Smart working, le aziende iniziano a concederlo per aumento costi energia e si pensa al piano per maggio

L’emergenza energetica, con aumenti dei prezzi dei carburanti fino al +23% solo negli ultimi mesi, sta spingendo le imprese a cambiare velocemente le modalità di organizzazione del lavoro. Diverse aziende stanno adottando decisioni mai viste prima per contenere i costi e difendere i margini operativi. Questa trasformazione rapida solleva domande rilevanti: come si può mantenere la produttività garantendo sostenibilità economica? Quali sono i nuovi obblighi che coinvolgono aziende e lavoratori? Lo scenario di tensione internazionale, specie in seguito ai conflitti nel Golfo e al rischio di blocchi energetici in tutta Europa, ha rivoluzionato le priorità di molte aziende pubbliche e private.

In questo contesto, viene riconosciuta allo smart working una nuova centralità per affrontare non solo la questione dei costi, ma anche la capacità di rispondere a situazioni imprevedibili in tempi rapidi. Mutano quindi anche regole organizzative e dimensioni della responsabilità di tutti gli attori coinvolti, mettendo in discussione modelli gestionali storici e spingendo verso una ristrutturazione dell’attività lavorativa, finalizzata a garantire continuità e risparmio.

Effetti dello smart working su aziende e lavoratori: risparmi economici e nuova organizzazione del lavoro

L’impennata dei prezzi dell’energia ha portato le aziende a riorientare le proprie strategie operative. L'adozione della modalità agile, ormai prevista dalla normativa italiana (Legge 81/2017 e Protocollo nazionale 2021), consente alle aziende di razionalizzare le spese legate alle sedi fisiche, ai rimborsi per trasferte e alle indennità di viaggio, permettendo così una maggiore sostenibilità finanziaria anche in tempi di crisi. Nei numeri raccolti dall'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il lavoro da remoto nel 2025 ha coinvolto oltre 3.575.000 lavoratori, con una presenza molto elevata presso le grandi aziende (53% del personale) e nella Pubblica Amministrazione (+11%).

Il tema dei risparmi diretti e indiretti resta centrale:

• Riduzione dei costi di carburante per i lavoratori pendolari, che possono notare un’alleggerimento del bilancio domestico.
• Taglio delle spese di climatizzazione, energia elettrica e gestione degli immobili aziendali.
• Razionalizzazione degli spazi: molte organizzazioni stanno riducendo il numero delle postazioni fisse in sede.
• Diminuzione dei tempi morti e ottimizzazione delle attività, favorendo la continuità operativa anche in caso di emergenze.

Un esempio concreto è fornito da InnovaPuglia S.p.A., che da pochi giorni ha avviato una modalità di lavoro agile ordinaria al 100%, eliminando la presenza obbligatoria in sede salvo motivate esigenze operative. Questa decisione, deliberata dal Consiglio di Amministrazione a seguito di un’accurata analisi dei costi vivi, trova motivazione nella crescita dei prezzi dei carburanti che rende insostenibile la routine casa-lavoro per i dipendenti. Attraverso questa scelta, la società punta a mantenere la produttività, evitando di scaricare il peso dell’aumento dei costi energetici sulle famiglie dei lavoratori.

Le aziende che seguono questa strada stanno progettando piani estivi che prevedono, per maggio, un’estensione dello smart working almeno 2 giorni a settimana per la maggior parte dei dipendenti. Tali iniziative interessano anche realtà della Pubblica Amministrazione e altri soggetti privati, ad esempio le grandi imprese dei servizi e dei trasporti.

L’analisi dei benefici mostra alcune peculiarità:

• Per le aziende molto estese geograficamente, la riduzione dei costi logistici e la possibilità di garantire presidi operativi minimi in ogni zona rappresentano un vantaggio competitivo.
• Per i lavoratori, il risparmio su carburanti e trasporti pubblici si traduce in un aumento netto del potere d’acquisto, tra le poche leve possibili contro l’erosione dovuta all’inflazione energetica.
• Secondo alcune associazioni di categoria, aziende a elevato consumo energetico (come quelle del settore metalmeccanico o informatico) potrebbero risparmiare tra il 10% e il 26% solo per la quota energia riferita all’uso degli uffici.

Seppure il lavoro remoto non sia ugualmente efficace per tutte le categorie e richieda un adattamento tecnologico, sono emersi modelli organizzativi in grado di migliorare la coesione e il senso di responsabilità dei dipendenti. Le soluzioni più diffuse includono:

• Rotazione delle presenze in sede, con turnazioni pensate per ridurre rischi organizzativi e tecnologici.
• Distribuzione di dotazioni tecnologiche adeguate per assicurare la sicurezza degli strumenti e dei dati trattati.
• Formazione periodica sul lavoro agile, per aggiornare competenze e promuovere la collaborazione tra team distribuiti.
• Revisione dei criteri di valutazione delle performance, meno legati a orari e più concentrati su obiettivi raggiunti.

Sul piano sociale, il nuovo assetto del lavoro si accompagna a una crescente attenzione al benessere psico-fisico dei lavoratori: pause obbligatorie, campagne di informazione sugli ergonomia domestica, supporti psicologici per chi può avvertire isolamento sociale o stress da connessione continua. Numerose ricerche sottolineano che l’aumento del lavoro agile porta a una riduzione media delle emissioni di CO2, contribuisce a decongestionare il traffico urbano e stimola nuove sinergie nei territori, favorendo la crescita dell’indotto nei servizi locali.

