Partita iva forfettaria: cosa si deve controllare e verificare ogni inizio di anno

Il regime forfettario rappresenta oggi una scelta diffusa tra professionisti, freelance e piccoli imprenditori per semplificare la gestione fiscale e beneficiare di aliquote agevolate. Tuttavia, dietro la sua apparente facilità si celano adempimenti e controlli che, soprattutto a inizio anno, richiedono attenzione e consapevolezza. Ogni periodo d’imposta impone una verifica dettagliata dei requisiti: bastano minimi errori o dimenticanze su soglie di ricavo, quote di spesa o cause ostative per esporsi a contestazioni e a pesanti conseguenze, tra cui sanzioni, fuoriuscita dal regime agevolato e accertamenti retroattivi. Il controllo periodico, in particolare all’inizio dell’anno, consente di individuare tempestivamente eventuali criticità e mantenere la conformità alle regole. Esperienza e conoscenza della normativa sono cruciali per interpretare i numerosi aggiornamenti derivanti dalle ultime Leggi di Bilancio e assicurare la permanenza nel regime forfettario senza rischi. Un monitoraggio strutturato rende più solida la posizione del titolare di partita IVA, rafforzando anche la propria affidabilità agli occhi di clienti, fornitori e dell’Agenzia delle Entrate.

Requisiti fondamentali per accedere e permanere nel regime forfettario

Per fruire del regime forfettario, la normativa (Legge n. 190/2014 e successive modifiche) prescrive condizioni di accesso e permanenza ben precise. La prima condizione riguarda il limite massimo di ricavi o compensi, fissato attualmente a 85.000 euro annui calcolati secondo il principio di cassa (ossia quanto effettivamente incassato nell’anno solare). Chi esercita più attività deve sommare tutti i ricavi/compensi generati dai diversi codici ATECO.

Rientra tra i parametri da rispettare anche la soglia massima delle spese sostenute per lavoro dipendente, accessorio e collaborazioni, da non superare i 20.000 euro lordi nell’anno precedente.

Un altro aspetto fondamentale, oggetto di recenti novità, riguarda i redditi da lavoro dipendente e pensione: ai sensi delle ultime Leggi di Bilancio, per il 2026 resta valido il tetto di 35.000 euro, superato il quale non è possibile applicare o mantenere il regime forfettario, salvo il caso in cui il rapporto di lavoro sia cessato nel corso del periodo d’imposta e non siano stati percepiti altri redditi assimilati.

• Non è concesso adottare regimi forfettari se si è titolari di regimi speciali IVA o utilizzo di particolari regimi di determinazione del reddito.
• Esclusi i non residenti (salvo eccezioni UE/SEE con almeno il 75% del reddito prodotto in Italia).
• Non possono accedere i titolari di partecipazioni in società di persone, associazioni professionali o imprese familiari, o chi controlla direttamente/indirettamente società a responsabilità limitata dedite a attività riconducibili alla propria.
• Non conforme chi presta attività quasi esclusivamente per soggetti cui era legato da rapporto di lavoro nei due anni precedenti (salvo nuove attività dopo tirocinio obbligatorio).

Le condizioni vanno attestate annualmente in sede di dichiarazione dei redditi. L’inosservanza, anche involontaria, di uno solo dei requisiti comporta la decadenza dal regime agevolato e l’obbligo di adeguarsi alla disciplina ordinaria già dall’anno successivo (o immediatamente in caso di sforamento oltre i 100.000 euro).

Controlli dell’Agenzia delle Entrate e verifiche sui requisiti

Negli ultimi anni le verifiche dell’Agenzia delle Entrate sui titolari di partita IVA in regime forfettario sono diventate sempre più rigorose e strutturate. L’Amministrazione utilizza strumenti avanzati di incrocio delle banche dati (Certificazioni Uniche, dichiarazioni dei sostituti d’imposta, quadro LM) per individuare anomalie tra redditi dichiarati, movimenti finanziari e informazioni patrimoniali.

