Rimborsi spese trasferte dipendenti: regole, tassazione ed esenzione, pagamenti spiegati da circolare 15/E AdE

Un panorama normativo rivisitato regola, dal 2025, la tassazione dei rimborsi per trasferte lavorative. L'Agenzia delle Entrate, attraverso la circolare 15/E del 22 dicembre, offre chiarimenti operativi e fissazioni delle condizioni che permettono l’esclusione dei rimborsi spese dalla base imponibile. Automobilisti, collaboratori e datori di lavoro devono ora attenersi a parametri precisi su documentazione, mezzi di pagamento e casistiche d’esenzione illustrati riguardo i rimborsi chilometrici, di pedaggi e parcheggi.

Rimborso chilometrico e spese trasferta nel Comune: parametri, documentazione e esenzione fiscale

Il trattamento fiscale delle spese sostenute per trasferte all'interno del Comune è stato oggetto delle modifiche più rilevanti. La Legge di bilancio 2025 ha eliminato l'obbligo di presentare documenti provenienti dal vettore; è dunque riconosciuto il diritto all’esenzione dal reddito se le spese di viaggio e trasporto risultano "comprovate e documentate", anche con modalità alternative.

Il rimborso chilometrico per l'utilizzo del veicolo privato segue parametri precisi:

• Calcolo sulla base delle tabelle ACI, aggiornate annualmente secondo il tipo di mezzo e la percorrenza effettiva
• Necessità di dettagliare la documentazione: tragitto, automezzo, dati identificativi del veicolo
• Conservazione delle informazioni all’interno degli archivi aziendali, a disposizione per eventuali controlli

Non è più richiesto che questo rimborso sia tassato, purché la liquidazione sia allineata ai parametri sopra indicati e debitamente supportata da documenti interni certi. Si tratta di una svolta che interessa tutti i dipendenti impegnati in spostamenti, anche di breve durata, nel Comune della sede di lavoro, estendendo il beneficio anche ai rimborsi erogati nel 2025 per spese sostenute in esercizi precedenti, valorizzando l'equità fiscale e la corretta rilevazione delle spese effettive sostenute.

Rimborsi per pedaggi e parcheggi: condizioni di esenzione e requisiti documentali

Il trattamento dei rimborsi per pedaggi e parcheggi è stato oggetto di una significativa revisione. Pedaggi autostradali e parcheggi sono riconosciuti come spese di viaggio ai fini dell’esenzione, anche in assenza di pagamento tracciabile.

I punti chiave sono:

• Pedaggi: L’esenzione è valida se la spesa è documentata (ricevuta o scontrino con riferimento a data, ora e tragitto coperto). Non è richiesta la prova del pagamento elettronico; l’assenza di tracciabilità non preclude il beneficio fiscale.
• Parcheggi: Hanno assunto una nuova posizione sulle note spese, essendo riconosciuti fra le spese di viaggio. Il rimborso è esente a condizione che il documento giustificativo indichi chiaramente il veicolo utilizzato e la durata della sosta (targa, data, orario di ingresso e uscita dal parcheggio).

Si supera la rigidità di precedenti interpretazioni, consentendo una gestione più semplice delle note spese e favorendo la trasparenza ed efficienza nella ricostruzione dei costi effettivamente sostenuti dai lavoratori in trasferta.

Obbligo di tracciabilità nelle spese di trasferta: casi, mezzi di pagamento e deroghe

Con la manovra 2025 e i provvedimenti collegati, viene ampliato l'obbligo di tracciabilità a precise categorie di spesa. Rimborsi relativi a servizi di trasporto non di linea (taxi, NCC) e spese per vitto e alloggio durante le trasferte in Italia sono considerati esenti dal reddito imponibile solo se il lavoratore utilizza sistemi di pagamento tracciabili.

Sono considerati ammissibili come prova di pagamento tracciabile:

• Ricevute di carte di credito/debito
• Copia di bonifico bancario, MAV o PagoPa
• Estratti conto bancari/postali (con oscuramento delle informazioni non pertinenti)

L'obbligo di tracciabilità si applica indipendentemente dalla modalità di rimborso scelta dall’azienda (analitica, forfettaria o mista) e interessa anche figure assimilate a lavoro dipendente (co.co.co., tirocinanti, amministratori).

Esclusioni all’obbligo: rimborso chilometrico, biglietti di trasporto di linea (autobus, treni, aerei, navi) e piccoli importi giornalieri (entro 15,49 euro per trasferta nazionale, 25,82 euro per l’estero) sono sempre esenti anche se pagati in contanti.

Differenze tra rimborsi per trasferte in Italia e all'estero: quando serve la tracciabilità

La disciplina introdotta pone una netta separazione tra territorio nazionale ed estero per quanto concerne la tracciabilità dei pagamenti. In Italia, la tracciabilità è obbligatoria per taxi, NCC, vitto e alloggio; queste spese devono risultare effettuate tramite strumenti elettronici per mantenere l’esenzione fiscale sulla somma rimborsata.

Quando invece la trasferta si svolge all’estero, la condizione di pagamento tracciabile non trova applicazione: anche le spese sostenute in contanti possono essere rimborsate in esenzione dal reddito. Questa derogazione è stata introdotta per agevolare i lavoratori inviati in Paesi dove la diffusione di circuiti elettronici di pagamento è limitata o assente, garantendo il trattamento di favore su base internazionale.

Le aziende devono quindi verificare la territorialità della spesa per applicare correttamente l’obbligo di tracciabilità, garantendo così l’esenzione o la deducibilità nei diversi contesti.

Implicazioni per lavoratori dipendenti, collaboratori e aziende: deducibilità e adempimenti pratici

L’introduzione delle nuove regole sulla tracciabilità e documentazione delle spese di trasferta comporta diverse conseguenze operative per imprese e lavoratori.

• Deducibilità dei costi: I costi sostenuti dall’azienda per vitto, alloggio, trasporto con taxi/NCC rimangono deducibili ai fini IRES e IRAP solo se l’onere risulta pagato in modo tracciabile. La documentazione fornita dal dipendente è parte integrante delle scritture contabili. Per i rimborsi di chilometrica e di biglietti di trasporto linea, resta valida la deducibilità senza tracciabilità specifica.
• Adempimenti per dipendenti e collaboratori: Oltre alla conservazione delle ricevute, è richiesto di presentare prova del pagamento elettronico per le spese soggette alla nuova disciplina. In caso di utilizzo di estratti conto, le informazioni vanno oscurate nelle parti non pertinenti.
• Gestione dei casi misti: Per trasferte iniziate in Italia e concluse all’estero (o viceversa), occorre separare e catalogare correttamente le spese a seconda della localizzazione per evitare contestazioni in fase di controllo fiscale.

La disciplina si applica anche alle figure equiparate al lavoro dipendente (amministratori, collaboratori, stagisti), garantendo una gestione trasparente e uniforme delle indennità e dei rimborsi.

• Calcolo Part Time Agevolato