Non mancano, tuttavia, alcuni errori ricorrenti in cui aziende e lavoratori possono incappare:

• Mancata pianificazione delle attività da remoto, che rischia di generare inefficienze o sovrapposizioni.
• Inadeguata gestione della comunicazione interna, con perdita di allineamento tra i team.
• Insufficiente cura della sicurezza informatica, con rischi per i dati aziendali nel passaggio a reti domestiche poco protette.

Per evitare questi errori, le organizzazioni più aggiornate suggeriscono una serie di strategie:

• Definizione preventiva di procedure condivise per la pianificazione del lavoro a distanza.
• Utilizzo di sistemi gestionali evoluti, che tracciano attività e outcome fissando momenti strutturati di confronto.
• Supporto tecnico dedicato, in grado di intervenire rapidamente sulle dotazioni informatiche e aiutare anche i lavoratori meno avvezzi agli strumenti digitali.

È proprio su questi punti che si gioca la differenza tra una semplice riduzione dei costi ed un realistico incremento di produttività e qualità del lavoro grazie al lavoro agile evoluto.

Regole, obblighi e scenari futuri: come cambia il lavoro agile di fronte alla crisi energetica

L’introduzione della Legge annuale per le PMI (Legge n. 34/2026) ha impresso una svolta nel quadro normativo italiano, rafforzando l’obbligo di informativa sui rischi connessi al lavoro da remoto. Questo aggiornamento pone l’accento su responsabilità condivise tra datori di lavoro e lavoratori. L’informativa annuale che deve essere trasmessa al dipendente e al Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza assume una funzione cardine: dettaglia rischi specifici (posturali, visivi, psicosociali) e indica chiaramente le misure di prevenzione da adottare, tra cui pause programmate, dotazioni tecnologiche adeguate e organizzazione delle attività.

I controlli sono divenuti più stringenti, con l’introduzione di sanzioni penali consistenti (arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da 1.700 a oltre 7.400 euro), affiancati da possibili sanzioni amministrative in caso di accertata inadempienza degli obblighi informativi. Questo nuovo regime porta con sé effetti significativi:

• Aumenta la trasparenza nelle relazioni tra azienda e lavoratore.
• Stimola una più attenta gestione dei rischi, spingendo entrambi gli attori a una consapevolezza condivisa.
• Eleva il livello di sicurezza, anche laddove il controllo diretto nell’ambiente domestico non sia possibile.

Da un punto di vista operativo, il quadro di adempimenti inserisce il lavoro agile in una sfera gestionale meno informale e più orientata alla documentazione delle scelte e delle misure adottate. Le imprese sono chiamate a:

• Elaborare e mantenere documenti aggiornati relativi alla valutazione del rischio.
• Garantire che ogni singolo lavoratore abbia le competenze necessarie per operare in sicurezza.
• Certificare con ricevute di consegna l’avvenuta informazione e formazione del personale remoto.

Questi obblighi si applicano a tutte le aziende che utilizzano il lavoro agile, ma l’impatto operativo può distinguersi:

Il Governo e i principali enti regolatori stanno valutando la possibilità di estendere i piani di smart working per il mese di maggio, specialmente in risposta all’eventualità di razionamento di energia e blocchi programmati dovuti alle fluttuazioni di petrolio e gas. I dati disponibili mettono in evidenza che, mentre il lavoro agile è ormai stabile e strutturato nelle grandi aziende e nella Pubblica Amministrazione, nelle PMI e nelle microimprese la sua diffusione rimane più fragile, anche a causa della carenza di adeguati strumenti gestionali e della minore disponibilità di risorse.

A livello di scenari futuri, il lavoro agile sta evolvendo da leva di flessibilità a misura di resilienza e politica industriale. I principali driver del cambiamento includono:

• la tendenza verso una formalizzazione crescente che spinge verso modelli organizzativi più maturi
• la necessità di responsabilità condivisa e di attuazione di modelli inclusivi nella gestione dei rischi e degli strumenti digitali
• l’esigenza di armonizzare i tempi tra lavoro e vita privata in una situazione economica sempre più stressante

Potrebbe essere anche previsto il ritorno alla didattica a distanza: il lavoro agile viene visto come uno strumento di regolazione per imprese e pubbliche amministrazioni, ma, se necessario, anche per il sistema scolastico, pur prediligendosi le lezioni in presenza.

I dati, le nuove regole e le esperienze raccolte nelle aziende che hanno già scelto la strada dello smart working dimostrano una tendenza chiara: il lavoro agile, nato come soluzione temporanea, si sta consolidando come risposta strutturale alle sfide poste dalla crisi energetica. Le imprese che sapranno cogliere questa opportunità si distingueranno per capacità adattiva, competitività e valorizzazione del capitale umano anche in contesti di forte incertezza geopolitica ed economica.

• Smart working, le aziende iniziano a concederlo per aumento costi energia e si pensa al piano per maggio
• Lezioni a distanza e scuole, università chiuse a Maggio per crisi energetica: avanza l'ipotesi
• Smart working per statali e docenti da maggio al via per crisi energetica: le richieste ufficiali

• Calcolo Part Time Agevolato