Fatture elettroniche, nuove regole 2026 per scadenza e conservazione. Anche per i forfettari

Il panorama normativo relativo alla gestione elettronica dei documenti fiscali ha subito significativi cambiamenti negli ultimi anni, con nuove disposizioni che impattano sia le imprese tradizionali sia chi adotta il regime agevolato. Nel 2026, l'introduzione di criteri tecnici aggiornati e di nuovi termini di adempimento rende obbligatoria la corretta archiviazione digitale delle fatture per tutti i titolari di partita IVA, inclusi coloro che finora avevano beneficiato di deroghe o regimi speciali. La regolamentazione si articola intorno alla necessità di garantire integrità, autenticità, immodificabilità e leggibilità dei documenti, secondo quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dai successivi decreti ministeriali. L'obiettivo? Tutelare sia il contribuente, sia il sistema fiscale nazionale, attraverso una filiera solida e tracciabile dei flussi documentali. L’attenzione crescente verso la digitalizzazione e la corretta conservazione non è più solo una questione amministrativa, bensì un requisito essenziale per la compliance fiscale, la protezione dei dati e la trasparenza nei rapporti con l’Agenzia delle Entrate. 

Obbligo di fatturazione elettronica e conservazione per tutti i contribuenti e i forfettari

L'estensione dell'obbligo di emissione e conservazione di documenti elettronici riguarda dal 2024 ogni contribuente titolare di partita IVA, senza più eccezione per chi opera in regime agevolato. Per la prima volta, anche i forfettari sono chiamati ad adottare esclusivamente il canale digitale per la produzione, l'invio e l'archiviazione delle proprie fatture. La normativa, aggiornata alle circolari dell’Agenzia delle Entrate e alle direttive UE, rende obbligatorio l’uso di strumenti software certificati, garantendo il rispetto dei requisiti definiti dal D.M. 17 giugno 2014 e delle specifiche tecniche AgID nel 2026.

Questa evoluzione non rappresenta solo un cambio amministrativo, ma coinvolge il ciclo integrale del documento fiscale: dall'emissione tramite SdI (Sistema di Interscambio) alla sua conservazione digitale sostitutiva per almeno 10 anni, come previsto dall'articolo 2220 del Codice Civile. Per i contribuenti forfettari, la migrazione digitale comporta la necessità di aggiornare i processi interni e di familiarizzare con strumenti destinati a garantire la sicurezza e la regolarità del percorso documentale. Risulta pertanto essenziale scegliere gestionali in grado di offrire sia la funzionalità di emissione che quella di archiviazione elettronica certificata.

Ulteriori novità introdotte nel biennio 2025-2026 comprendono la possibilità di emettere fatture semplificate, anche senza limiti di importo, per le operazioni entro i limiti previsti di legge, e l'introduzione di norme dettagliate per i nuovi tipi di documento elettronico (come TD20 e TD29) nonché per l’imposta di bollo gestita in modalità digitale. Questo nuovo assetto mira a razionalizzare il sistema, favorendo una maggiore tracciabilità e riducendo il rischio di errori o contestazioni da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Estensione dell'obbligo di fatturazione elettronica ai forfettari: principali novità

L’obbligatorietà dell’emissione e della conservazione digitale dei documenti fiscali riguarda ora anche le attività in regime forfettario, a seguito della graduale eliminazione delle esenzioni. Dal 2024, nessuna deroga è più prevista: ogni operatore economico deve utilizzare la fatturazione elettronica tramite SdI e adottare i processi di archiviazione a norma.

Fra le innovazioni principali vi è la necessità per il forfettario di osservare le stesse regole tecniche già previste per imprese ordinarie: il file XML (Extensible Markup Language) contenente la fattura deve essere generato secondo le specifiche tecniche adottate dall’Agenzia delle Entrate, inclusa la presenza di firma digitale e marca temporale.

