisiti tecnici, legali e procedurali per la validità delle assemblee telematiche
Per ritenere valida una assemblea online, la modalità scelta deve garantire con sicurezza che:
- tutti i partecipanti siano identificati inequivocabilmente;
- ciascun avente diritto possa intervenire, votare e seguire in tempo reale;
- siano verificate le presenze e registrate in apposito verbale la data, l’ora e le modalità di collegamento;
- la piattaforma utilizzata sia affidabile e trasparente.
Le stesse regole si applicano sia alle riunioni di assemblea sia alle sessioni degli altri organi collegiali. È raccomandata una preventiva verifica della strumentazione tecnica e della connessione
Vantaggi e criticità delle assemblee online: efficienza, sostenibilità e rischi gestionali
Le assemblee telematiche offrono numerosi benefici concreti:
- Accessibilità: incremento della partecipazione, anche a livello internazionale;
- Efficienza: rapidità di convocazione e svolgimento;
- Riduzione costi: nessuna necessità di sedi fisiche o rimborsi viaggi;
- Sostenibilità: minori spostamenti, impatto ambientale ridotto.
Le criticità vanno gestite con attenzione:
- rischio di esclusione per carenze tecniche dei partecipanti;
- esigenza di sistemi informatici affidabili;
- obbligo di prevenire accessi abusivi o illegittimi;
- potenziali contestazioni in caso di malfunzionamenti che pregiudichino l’esercizio dei diritti sociali.
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