Email aziendali, cambiano le possibilità di controllo e sorveglianza in favore dei dipendenti

Le modifiche legislative sul controllo delle email aziendali hanno introdotto nuove restrizioni sui controlli retroattivi con limiti più stringenti alla possibilità delle imprese di accedere alla corrispondenza elettronica dei lavoratori. Questo cambiamento è una svolta che ha ridotto le pratiche invasive e rafforzando il principio secondo cui la sorveglianza deve essere trasparente, proporzionata e legittimata da necessità aziendali concrete.

Per i dipendenti, questa evoluzione normativa garantisce una maggiore protezione della loro corrispondenza professionale, rafforzando il principio che l’uso della posta elettronica aziendale non può essere oggetto di sorveglianza indiscriminata. La maggiore chiarezza sulle modalità di controllo aiuta anche a prevenire eventuali abusi e a stabilire regole più chiare nei rapporti di lavoro:

• Stop ai controlli retroattivi delle email aziendali
• Quali controlli rimangono leciti per il datore di lavoro

Stop ai controlli retroattivi delle email aziendali

Una delle principali novità introdotte riguarda il divieto di monitoraggio retroattivo delle email aziendali. Fino ad oggi, molte aziende si riservavano la possibilità di accedere alla posta elettronica dei dipendenti anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, con l’intento di verificare eventuali violazioni contrattuali o semplicemente per recuperare informazioni legate alle attività aziendali. Questo tipo di pratica è ora vietato, a meno che non vi sia stata una preventiva informazione al lavoratore e una motivazione giuridicamente fondata.

Il nuovo quadro normativo chiarisce che le email aziendali, pur essendo un mezzo fornito dall’impresa, non possono essere trattate come un archivio liberamente consultabile. Il principio fondamentale è che il datore di lavoro può controllare l’utilizzo delle caselle di posta elettronica solo entro limiti ben precisi, evitando qualsiasi forma di sorveglianza massiva o accesso indiscriminato ai contenuti della corrispondenza.

L’obiettivo di questa stretta normativa è garantire che il diritto alla riservatezza del lavoratore non venga compromesso da controlli arbitrari, rafforzando il concetto che ogni verifica debba essere proporzionata, motivata e trasparente.

Quali controlli rimangono leciti per il datore di lavoro

Sebbene le restrizioni siano più severe, il datore di lavoro mantiene comunque alcuni strumenti per monitorare l’uso delle email aziendali, purché il controllo avvenga nel rispetto delle norme sulla privacy e del principio di proporzionalità.

L’azienda può monitorare la quantità di email inviate e ricevute, senza accedere al contenuto specifico della corrispondenza. In caso di attacchi informatici o rischi per la rete aziendale, è possibile effettuare controlli sui flussi di dati per identificare potenziali minacce. Se un dipendente utilizza l’email aziendale per scopi personali in modo eccessivo o in violazione delle norme interne, il datore può segnalare la questione. Se il lavoratore è assente per un lungo periodo o ha cessato il rapporto di lavoro, l’azienda può accedere alla casella di posta, ma solo previo avviso e con modalità trasparenti.

La differenza rispetto al passato è che qualsiasi controllo deve essere comunicato preventivamente, evitando sorveglianze nascoste o retroattive. Il lavoratore, inoltre, deve essere sempre informato delle modalità con cui l’azienda intende monitorare la posta elettronica, con la possibilità di contestare eventuali abusi.

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