Rimborso spese volontari: come funziona, regole, importi, limiti e tassazione

Il sistema di rimborsi spese per l’attività volontaria svolge un ruolo chiave nell’attività degli enti senza scopo di lucro, come organizzazioni di volontariato, associazioni del Terzo settore e realtà sportive dilettantistiche. Capire meccanismi, limiti e regole che disciplinano questi rimborsi è essenziale sia per le organizzazioni sia per i volontari stessi, al fine di evitare incertezze, contestazioni o, peggio, riqualificazioni fiscali sfavorevoli. L’attuale normativa distingue nettamente tra compensi e rimborsi, sottolineando che il volontariato non può mai essere assimilato a un rapporto di lavoro retribuito.

Pertanto, nei contesti non profit, il rimborso consente di restituire somme spese per l’attività svolta, ma sempre secondo regole precise e trasparenti. In questo quadro si inseriscono differenti modalità di rimborso, ciascuna con impostazioni operative e conseguenze fiscali specifiche che le associazioni e i volontari devono conoscere e rispettare scrupolosamente.

Tipologie di rimborso: a pié di lista, forfettario e autocertificazione

Le forme di rimborso delle spese ai volontari si articolano in diverse modalità, ognuna delle quali presenta specifiche caratteristiche e condizioni applicative:

• Rimborso a pié di lista: rappresenta la modalità più rigorosa e diffusa nel Terzo settore. Il rimborso avviene solo per spese effettivamente sostenute e giustificate da idonea documentazione (ricevute, scontrini, fatture). L’organo amministrativo deve deliberare preventivamente le spese ammissibili e i limiti massimi annuali o mensili, in conformità con le esigenze e i vincoli di bilancio dell’ente.
• Autocertificazione (fino a maggio 2024): prevista, per il Terzo settore, dal Codice all’art. 17, consentiva al volontario, solo per somme contenute entro 10 euro giornalieri e 150 euro mensili, di autocertificare la spesa sostenuta. Tale modalità non esimeva dalla responsabilità sulla veridicità di quanto dichiarato ed era ammessa esclusivamente se prevista specificamente dall’organo sociale dell’associazione.
• Rimborso forfettario per eventi sportivi (dal 1° giugno 2024): nel contesto sportivo dilettantistico, la riforma consente ad ASD e SSD di riconoscere agli operatori volontari, in presenza dei requisiti di legge, un rimborso forfettario fino a 400 euro mensili, anche senza documentazione dettagliata delle spese. Restano comunque necessarie delibere degli organi sociali che individuino con precisione attività e ambiti di applicazione del rimborso. Questa forma non è permessa per volontari di OdV o enti del Terzo settore in generale.

La disciplina vigente vieta espressamente l’uso del rimborso forfettario per i volontari del Terzo settore, mentre lo ammette solo per i volontari attivi in ambito sportivo dilettantistico e secondo modalità rigorosamente regolate.

A chi spettano i rimborsi: volontari OdV, enti terzo settore e sportivi

L’erogazione dei rimborsi spese non è automatica o generale. Spetta solo a chi presta attività in forma gratuita, nell’ambito:

• di organizzazioni di volontariato (OdV) iscritte nei registri ufficiali del Terzo settore, seguendo modalità e limiti decisi dagli organi amministrativi;
• degli altri enti del Terzo settore (ETS), quali associazioni di promozione sociale e fondazioni, sempre nel rispetto delle delibere e dei regolamenti interni;
• di associazioni e società sportive dilettantistiche (ASD/SSD), per i volontari non retribuiti che partecipano ad attività riconosciute da federazioni o enti di promozione sportiva.

In nessun caso il rimborso può essere riconosciuto a collaboratori che percepiscono già un compenso o che svolgono attività nella forma del lavoro subordinato.

Per i volontari sportivi, la nuova normativa permette la corresponsione del rimborso forfettario solo se si tratta di attività legate a manifestazioni ed eventi riconosciuti dagli organismi federali – un elemento di differenziazione rispetto agli enti tipici del Terzo settore.