Sotto la lente d’ingrandimento rientrano soprattutto:

• Correttezza dei dati dichiarativi: verifica della piena corrispondenza tra i compensi dichiarati, l’effettivo incasso su conti correnti e i dati forniti da terzi (ad esempio committenti o sostituti d’imposta).
• Controlli formali e automatizzati: il sistema individua errori, omissioni o anomalie nei dati e nei versamenti (art. 36-bis DPR 600/1973); vengono avviati accertamenti presso il contribuente mediante richiesta di documenti, sino alla possibilità di controlli bancari qualora vi siano scostamenti tra saldi o movimenti rispetto ai redditi dichiarati.
• Monitoraggio sui limiti e sulle cause di esclusione: superamento delle soglie, possesso di partecipazioni in società, presenza di collaborazioni sospette o false partite IVA possono generare segnalazioni automatiche e avvio della procedura di accertamento.

Le richieste dell’Amministrazione possono includere copia di fatture, estratti conto bancari, prospetti di raccordo tra incassi e fatturato. È possibile fornire risposte formali a eventuali contestazioni, produrre documentazione giustificativa o ricorrere all’istituto del ravvedimento operoso per sanare irregolarità con riduzione delle sanzioni, ai sensi dell’art. 13, D.Lgs. n. 472/1997.

Limiti di ricavi, compensi e spese: soglie da monitorare ogni anno

Tra gli elementi di maggiore impatto sulla permanenza nel regime agevolato vi sono i limiti di ricavi/compensi e quelli relativi alle spese per personale. La soglia principale di 85.000 euro annui si riferisce a incassi effettivi, indipendentemente dalla data di emissione delle fatture. In presenza di attività multicode ATECO, occorre considerare la somma dei proventi complessivi.

È necessario distinguere tra due casi:

• Superamento della soglia di 85.000 euro ma inferiore a 100.000 euro: il regime decade dall’anno successivo.
• Superamento dei 100.000 euro: obbligo di uscita immediata dal regime e applicazione delle regole IVA ordinarie dalla stessa operazione che determina il superamento.

I limiti vanno ragguagliati ad anno in caso di attività avviate in corso d’anno: il plafond ridotto si calcola proporzionalmente. Inoltre, il tetto di spesa per personale/collaboratori resta fermo a 20.000 euro lordi annuali, includendo costi per dipendenti, collaboratori a progetto, compensi a familiari e associati in partecipazione, contributi obbligatori compresi.

Il rispetto costante di queste soglie riduce ogni rischio di contestazioni e irregolarità future.

Cause di esclusione e ostacoli all’accesso o alla permanenza nel forfettario

La disciplina del regime semplificato prevede diverse cause di esclusione che, se presenti, impediscono sia l’entrata sia la continuità nel regime. Tra queste vanno monitorate con attenzione:

• Applicazione di regimi speciali IVA (per esempio agricoltura, editoria o giochi): costituisce motivo di esclusione automatica.
• Mancata residenza fiscale italiana, ad eccezione di residenti UE/SEE con produzione del 75% del reddito in Italia.
• Partecipazione a società di persone, associazioni professionali, imprese familiari o controllo diretto/indiretto di SRL con attività economiche riconducibili a quella svolta a titolo individuale.
• Prevalente svolgimento di attività verso ex datori di lavoro o soggetti collegati (>50% dei ricavi nei due anni precedenti, tranne professionisti dopo il periodo obbligatorio di pratica).
• Superamento del limite di 35.000 euro nei redditi da lavoro dipendente o assimilati nell’anno precedente (eccetto se il rapporto è cessato nel periodo d’imposta).

Alcuni casi particolari riguardano professioni regolate da ordini professionali o iscrizioni obbligatorie a registri, per cui valgono deroghe specifiche. Le cause ostative vanno monitorate annualmente, valutando anche modifiche normative intervenute nell’ultimo periodo, per non incorrere in decadenze inattese o irregolarità fiscali.

