Visite fiscali e certificati malattia 2026: nuove regole più severe al via

Un nuovo scenario si apre per i lavoratori dipendenti: dal 2026, le verifiche sull’assenza per motivi di salute saranno più rapide, frequenti e digitalizzate. I numeri recenti sono chiari: più di 14 milioni di certificati di malattia sono stati inviati all’INPS in sei mesi, con una crescita costante rispetto agli anni precedenti. Il settore privato assorbe quasi l’80% di queste comunicazioni: l’aumento delle assenze mette sotto pressione non solo le aziende, ma anche il sistema previdenziale, spingendo verso regole e controlli rinnovati.

La Legge di Bilancio 2026 segna una svolta epocale: le nuove disposizioni, già operative, ridisegnano le visite ispettive e la gestione dei certificati di malattia. Tra gli obiettivi principali, quello di contrastare l’assenteismo strategico, garantire una distribuzione equa dei controlli tra pubblico e privato, e ridurre i falsi certificati. Questa stretta non è solo una risposta ai numeri crescenti, ma nasce da esigenze organizzative e di tutela, con riflessi diretti su lavoratori e imprese.

Un dato emerge con forza: la maggiore velocità delle procedure digitali e la crescita del personale incaricato faranno sì che le visite domiciliari possano avvenire anche in tempi molto più brevi rispetto al passato. Questo cambiamento apre una doppia tensione: da una parte serve garantire il diritto alla salute e la privacy del lavoratore; dall’altra diventa prioritario difendere le aziende dalle assenze irregolari e il sistema di welfare dal rischio di abusi.

Le novità riguardano tutti i lavoratori dipendenti, con orari di reperibilità uniformi e strumenti digitali che permettono controlli più rapidi e precisi.

Le nuove regole Inps: più controlli, digitalizzazione delle procedure e uniformità delle fasce orarie

L’inasprimento dei controlli sulle assenze per malattia trova motivazione nei dati ufficiali: nel secondo semestre 2025, l’INPS ha registrato circa 14 milioni di certificati medici (+2,8%), mentre le visite domiciliari hanno sfiorato le 400mila (+3,7%). L’attenzione è massima sul mondo privato, con oltre tre quarti delle certificazioni raccolte dal settore.

• Più medici incaricati per accertamenti ispettivi: la riorganizzazione INPS dispone un aumento significativo del personale medico dedito alle visite domiciliari, riducendo così i tempi di attesa tra l’invio del certificato e il controllo in loco.
• Digitalizzazione dei processi con la Piattaforma Digitale Nazionale Dati: attraverso il nuovo portale telematico, i datori di lavoro possono richiedere, monitorare o annullare visite fiscali in modo diretto e istantaneo, limitando i passaggi burocratici e garantendo una tracciabilità completa di ogni richiesta.
• Unificazione totale delle fasce orarie di reperibilità: dal 2026, ogni lavoratore in malattia, sia pubblico che privato, è tenuto a essere presente all’indirizzo comunicato nelle finestre 10:00-12:00 e 17:00-19:00, sette giorni su sette, compresi sabato, domenica e festività. La modifica accoglie definitivamente quanto disposto dalla recente giurisprudenza (TAR Lazio, sentenza n. 16305/2023).
• Possibilità di controllo multiplo nello stesso giorno: sia l’INPS che il datore di lavoro possono pianificare più accertamenti nell’arco di una stessa giornata, sempre nelle fasce stabilite.

La digitalizzazione produce vantaggi sia per le aziende, che ottengono riscontri più rapidi, sia per la stessa INPS, che riesce a incrociare i dati dei certificati con la cronologia degli accertamenti, riducendo le possibilità di irregolarità o errori tecnici.

Perché questa stretta? La scelta normativa nasce dalla consapevolezza che le assenze strategiche (tipiche in periodi come ponti e festività) rischiano di danneggiare l’organizzazione aziendale, aumentare i costi di sostituzione e pesare sulla tenuta economica del welfare.

Nel dettaglio, le principali innovazioni introdotte sono:

• Potenziamento del personale medico ispettivo, per agevolare controlli più frequenti e mirati.
• Tempestività delle visite domiciliari: il controllo può avvenire molto rapidamente anche dopo l’invio del certificato, particolarmente in presenza di profili ritenuti “sensibili”.
• Flessibilità organizzativa per le imprese: abilitazione del datore di lavoro a richiedere l’intervento in autonomia, senza attendere procedure macchinose.
• Automazione delle selezioni: utilizzo di sistemi automatici basati su algoritmi per individuare frequenze d’assenza anomale e indirizzare selettivamente i controlli.
• Rafforzamento del rapporto fiduciario tra lavoratore, azienda e Istituto previdenziale: l’uniformità delle regole accresce la trasparenza e riduce le aree di conflitto.

