Se il certificato medico per malattia sul lavoro viene inviato tardi cosa succede? Tempi, tolleranze, sanzioni

Dimenticare o ritardare l'invio del certificato medico di malattia sul lavoro può avere risvolti importanti: tra norme, sanzioni, eccezioni, gestione delle comunicazioni e controlli, ecco cosa sapere su diritti e doveri.

Autore: Marcello Tansini
pubblicato il 27/09/2025 alle ore 14:01

Informare il datore di lavoro, oltre a essere una prassi di correttezza professionale, risponde a precise disposizioni normative che tutelano sia il lavoratore sia l'organizzazione aziendale. La tempestività nell'invio della documentazione sanitaria, come il certificato medico, permette una gestione efficace delle assenze e garantisce la continuità operativa, oltre a prevenire dispute disciplinari o interruzioni retributive. Ignorare o sottovalutare i tempi e le modalità per la trasmissione di tali comunicazioni può comportare gravi conseguenze sul rapporto di lavoro, incidendo sulla sicurezza economica e giuridica della persona impiegata.

Cos'è il certificato medico di malattia e perché è obbligatorio

Il certificato medico di malattia è un documento redatto da un medico abilitato che attesta l'incapacità temporanea del lavoratore a svolgere le normali mansioni a causa di motivi clinici. Questo attestato assume nei rapporti di lavoro subordinato una funzione essenziale, in quanto consente di giustificare l'assenza e di beneficiare delle relative tutele economiche e normative previste dalla legge e dai contratti collettivi.

Al suo interno vengono riportati dati anagrafici, codice fiscale, data di inizio e durata della malattia, accompagnati dall'indirizzo dichiarato per la reperibilità durante eventuali controlli medici. È importante distinguere tra certificato medico e attestato: il primo, inviato all'INPS, contiene la diagnosi e rappresenta la base per le valutazioni delle autorità sanitarie; il secondo, privo di dettagli clinici, viene inoltrato al datore di lavoro per garantire riservatezza.

La normativa vigente sancisce l'obbligatorietà del rilascio e della consegna del certificato a tutela dei diritti lavorativi, compresi il mantenimento del posto di lavoro e l'accesso all'indennità economica per malattia.

Secondo l'articolo 2110 del Codice Civile, l'assenza ingiustificata in caso di malattia può comportare la perdita di tali diritti, sottolineando così la funzione di garanzia svolta dalla certificazione medica ufficiale.

Tempistiche, modalità di invio e procedure per il certificato medico sul lavoro

La corretta gestione della documentazione medica relativa all'assenza lavorativa per motivi di salute si articola in precise fasi e prevede specifiche tempistiche:

• Redazione e invio telematico: Il medico curante, in occasione della visita, redige il certificato e lo trasmette telematicamente all'INPS generalmente il giorno stesso o, in casi eccezionali, il giorno seguente. Da quel momento il datore di lavoro può consultare l'attestato di malattia tramite i sistemi messi a disposizione dall'INPS.

• Comunicazione al datore di lavoro: Il dipendente, oltre a richiedere il certificato, è tenuto a informare con tempestività il proprio datore, utilizzando i canali previsti dal contratto collettivo (ad esempio telefono, e-mail, messaggio PEC).

• Rispetto delle scadenze: Il termine per la trasmissione del certificato è fissato in due giorni dal rilascio. Se la prognosi ricade in giornate festive, la scadenza si proroga al primo giorno lavorativo successivo. Una tempistica più rigorosa può essere disposta dai contratti collettivi.

• Modalità cartacea: Quando l'invio telematico risulta impossibile (per esempio, assenza di connessione o certificato emesso da medico non abilitato), il lavoratore deve trasmettere la copia cartacea all'INPS e al datore di lavoro tramite raccomandata, sempre entro due giorni dalla data del documento.

Il rispetto delle procedure descritte garantisce la copertura assicurativa e il diritto alle prestazioni economiche associate all'evento morboso. In caso di mancato rispetto delle tempistiche o di omissioni nelle comunicazioni, possono applicarsi misure disciplinari o la perdita del trattamento economico da parte dell'INPS, secondo le circolari applicative (INPS).