Passaggio, uscita e gestione dei cambi di regime: cosa fare in caso di perdita dei requisiti

Nel corso dell’attività può capitare che una partita IVA debba transitare da un regime fiscale all’altro, sia per il venir meno dei requisiti, sia per motivi di convenienza. La gestione di questi passaggi si articola in due principali scenari:

• Superamento delle soglie di ricavi/compensi o presenza di cause ostative: se il limite ordinario è superato ma non oltre 100.000 euro, l’uscita dal regime forfettario scatta automaticamente dall’anno successivo; se si sorpassa la soglia di 100.000 euro, la decadenza è immediata e occorre applicare subito l’IVA sulle operazioni che generano il superamento.
• Opzione volontaria di uscita o rientro: chi intende passare a regime semplificato o ordinario lo comunica in dichiarazione annuale IVA, con vincolo triennale, mentre il rientro nel forfettario può avvenire in presenza di tutti i requisiti nell’anno di riferimento.

L’apertura di una nuova attività va comunicata tramite modello AA9/12, mentre il passaggio di regime per attività già avviate si realizza semplicemente adottando la contabilità e la fatturazione secondo il nuovo regime, senza necessità di comunicazione preventiva.

Raccomandazioni pratiche e documentazione da predisporre per evitare sanzioni

Un approccio metodico ai controlli di inizio anno riduce drasticamente i rischi di irregolarità e sanzioni. Per questo è consigliabile:

• Conservare attentamente tutta la documentazione (fatture, ricevute, bonifici, certificazioni) almeno per dieci anni, anche in assenza dell’obbligo formale di registri incassi/pagamenti.
• Redigere un prospetto di raccordo tra fatture emesse, importi incassati e dati dichiarati nel quadro LM della dichiarazione dei redditi, soprattutto in presenza di incassi e fatture che ricadono su esercizi diversi.
• Monitorare costantemente i limiti di ricavi e spese, soprattutto utilizzando strumenti di controllo digitali o dashboard offerte da software di contabilità online.
• Verificare periodicamente la coerenza dei dati tra fatturazione elettronica, incassi bancari e quadro dichiarativo per intercettare tempestivamente eventuali discordanze o anomalie.
• In caso di ricezione di una richiesta di documenti o chiarimenti dall’Agenzia delle Entrate, è opportuno rispondere in modo circostanziato e allegare tutti gli elementi utili alla ricostruzione della posizione fiscale.
• Per errori rilevati spontaneamente, valutare il ravvedimento operoso per sanare l’irregolarità a condizioni più favorevoli.

L’organizzazione accurata dei dati e delle evidenze contabili costituisce la migliore tutela preventiva in caso di controlli o contestazioni, facilitando anche la gestione dei rapporti con l’Amministrazione finanziaria e rafforzando l’affidabilità professionale agli occhi di terzi.

Conclusioni e checklist delle verifiche di inizio anno

Una puntuale programmazione delle verifiche annuali è la base per gestire con sicurezza la propria attività in regime agevolato. Prima di procedere con l’emissione delle prime fatture dell’anno o con nuovi investimenti, è utile una checklist ragionata dei principali punti di controllo:

• Valutare il totale dei ricavi e compensi percepiti nell’anno precedente rispetto ai limiti di 85.000 euro e 100.000 euro.
• Accertare l’importo delle spese per lavoro dipendente, collaboratori e costi assimilati (tetto 20.000 euro lordi).
• Verificare la presenza di eventuali redditi da lavoro dipendente e pensione e il rispetto della soglia di 35.000 euro, tenendo conto di eccezioni in caso di cessazione del rapporto.
• Esaminare eventuali cause ostative o di esclusione (partecipazioni in società, regimi IVA speciali, collaborazioni con ex datori di lavoro, residenza fiscale).
• Tenere aggiornato un archivio documentale ordinato, comprensivo di fatture, bonifici, ricevute e attestazioni necessarie a comprovare la propria situazione fiscale.
• Revisionare la quadratura tra dati dichiarati, movimenti bancari e documentazione fiscale per evitare incongruenze in caso di controlli o richieste da parte delle autorità.