Coordinatore di condominio, una figura in crescita: chi è, cosa fa e come affianca l'amministratore

Il Codice civile affida all’amministratore la gestione delle parti comuni e all’assemblea le decisioni sulle opere e sulle spese. Il cosiddetto coordinatore di condominio può essere incaricato di tenere ordinati i rapporti tra i soggetti coinvolti, i documenti e le comunicazioni operative. La sua presenza viene spesso proposta quando in un edificio si susseguono segnalazioni, manutenzioni rinviate e riunioni senza esito. Non è, però, l’amministratore e non prende il posto dell’assemblea.

La funzione nasce da un incarico privato, definito volta per volta. Non corrisponde a una posizione autonoma prevista dal Codice civile. 

Chi è il coordinatore di condominio

Il coordinatore di condominio è la persona incaricata di organizzare e raccordare le attività tra condomini, amministratore, consiglio condominiale, tecnici e imprese. Può trattarsi di un professionista esterno, di un amministratore che assume un incarico aggiuntivo oppure, in alcuni edifici, di un condomino chiamato a seguire attività puntuali di comunicazione e controllo.

La denominazione, da sola, non identifica un organo condominiale tipico. Il Codice civile disciplina l’amministratore, l’assemblea, il consiglio di condominio e, in determinate situazioni, il revisore della contabilità. Non prevede invece una figura generale chiamata coordinatore di condominio, né stabilisce per essa requisiti, poteri, durata o compenso.

Il coordinatore esiste quindi perché l’assemblea o l’amministratore gli affidano un compito. La sua autorità deriva dal mandato ricevuto e resta circoscritta a quanto indicato nel verbale, nella delibera o nel contratto. Non può decidere al posto dei condomini su questioni riservate all’assemblea, impegnare liberamente il condominio o disporre lavori senza una valida autorizzazione.

Il punto è semplice: il nome non attribuisce poteri. Li attribuisce soltanto l’incarico, nei limiti in cui l’incarico stesso è legittimo.

Il riconoscimento normativo resta limitato: cosa può fare in pratica

La riforma del condominio del 2012 ha previsto l’obbligo di nominare un amministratore quando i condomini sono più di otto. Ha anche definito requisiti, obblighi e responsabilità connessi a quel ruolo. La stessa riforma ha regolato il consiglio di condominio, composto da almeno tre condomini negli edifici con almeno dodici unità immobiliari, attribuendogli compiti consultivi e di controllo.

Per il coordinatore non esiste uno statuto analogo. Il suo riconoscimento è contrattuale e non ordinamentale: la figura prende forma quando l’assemblea decide di affidargli un’attività precisa oppure quando l’amministratore gli conferisce compiti che rientrano nel mandato ricevuto dal condominio.

Da questa impostazione derivano conseguenze concrete:

• la nomina del coordinatore non è obbligatoria;
• non esiste un albo pubblico specifico per chi utilizza questa denominazione;
• la legge non stabilisce un compenso standard né una durata automatica dell’incarico.

L'incarico affidato al coordinatore di condominio prevede che svolga le seguenti funzioni:

• la raccolta delle segnalazioni relative a guasti, infiltrazioni e disservizi;
• l’organizzazione dei sopralluoghi con tecnici e imprese;
• la richiesta di preventivi secondo criteri condivisi;
• la preparazione di schede riassuntive per l’assemblea;
• il controllo dell’avanzamento delle attività già deliberate;
• la predisposizione di un calendario degli interventi e delle scadenze;
• il raccordo tra amministratore, consiglio e fornitori;
• la raccolta di documenti tecnici, fatture e verbali di sopralluogo.

Il suo lavoro non dovrebbe ridursi a inoltrare messaggi. Una segnalazione utile deve chiarire quale problema è stato rilevato, da chi, quando e con quale urgenza. Occorre poi indicare se un tecnico lo ha già esaminato, quale preventivo è arrivato e quale decisione deve essere sottoposta ai condomini.