Inoltre, per la conservazione, i forfettari possono avvalersi sia di servizi gratuiti erogati dall’Amministrazione finanziaria – tramite portale “Fatture e Corrispettivi” – sia di soluzioni offerte da soggetti privati accreditati AgID. L’estensione degli obblighi impone una maggiore attenzione, sia in fase di emissione che nella conservazione e nell’eventuale esibizione del documento in sede di controllo. Per i documenti emessi prima dell’adesione ai servizi digitali, resta possibile effettuare la conservazione manuale, assicurando conformità e continuità rispetto agli adempimenti previsti.

Nuove scadenze per la conservazione digitale delle fatture elettroniche

La normativa aggiornata stabilisce che le fatture elettroniche datate 2024 dovranno essere poste in conservazione entro il 31 gennaio 2026. Questo termine si fonda sull’articolo 7, comma 4-ter del D.L. 357/1994, che consente di effettuare la conservazione entro i tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi per l’anno d’imposta di riferimento. La dichiarazione dei redditi 2025 relativa al 2024 ha scadenza fissata al 31 ottobre; da questa data decorrono i tre mesi.

L’obbligo di conservazione non si esaurisce con la semplice archiviazione digitale ma richiede l’applicazione di criteri rigorosi circa l’immodificabilità, integrità e autenticità del documento. Tali requisiti sono richiesti sia in caso di utilizzo del servizio gratuito dell’Agenzia, sia se si ricorre a conservatori privati certificati. Proprio per assicurare la validità e la disponibilità delle fatture in caso di accertamento fiscale, la conservazione sostitutiva deve essere continuativa e coerente con la normativa tecnica vigente, senza alcun rischio di perdita e con possibilità di pronta esibibilità.

È importante sottolineare che, indipendentemente dal volume di documentazione, tutti i soggetti obbligati devono rispettare le tempistiche: il mancato rispetto comporta sanzioni anche rilevanti, variabili in base alla gravità dell’inadempimento rilevato dagli organi di controllo.

Tempistiche e calcolo delle scadenze: il ruolo della dichiarazione dei redditi

L’individuazione dei tempi per la conservazione elettronica delle fatture segue la logica dei tre mesi successivi al termine per la trasmissione della dichiarazione dei redditi per l’esercizio di riferimento. Ad esempio, per i documenti emessi nel 2024 , considerando che la dichiarazione del periodo è da inviare entro il 31 ottobre 2025, la conservazione può avvenire entro il 31 gennaio 2026.

Tale modalità è stata adottata in ottica di semplificazione e uniformità dall’Agenzia delle Entrate (risoluzione n. 46/2017), collegando lo scadenziario fiscale a quello contabile e documentale, per una razionalizzazione degli adempimenti e per offrire certezza ai contribuenti su scadenze e modalità di calcolo.

Come conservare le fatture elettroniche: strumenti e procedure secondo le regole e normativa 2026

La normativa per il 2026 richiede che i file XML delle fatture siano conservati a norma mediante strumenti tecnici in grado di garantire gli standard di sicurezza, accessibilità e validità legale. L’aderenza alle specifiche AgID e ai dettami del D.M. 17 giugno 2014 è imprescindibile per assicurare la immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità dei documenti, elementi essenziali sia in fase di controllo che nell’ottica di tutela dei dati nel tempo.

La procedura di conservazione prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, oppure la stipula di un contratto con un conservatore accreditato privato. È possibile scegliere tra due principali modalità operative: automatica, per i documenti emessi dopo l’adesione al servizio digitale; manuale, per quelli precedenti (richiedendo l’upload e la gestione puntuale dei file XML).

I gestionali più evoluti integrano ormai, tra le proprie funzionalità, sia la produzione delle fatture elettroniche sia i processi di archiviazione a norma e di generazione dei necessari metadati e marcature temporali, agevolando la gestione continuativa di tutte le registrazioni contabili e fiscali secondo la normativa 2026.

Servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate e alternative private

Il portale dell’Agenzia delle Entrate mette a disposizione una piattaforma gratuita per la conservazione elettronica, accessibile previa adesione formale da parte dell’utente, autenticandosi tramite SPID, CNS o credenziali fiscali. Tutte le fatture emesse e ricevute dopo tale adesione vengono archiviate in automatico con firma digitale, marca temporale e metadati obbligatori, secondo le regole tecniche aggiornate.

