Microsoft Teams comunicherà sempre dove si sta lavorando. È un controllo legale per i lavoratori in Italia?

di Marcello Tansini pubblicato il 17/11/2025 alle 09:40

La nuova funzione di rilevamento posizione in Microsoft Teams ridisegna i confini tra innovazione, controllo e privacy. Meccanismi tecnici, scenari legali e impatto sociale per i lavoratori italiani.

L'annuncio dell'integrazione di una funzione per il rilevamento della posizione in Microsoft Teams ha suscitato ampio dibattito. L'innovazione, disponibile su Windows e Mac, si appoggia sulle reti Wi-Fi aziendali per indicare con precisione dove un dipendente sta operando, segnalandolo automaticamente come "presente in ufficio" o "in remoto". Questa novità, che promette di semplificare la gestione delle presenze, si inserisce nel contesto delle crescenti esigenze di efficienza e coordinamento nei team dispersi.

Il sistema alimenta perplessità rilevanti legate alla privacy individuale e al rischio di un nuovo tipo di sorveglianza digitale in nome della produttività. Tra chi intravede opportunità organizzative e chi teme derive verso forme di controllo opprimenti, il confine tra tutela aziendale e diritti del lavoratore appare oggi più sfumato che mai.

Come funziona il rilevamento della posizione su Teams: tecnologia, implementazione e differenze rispetto al GPS

L'implementazione della funzione di localizzazione in Microsoft Teams introduce un approccio differente rispetto ai tradizionali sistemi GPS. Quest'ultima soluzione, spesso associata a un monitoraggio continuo e ad alto grado di invasività, non viene adottata qui. Al suo posto, Teams utilizza la rete Wi-Fi aziendale: quando un utente si collega all'infrastruttura wireless interna, il sistema rileva, tramite parametri tecnici e triangolazione dei punti di accesso, la presenza fisica nell'edificio:

Nessuna attivazione di default: La funzionalità non è attiva di base; l'amministratore IT è responsabile dell'attivazione e della richiesta di consenso.
Verifica multilivello: Oltre a leggere la rete connessa, Teams utilizza altri dati contestuali per accertare l'autenticità della posizione ed evitare manipolazioni manuali.
No tracking al di fuori delle sedi aziendali: Il sistema funziona solo su reti Wi-Fi riconosciute, riducendo i rischi di monitoraggio oltre i confini lavorativi.

A differenza del classico tracciamento GPS – che implica una localizzazione in tempo reale e costante ovunque ci si trovi – il sistema introdotto limita il tracciamento all'ambiente lavorativo. L'accuratezza dipende dalla capillarità dell'infrastruttura Wi-Fi interna: non fornisce la precisione del GPS ma è sufficientemente affidabile per determinare chi lavora in ufficio, senza esporre dati sensibili all'esterno dell'azienda. Questo approccio bilancia le esigenze di controllo aziendale e una minore invasività delle pratiche di sorveglianza.

Obiettivi dichiarati e implicazioni organizzative: dal lavoro ibrido alla gestione delle presenze

Secondo quanto comunicato dall'azienda, la funzione di localizzazione di Teams nasce con l'obiettivo di migliorare efficienza e trasparenza nei modelli di lavoro ibridi. L'accelerazione verso strutture organizzative flessibili, dove la distinzione tra lavoro in presenza e da remoto è sempre più sottile, ha creato la necessità di capire in ogni momento dove siano dispersi i membri di un team:

Facilitare la pianificazione delle riunioni, evitando equivoci legati alla presenza fisica o remota.
Ottimizzare l'utilizzo degli spazi condivisi, dalle sale riunioni alle postazioni flessibili.
Migliorare la sicurezza, ad esempio in caso di evacuazioni, laddove l'azienda può sapere chi è effettivamente presente in sede.

Per i dipartimenti HR e per i manager il sistema offre la possibilità di monitorare la presenza, prevedere i carichi di lavoro e coordinare in modo più agile le attività dei gruppi.
Non manca però il rischio che gli strumenti di supporto organizzativo vengano percepiti come meccanismi di controllo costante. Diventa così essenziale stabilire policy interne chiare che esplicitino finalità, limiti e modalità d'uso, evitando involontarie invasioni nella vita privata dei dipendenti. La funzione si pone quindi come potenziale alleato per la gestione efficace dei modelli ibridi, ma invita a una riflessione sulle soglie di accettabilità del monitoraggio digitale in azienda.

