É legale un gruppo Whatsapp del condominio? Gli usi consentiti, cosa si può scrivere e i limiti per legge previsti

di Marianna Quatraro pubblicato il 30/09/2025 alle 17:01

Quando è legale l'uso di Whatsapp in condominio e quali sono gli utilizzi consentiti: le regole da rispettare

La diffusione di strumenti digitali ha rivoluzionato la comunicazione nei contesti residenziali, consentendo ai condomini di rimanere aggiornati in tempo reale su informazioni rilevanti per la gestione degli spazi comuni e WhatsApp si è rapidamente affermato come canale preferenziale per conversazioni informali e avvisi rapidi tra residenti e amministratori.

Tuttavia, l’adozione di questa piattaforma solleva spesso quesiti giuridici, deontologici e obblighi di protezione dati, nonché interrogativi sui comportamenti corretti e sui limiti legali nell’uso della messaggistica privata.

Il valore legale e gli usi consentiti del gruppo WhatsApp condominiale

Il gruppo WhatsApp rappresenta una modalità di comunicazione informale tra condomini, adattandosi a esigenze di tempestività, coordinamento operativo e circolazione delle informazioni non ufficiali.

Tuttavia, la normativa italiana disciplina in modo stringente le forme obbligatorie per le comunicazioni che hanno valore giuridico, come la convocazione dell'assemblea e la trasmissione di delibere o richiami formali.

Queste ultime devono avvenire tramite raccomandata A/R, PEC, fax o consegna a mano. Di conseguenza, qualsiasi decisione assunta su canali non autorizzati, tra cui il gruppo WhatsApp, non acquista efficacia legale e potrebbe essere impugnata.
Al contrario, Whatsapp resta legittimo per:

avvisi non ufficiali e promemoria (es. informazioni su guasti, lavori imminenti, chiusure temporanee degli impianti);
coordinarci per iniziative comuni (pulizie, raccolta fondi, piccoli interventi di manutenzione);
segnalazioni o richieste all'amministratore che non necessitano di riscontro formale.

Dunque, il valore legale di questo canale è nullo per ciò che concerne le comunicazioni vincolanti, mentre rappresenta un utile supporto informativo per tutto ciò che non richiede prova di ricezione, forme particolari o tracciabilità.

Privacy, GDPR e consensi necessari per la chat condominiale

L’inserimento di una persona in un gruppo WhatsApp comporta automaticamente la condivisione di dati personali sensibili, a partire dal numero di telefono.
Ai fini della liceità del trattamento, chi gestisce la chat deve:

ottenere consenso scritto e informato prima della creazione del gruppo, illustrando finalità, durata e modalità del trattamento dati;
fornire un’informativa sul trattamento, specificando diritti, modalità di uscita e dati trattati;
gestire solo numeri di telefono dei condomini e dei partecipanti che abbiano prestato consenso esplicito.

Qualunque inserimento forzato senza esplicito consenso costituisce violazione, con possibili conseguenze sanzionatorie fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato per i contesti organizzati.
Inoltre, la partecipazione non può essere imposta: ogni residente mantiene il diritto di aderire o rifiutare la chat. In caso di richiesta di cancellazione, il titolare deve provvedere tempestivamente ed eliminare ogni dato riconducibile alla persona interessata, anche se la rimozione dei messaggi già inviati potrebbe restare tecnicamente complessa.

Cosa si può scrivere e cosa è vietato condividere nella chat del condominio

Le discussioni condominiali su Whatsapp si devono limitare a tematiche pertinenti e non sensibili alla gestione e al buon andamento della vita comune. Per maggiore chiarezza, si elencano le prassi lecite e i comportamenti vietati:

Consentito: fornire avvisi di servizio (pulizie, lavori, malfunzionamenti), condividere date di riunioni già convocate con modalità ufficiali, promemoria su scadenze o servizi comuni.
Vietato: diffondere dati su morosità specifiche, condizioni di salute, dati anagrafici completi, fotografie di residenti senza consenso, opinioni personali su situazioni familiari, lavorative, religiose o politiche.
Non è permessa la pubblicazione di documenti contenenti dati identificativi (elenco di pagamenti, dati bancari, codici fiscali o altri dati sensibili);
È vietato condividere immagini che ritraggono persone identificabili senza il loro assenso.

L’inoltro di dati estranei alle finalità della chat, o non indispensabili, viola i principi di minimizzazione e limitazione del trattamento e può esporre i responsabili a sanzioni civili e amministrative. L’utilizzo della chat non è una “zona franca” normativa: chi scrive è sempre responsabile ex lege sia della veridicità che della pertinenza dei contenuti.

Responsabilità e obblighi dell’amministratore nella gestione del gruppo

Quando l’amministratore si fa promotore o gestore di un gruppo WhatsApp, assume il ruolo di titolare del trattamento ai sensi della normativa privacy. Le obbligazioni ricadono su più livelli:

informare in modo chiaro tutti i partecipanti sugli usi consentiti della chat e sulle finalità del trattamento dati;
raccogliere e archiviare il consenso informato, rendendo accessibile su richiesta la documentazione relativa;
moderare la chat, prevenendo la pubblicazione di messaggi lesivi, illeciti o che contengano dati personali oltre lo stretto necessario;
garantire l’aggiornamento e l’esercizio dei diritti di accesso, rettifica e cancellazione su richiesta degli interessati.

L’amministratore non è obbligato a partecipare, ma qualora assuma il ruolo di gestore è tenuto ad agire con diligenza, attuando provvedimenti di moderazione, sospensione o rimozione ove occorrano violazioni del regolamento interno. La sua responsabilità può assumere rilievo sia in sede civile (per danni o omissioni nella tutela della privacy), sia in sede disciplinare nell’ambito delle prerogative professionali.

Esclusione, uscita volontaria e diritti dei partecipanti

La partecipazione alla chat condominiale resta facoltativa, paritaria e revocabile in qualsiasi momento: nessun residente può essere obbligato a prendervi parte, né può essere escluso senza una motivazione legittima. Tra i diritti riconosciuti per chi partecipa:

abbandonare spontaneamente il gruppo, esercitando il diritto alla limitazione o alla cancellazione dei propri dati;
chiedere la rimozione da parte dell’amministratore o del gestore, che deve provvedere senza ritardi;
accedere all’informativa completa e conoscere le modalità di gestione dei propri dati personali;
contestare eventuali abusi, specialmente nei casi di discriminazione, o rivolgersi all’autorità Garante in caso di violazione dei diritti GDPR.