Conseguenze e sanzioni per l'invio tardivo del certificato medico

L'inosservanza dei tempi previsti per la trasmissione del certificato comporta conseguenze di diversa natura, su più livelli. In primo luogo, la violazione delle scadenze costituisce una mancanza agli obblighi di diligenza e buona fede imposti dalla legge. Le sanzioni possono comprendere:

• Perdita o sospensione dell'indennità di malattia: Quando il documento viene presentato oltre il termine, parte della retribuzione può non essere riconosciuta, con rischio di copertura limitata ai soli giorni “giustificati”.

• Sanzioni disciplinari: La mancata trasmissione tempestiva o il silenzio protratto costituiscono assenza ingiustificata. La gravità della sanzione dipende dalla durata e dalla motivazione del ritardo. Può scattare un richiamo, una sospensione o - in casi reiterati o di particolare gravità - il licenziamento per giusta causa.

• Conseguenze legali: La Corte di Cassazione (sentenza 22 maggio 2025) ha ribadito che la comunicazione tardiva dell'assenza per malattia, non supportata da cause oggettive, interrompe il vincolo fiduciario e può legittimare il recesso datoriale.

• Onere della prova: In caso di contestazione in giudizio, è compito del lavoratore dimostrare eventuali impedimenti oggettivi all'invio tempestivo (es. ricovero urgente), producendo documentazione idonea rilasciata da enti terzi.

Le conseguenze si estendono anche alle situazioni in cui la malattia si prolunga e il lavoratore omette di aggiornare il datore di lavoro sui futuri sviluppi, aggravando la posizione disciplinare. In sintesi, ogni giorno non giustificato secondo le prescrizioni può essere considerato grave mancanza, facendo venir meno le tutele economiche e occupazionali.

Eccezioni e giustificazioni: quando il ritardo nell'invio può essere tollerato

Il sistema normativo e giurisprudenziale prevede alcune eccezioni in cui il ritardo nell'invio del certificato o nella comunicazione della malattia può essere giustificato. Le circostanze tollerate sono tassativamente individuate e devono essere dimostrate con documentazione:

• Ostacoli oggettivi e forza maggiore: Eventi quali ricovero urgente, stato di incoscienza, incidenti gravi con impossibilità di comunicare tempestivamente. In questi casi è previsto che il lavoratore, o chi per lui se in stato di impedimento, fornisca successivamente la giustificazione scritta proveniente da strutture sanitarie.

• Problemi tecnici: Impossibilità tecnica per il medico di trasmettere telematicamente il certificato; è necessario consegnare la versione cartacea nei tempi previsti.

• Motivi indipendenti dalla volontà: Eventuali situazioni in cui la difficoltà non è imputabile al lavoratore, come impossibilità di accesso a reti o dispositivi informatici in aree isolate o durante degenze fuori sede.

La Corte di Cassazione stabilisce che spetta al lavoratore provare l'esistenza di un impedimento oggettivo, superando la presunzione di responsabilità per il mancato rispetto delle condizioni richieste. In assenza di motivazioni accertabili e documentabili, il ritardo non viene generalmente tollerato.

Il certificato retroattivo: limiti, rischi e normativa

Le regole sulla retroattività del certificato di malattia sono strettamente regolate dalle circolari INPS e dalla normativa sanitaria . Il documento può coprire un periodo antecedente alla data di rilascio solo in casi circoscritti:

• Visita domiciliare: Se la malattia è accertata durante una visita a domicilio richiesto dopo le 10, il medico può certificare la decorrenza dal giorno precedente, purché sia feriale e il motivo sia dichiarato nell'attestato stesso.

• Limiti temporali: La retroattività ammessa è di un solo giorno; periodi maggiori non vengono riconosciuti, salvo in caso di ricovero documentato o altri eventi analoghi eccezionali.

In caso di assenza di adeguata motivazione o in presenza di emissione in seguito a visita in ambulatorio, il periodo pregresso non viene coperto dalla certificazione e si configura come assenza ingiustificata, con rischi in ambito economico e disciplinare. Utilizzi impropri del certificato retroattivo possono dar luogo a coperture contributive scoperte e ad applicazione di sanzioni secondo la L. 388/2000.