Privacy e consenso: rischio di sorveglianza digitale e timori dei lavoratori

L'introduzione di forme di controllo tramite strumenti digitali rimette al centro il delicato rapporto tra privacy e produttività. Microsoft ribadisce che, dal punto di vista formale, la funzione richiede il consenso esplicito dell'utente prima dell'attivazione. Tuttavia, molti esperti sottolineano come il consenso in ambienti lavorativi sia spesso condizionato dalle dinamiche di potere esistenti tra datore di lavoro e dipendente:

Timori di pressioni implicite o esplicite alla concessione dell'autorizzazione, pena l'essere percepiti come poco collaborativi.
Paure legate alla possibilità che i dati raccolti vengano utilizzati per scopi diversi dalla semplice gestione delle presenze.
Rischi di una normalizzazione graduale delle pratiche di sorveglianza, con effetti sulla libertà e sull'autonomia individuale.

I lavoratori temono che una funzione nata per agevolare il coordinamento interno possa trasformarsi in un occhio elettronico permanente. L'effetto sul benessere psicologico può essere rilevante: la sensazione di essere monitorati anche nei momenti di pausa o nei movimenti interni all'ufficio può alimentare stress, ridurre la spontaneità e peggiorare il clima aziendale.

Inoltre, la gestione dei dati relativi alle posizioni richiede massima attenzione sul fronte della sicurezza: accessi non autorizzati, fughe di dati o utilizzi impropri sono tra i rischi più temuti. Le organizzazioni devono pertanto adottare policy stringenti sulla raccolta, conservazione e accesso ai dati, e comunicare con la massima trasparenza le modalità di trattamento.

Aspetti legali della localizzazione: normativa europea e tutele in Italia

Sul fronte giuridico, la raccolta delle informazioni sulla posizione dei dipendenti si confronta con una normativa europea molto rigorosa in materia di protezione dei dati personali. Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) stabilisce che il trattamento dei dati personali, come quelli relativi alla posizione, possa avvenire solo con consenso libero, specifico e informato e per finalità chiare e legittime:

Obblighi per aziende e fornitori:	Informative trasparenti, meccanismi semplici per concedere o revocare il consenso, limiti temporali nella conservazione dei dati
Sanzioni per violazioni:	Pesanti multe amministrative e rischi reputazionali
Focus in Italia:	Supervisione del Garante per la protezione dei dati personali, con particolare attenzione alle forme di controllo a distanza, normate dallo Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970 art. 4)

Nel contesto italiano, i sistemi che realizzano un controllo tecnologico sulle attività dei lavoratori sono ammessi solo se finalizzati alla sicurezza o all'organizzazione produttiva e previa informativa, coinvolgimento sindacale e rispetto della riservatezza. Le imprese sono tenute a notificare in modo chiaro le finalità del trattamento e a garantire che la funzione di localizzazione non si trasformi in sorveglianza indiscriminata. Solo una gestione trasparente e partecipata del cambiamento potrà garantire il rispetto delle tutele previste.

Il dilemma etico e sociale: reazioni di sindacati e dipendenti

Le principali sigle sindacali e diverse associazioni rappresentative stanno manifestando preoccupazioni: la funzione di rilevamento posizione viene considerata, da molti, un potenziale rischio per la riservatezza e il benessere sul lavoro:

Richiesta di garanzie: Le rappresentanze dei lavoratori sollecitano accordi trasparenti che escludano forme arbitrarie di controllo a distanza.
Possibili tensioni: Dove la comunicazione interna non è chiara, il rischio di conflitto tra management e dipendenti si fa concreto.
Effetti sulla cultura aziendale: L'introduzione della funzione solleva domande sui modelli di fiducia reciproca tra impresa e personale.

Emerge così un vero e proprio dilemma sociale. Da una parte, la necessità di strumenti evoluti per governare un lavoro sempre meno fisicamente ancorato a una sede; dall'altra, il timore che sia la dimensione umana ad arretrare di fronte a logiche di controllo automatizzato. Il dibattito si concentra su una questione chiave: fino a che punto la spinta all'efficienza può giustificare una maggiore pervasività delle tecnologie nella vita lavorativa?