Restano esclusi per il coordinatore, salvo un incarico specifico e il possesso dei requisiti professionali richiesti, la progettazione, la direzione dei lavori, le asseverazioni, la contabilità tecnica e il coordinamento della sicurezza nei cantieri. Un coordinatore organizzativo non diventa progettista o direttore dei lavori per il solo fatto di seguire le comunicazioni.

Un esempio: infiltrazioni e lavori rinviati

Si pensi a un edificio in cui il lastrico solare provoca infiltrazioni. Più condomini possono inviare all’amministratore segnalazioni separate, con fotografie e descrizioni diverse. Se nessuno raccoglie il materiale, la questione rischia di tornare in assemblea più volte senza arrivare a una scelta.

Il coordinatore incaricato dall’assemblea può raccogliere fotografie, date e descrizioni dei danni, fissare un sopralluogo e trasmettere al tecnico la documentazione disponibile. Può poi predisporre una scheda con le alternative da esaminare: una riparazione localizzata, il rifacimento della guaina, un intervento sulle pendenze oppure ulteriori verifiche.

Il tecnico esprime il proprio parere. L’amministratore verifica gli aspetti amministrativi, predispone gli atti necessari e convoca l’assemblea. Saranno i condomini a decidere quale intervento approvare e come finanziarlo. Dopo la delibera, il coordinatore può informare gli interessati sulle modalità di accesso alle aree comuni, sulle date dei lavori e sulle criticità che emergono durante l’organizzazione.

Qui la funzione serve perché riduce la dispersione delle informazioni. Il coordinatore non sceglie la soluzione tecnica, non firma il contratto d’appalto se non è stato autorizzato e non risponde della corretta esecuzione dell’opera come farebbe il professionista incaricato della direzione dei lavori.

Le differenze con l’amministratore

L’amministratore occupa una posizione disciplinata dal Codice civile. Deve possedere i requisiti previsti dall’articolo 71-bis delle disposizioni di attuazione e rispettare gli obblighi formativi regolati dal decreto ministeriale numero 140 del 2014.

Il coordinatore, invece, non deve dimostrare requisiti specifici soltanto perché usa questa denominazione. La situazione cambia se l’incarico comprende consulenza tecnica o altre attività riservate: in quel caso vanno verificati il titolo abilitante, l’iscrizione all’albo quando richiesta e la copertura assicurativa. Una qualifica commerciale non sostituisce una qualificazione professionale.

Chi lo nomina e chi paga

Il coordinatore di condominio viene nominato dall'assemblea. La delibera dovrebbe indicare il candidato, le attività affidate, la durata, il compenso e il modo in cui la spesa sarà imputata. L’amministratore può proporre l’incarico e raccogliere i preventivi, ma non dovrebbe creare da solo una nuova spesa permanente senza una chiara autorizzazione.

Il costo resta a carico del condominio quando l’attività riguarda le parti comuni ed è stata approvata nell’interesse collettivo. In linea generale, la ripartizione segue i criteri applicabili alla spesa cui l’incarico si riferisce, salvo una diversa regola valida o una specifica disposizione normativa.

Se il coordinatore viene scelto da alcuni proprietari per una questione privata, il prezzo non può essere trasferito automaticamente a tutti i condomini. È il caso, per esempio, di un problema che riguarda soltanto il rapporto tra due unità immobiliari. La delibera deve chiarire chi beneficia del servizio e chi ne sostiene il costo.

Serve chiarezza anche quando l’attività è già compresa nel mandato dell’amministratore. L’articolo 1129 del Codice civile impone di indicare in modo analitico il compenso dell’amministratore al momento della nomina e del rinnovo. La giurisprudenza ammette compensi aggiuntivi per attività straordinarie, ma questi devono essere approvati e non possono essere presentati come prestazioni estranee quando sono già comprese nel corrispettivo ordinario.

Durata, compenso e assenza di tariffe

Una norma generale non stabilisce quanto debba durare l’incarico del coordinatore. Il mandato può riguardare un singolo lavoro, una fase della gestione, un periodo annuale oppure un progetto fino alla sua conclusione. Quando il problema è una manutenzione precisa, una durata breve e verificabile consente di controllare meglio l’attività.