Limiti e importi dei rimborsi: tetti giornalieri, mensili e annuali

Il controllo sui limiti dei rimborsi spese è uno degli strumenti più efficaci per assicurare la natura volontaristica dell’attività e la conformità alle regole fiscali. La normativa distingue tra:

• Limiti per enti del Terzo settore:
  • Rimborso a pié di lista: nessun tetto fisso imposto dalla legge. È compito dell’organo amministrativo o assembleare stabilire i limiti quantitativi, nel rispetto delle capacità di bilancio e della compatibilità con le finalità dell’ente.
  • Rimborso tramite autocertificazione (modalità non più ammessa per enti sportivi dopo 1° giugno 2024): tetto di 10 euro al giorno e 150 euro mensili per volontario, a condizione che ciò sia stabilito con apposita delibera sociale.
• Limiti per ASD/SSD (dal 1° giugno 2024):
  • Rimborso forfettario previsto unicamente per volontari coinvolti in eventi/manifestazioni riconosciuti: tetto massimo di 400 euro mensili per ciascun volontario, senza obbligo di presentazione di giustificativi, ma con stringenti obblighi di delibera interna e comunicazione.

Le differenze tra i limiti previsti sono fotografate nella seguente tabella:

Procedure, documentazione e obblighi di comunicazione

Le modalità operative per la gestione dei rimborsi spese ai volontari prevedono una serie di adempimenti, volti a garantire tracciabilità e trasparenza.

• Per i rimborsi a pié di lista: il volontario presenta la documentazione originale delle spese sostenute (ricevute, scontrini, fatture nominative), sottoponendola all’approvazione dell’organo sociale competente. Solo dopo verifica e deliberazione viene disposto il pagamento. L’ente deve custodire tali documenti secondo la normativa vigente, anche in ottica di rendicontazione per contributi pubblici o controlli fiscali.
• Per i rimborsi in autocertificazione (dove ammesso): è richiesta una dichiarazione del volontario, sottoscritta ai sensi dell’art. 46 DPR 445/2000, in cui si attesta la spesa sostenuta e le circostanze dell’attività. Il mantenimento della documentazione resta responsabilità del volontario stesso, che deve conservarla per eventuali controlli futuri.
• Per i rimborsi forfettari nel settore sportivo: le associazioni e società sportive devono deliberare preventivamente le attività e i criteri per il riconoscimento del rimborso e comunicare trimestralmente, tramite il Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche (RAS), i nominativi e gli importi corrisposti. I dati sono accessibili agli enti di controllo (INPS, INAIL, Ispettorato del Lavoro), garantendo così la tracciabilità.

Trattamento fiscale e previdenziale dei rimborsi

Il regime fiscale si differenzia in base alla tipologia di rimborso e di ente che lo eroga:

• Rimborsi a pié di lista (OdV/ETS): queste somme non concorrono alla formazione del reddito, purché siano opportunamente documentate e collegate ad attività associative. Non sono soggette a tassazione IRPEF, né devono essere indicate nella Certificazione Unica o nel modello 770.
• Rimborsi in autocertificazione (OdV/ETS): finché rispettano i limiti previsti dalla normativa e sono istituzionalmente deliberati, non costituiscono reddito per il percettore. Tuttavia, attenzione alla tracciabilità e alla conservazione dei documenti.
• Rimborsi forfettari (ASD/SSD, dopo giugno 2024): non rientrano tra i redditi imponibili fino al raggiungimento di determinate soglie: 5.000 euro annui per la previdenza e 15.000 euro per la fiscalità. Superati tali limiti, l’eccedenza diventa imponibile e soggetta a contributi previdenziali obbligatori e tassazione IRPEF.

È importante segnalare che ogni rimborso privo di collegamento con spese puntualmente sostenute e documentate viene qualificato come compenso e, come tale, soggetto a trattamento fiscale ordinario. La Corte di Cassazione ha più volte ribadito l’onere della prova a carico di chi eroga e di chi riceve le somme di dimostrare la natura di rimborso e non di retribuzione mascherata.

Anche per i volontari dipendenti pubblici che ricevono rimborsi forfettari nel settore sportivo, la normativa prevede limiti particolari: fino a 5.000 euro annui con semplice comunicazione, oltre tale soglia con autorizzazione preventiva della propria amministrazione.