Attenzione alle eccezioni documentate. Il lavoratore può allontanarsi dal domicilio durante le fasce di reperibilità soltanto in presenza di:

• Visite specialistiche correlate alla patologia certificata
• Terapie, esami clinici e accertamenti strumentali indifferibili
• Acquisto urgente di farmaci prescritti dal medico.

Ogni spostamento deve essere debitamente documentato (ricevute, appuntamenti, prescrizioni) e presentato su richiesta, altrimenti lo spostamento viene considerato assenza ingiustificata.

Confronto tra vecchie e nuove fasce orarie:

L’eliminazione della disparità storica tra settore pubblico e privato riduce le confusioni normative e rende più semplice il rispetto degli obblighi da parte dei lavoratori.

Errori comuni da evitare:

• Non comunicare tempestivamente variazioni di domicilio all’INPS
• Mancata conservazione dei documenti giustificativi per spostamenti durante le finestre protette
• Presumere che la visita fiscale sia più probabile solo in giorni feriali
• Ignorare che i controlli possano essere multipli nello stesso giorno.

Le novità rendono quindi necessario un aggiornamento puntuale da parte di tutti i soggetti coinvolti, inclusi RSI e responsabili HR aziendali.

Obblighi, esoneri e sanzioni: cosa deve sapere il lavoratore sulle visite fiscali e i certificati di malattia

Sotto il nuovo regime, puntare sulla consapevolezza delle regole è essenziale per ogni lavoratore dipendente. In caso di malattia, la procedura corretta prevede:

• Richiesta del certificato medico dal proprio medico curante, che provvede all’invio telematico all’INPS (entro il giorno successivo all’inizio dell’assenza).
• Comunicazione al datore di lavoro del numero di protocollo del certificato, entro 48 ore secondo i regolamenti più diffusi, così da consentire i controlli aziendali.
• Obbligo di reperibilità presso il domicilio indicato nelle fasce previste.
• Tempestiva comunicazione dell’eventuale cambio di indirizzo, usando i servizi online INPS.

Chi può uscire durante la malattia?

• Solo con giustificazione comprovata (accertamenti, esami, visite, terapie). Il mancato possesso di prove idonee comporta l’avvio della procedura sanzionatoria.

Categorie esonerate dall’obbligo di reperibilità:

• Lavoratori affetti da patologie che richiedono terapie salvavita
• Lavoratori con invalidità riconosciuta pari o superiore al 67%
• Lavoratori in malattia a seguito di infortunio sul lavoro o malattia professionale accertata.

L’inserimento in una di queste categorie comporta una limitazione parziale dei controlli domiciliari, ma non esclude eventuali verifiche documentali da parte dell’INPS.

Le sanzioni previste in caso di assenza o violazione delle regole

• Alla prima assenza ingiustificata durante la visita fiscale, rischio di perdita dell’indennità per diversi giorni di malattia;
• Per reiterazione o per violazioni gravi, il lavoratore può andare incontro a decadenza totale dell’indennità e a provvedimenti disciplinari (richiamo, sospensione, fino al licenziamento per giusta causa nei casi più gravi, in particolare in presenza di dolo o certificazioni non veritiere);
• Sanzioni economiche proporzionali alla gravità e frequenza dell’inadempimento;
• Contestazione e convocazione per fornire spiegazioni qualora si rilevino anomalie o assenze ingiustificate;
• Obbligo di restituzione delle somme eventualmente percepite in modo non corretto.

Le aziende, dotate delle nuove funzionalità digitali, possono monitorare costantemente lo stato della certificazione e delle richieste di controllo tramite il portale dedicato.

Ulteriori accertamenti e responsabilità: anche nei casi di esenzione, non viene meno la possibilità per l’INPS di effettuare verifiche, sia documentali che in presenza, a tutela della buona fede e per arginare abusi.

• Le ispezioni possono essere avviate d’ufficio o su richiesta del datore di lavoro, con automatismi che selezionano i casi a rischio (numerosità di certificazioni, assenze ripetute in date strategiche, storico clinico incongruente).
• È sempre più centrale la tracciabilità digitale degli atti: il lavoratore deve quindi considerare anche il rischio di controlli incrociati con i dati della tessera sanitaria e delle altre banche dati pubbliche.

In sintesi, il nuovo sistema di controllo sulle assenze per malattia si ispira a principi di trasparenza, correttezza e responsabilità: da una parte garantisce tutele per chi si trova realmente in difficoltà sanitaria, dall’altra punta a rafforzare la fiducia tra lavoratori, aziende e sistema previdenziale, riducendo abusi e comportamenti opportunistici.

Per una gestione efficace, è necessario:

• Conoscere tutte le regole aggiornate a partire dal 2026
• Attenersi a procedure rapide per la comunicazione dei dati
• Conservare, in caso di spostamento durante la malattia, ogni prova documentale attestante la necessità clinica
• Mantenere rapporti trasparenti con datore di lavoro e INPS.

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