Non esiste un tariffario nazionale obbligatorio per il coordinatore di condominio. Il compenso va concordato tenendo conto della complessità dell’incarico, dei sopralluoghi, della durata, delle responsabilità operative e dei documenti da predisporre. Incide anche il tempo necessario per rapportarsi con tecnici e imprese.

Il preventivo dovrebbe specificare:

• se il compenso è fisso oppure calcolato in base alle ore e alle attività;
• quali costi sono previsti per i sopralluoghi aggiuntivi;
• come vengono trattate le spese vive e i rimborsi;
• quali imposte, contributi previdenziali e IVA si applicano;
• quali attività sono comprese e quali restano escluse;
• con quale procedura possono essere autorizzate prestazioni ulteriori.

Le percentuali utilizzate in alcuni interventi di ricostruzione o nell’ambito di programmi speciali non sono un tariffario generale per i condomini. Possono essere applicate soltanto quando una disciplina speciale le prevede espressamente.

Responsabilità e limiti dell’incarico

La responsabilità del coordinatore dipende dal contenuto concreto del mandato. Chi deve raccogliere le segnalazioni può rispondere della mancata trasmissione o della gestione negligente delle informazioni. Chi segue scadenze e documenti può essere chiamato a rispondere degli errori riconducibili alla propria attività.

Non gli si possono attribuire automaticamente responsabilità che appartengono all’amministratore, al progettista, al direttore dei lavori, all’impresa o al coordinatore della sicurezza. Ogni responsabilità deve essere collegata a un comportamento, a un obbligo specifico e a un danno dimostrabile.

Occorre prudenza quando il coordinatore riceve chiavi, documenti personali, dati di contatto o informazioni sulle morosità. Il mandato dovrebbe stabilire come conservare, consultare e restituire la documentazione, oltre a indicare i soggetti autorizzati a ricevere gli aggiornamenti.

La formula il coordinatore vigila sui lavori è troppo generica. La vigilanza tecnica e quella sulla sicurezza hanno contenuti professionali distinti. Una frase così ampia può creare aspettative incompatibili con la preparazione reale del soggetto incaricato.

Le clausole da inserire nel mandato

Un incarico chiaro non richiede necessariamente un documento complesso, ma deve descrivere con precisione ciò che viene affidato. Il mandato dovrebbe contenere:

• le generalità del coordinatore e, quando presenti, i dati professionali e assicurativi;
• la descrizione delle attività comprese;
• l’elenco delle prestazioni escluse;
• l’obbligo di inviare relazioni periodiche all’amministratore;
• il divieto di approvare spese non autorizzate;
• un eventuale limite massimo per acquisti urgenti, se deliberato;
• le regole per scegliere e confrontare i preventivi;
• la durata, il recesso e la procedura di sostituzione;
• il compenso, i rimborsi e le imposte applicabili;
• le modalità di gestione dei documenti e dei dati personali;
• l’obbligo di dichiarare possibili conflitti di interesse.

Il coordinatore dovrebbe comunicare anche l’esistenza di rapporti economici, societari o familiari con imprese candidate ai lavori. La trasparenza non impedisce ogni contestazione, ma permette all’assemblea di decidere conoscendo gli elementi rilevanti.

La checklist prima della decisione

Prima di inserire la nomina all’ordine del giorno, assemblea e proprietari possono verificare alcuni punti:

• Quale problema concreto deve risolvere il coordinatore?
• Quali attività rimarranno all’amministratore?
• Quali decisioni dovranno passare dall’assemblea?
• Il servizio è organizzativo o comprende prestazioni tecniche?
• Il candidato possiede le abilitazioni eventualmente richieste?
• Il compenso è separato dalle spese per tecnici, imprese e sicurezza?
• La durata è collegata a un obiettivo verificabile?
• È prevista una relazione scritta con documenti e scadenze?
• Chi controlla il lavoro e autorizza le attività aggiuntive?
• Esistono conflitti di interesse con fornitori o professionisti?

Quando le risposte sono puntuali, il coordinatore può diventare un supporto organizzativo utile. Se il mandato contiene formule generiche, il rischio è invece quello di creare una quarta figura indistinta accanto ad amministratore, consiglio e assemblea.

 

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