Per chi predilige soluzioni private certificate AgID, software house specializzate offrono servizi a pagamento, con contratti che assicurano personalizzazione dei processi, funzioni di reportistica avanzata e possibilità di esportazione massiva. In caso di revoca dall’accordo con il servizio pubblico, le fatture vengono esportate e restano valide ai fini legali, garantendo la continuità della tracciabilità documentale.

Conservazione automatica e manuale: differenze, pro e contro

Le due principali opzioni operative sono:

• Automatica: scatta dall’adesione al servizio di conservazione digitale dell’Agenzia delle Entrate; i documenti sono archiviati dallo SdI senza intervento manuale, garantendo sempre regolarità e validità nei passaggi tecnici richiesti.
• Manuale: destinata ai documenti emessi prima dell’adesione, richiede il caricamento uno per uno dei file XML sul portale. È utile per assicurare copertura documentale totale, ma comporta un maggior impegno operativo e rischi di errore o dimenticanza.

La soluzione automatica è spesso preferita per la praticità e la sicurezza offerte; tuttavia, la modalità manuale permette il recupero retroattivo dei documenti e può risultare necessaria in caso di migrazioni tra servizi diversi.

Sanzioni e rischi in caso di omessa o errata conservazione

La normativa fiscale prevede sanzioni severe in caso di omessa, irregolare o non tempestiva conservazione delle fatture elettroniche. In caso di inadempienza, l’articolo 9 del D.Lgs. 471/1997 stabilisce una sanzione minima di 1.000 euro, fino a 8.000 euro. Il mancato rispetto della normativa può inoltre comportare problemi in fase di verifica fiscale, con possibile perdita di deducibilità o detraibilità dei documenti non reperibili o irregolari.

La sanzione può essere ridotta (fino a 500 euro) se l’irregolarità è di lieve entità e non ha ostacolato l’accertamento, mentre in caso di evasione superiore a 50.000 euro in un anno, la penalità raddoppia. È quindi essenziale adottare processi sicuri, aggiornati e conformi alle regole tecniche vigenti, per non incorrere in contenziosi onerosi e sanzioni rilevanti.

Nuove regole e specifiche tecniche in vigore dal 2025-2026: novità per le fatture semplificate, bollo e regimi fiscali

Le specifiche tecniche della fatturazione elettronica sono state aggiornate dall’Agenzia delle Entrate con l’entrata in vigore dal 1° aprile 2025 della versione 1.9, introducendo nuovi tipi documento (TD29 e modifica TD20) e semplificando l’emissione per i soggetti in regime forfettario o di franchigia IVA. Dal 2025, anche le microimprese possono emettere fatture semplificate senza più il limite di 400 euro, favorendo una riduzione degli oneri amministrativi. È stato anche introdotto il regime transfrontaliero di franchigia IVA (RF20), agevolando chi opera verso altri paesi della UE.

Le nuove istruzioni richiedono particolare attenzione nella compilazione dei dati relativi a operazioni di vendita carburanti e gasolio, per i quali sono stati previsti codici prodotti aggiornati dall’Agenzia delle Dogane. Tali innovazioni rispondono all’esigenza di maggiore efficienza, uniformità e trasparenza delle informazioni trasmesse, garantendo sempre la conformità rispetto ai requisiti fiscali nazionali e comunitari.

Regole sulle fatture elettroniche semplificate e nuovi tipi di documento (TD20, TD29)

Dal 2025 si amplia la possibilità per i regimi agevolati di utilizzare la fattura semplificata anche per importi superiori a 400 euro. La semplificata prevede meno dati obbligatori rispetto alla fattura ordinaria, facilitando la gestione delle transazioni di importo minore.

L’introduzione di nuovi documenti elettronici come il TD29, destinato a comunicare omessa o irregolare fatturazione, e la ridefinizione della funzione del TD20 (autofattura per regolarizzazione e integrazione) permettono di rispondere in modo normativamente adeguato a fattispecie specifiche, tutelando il contribuente e aumentando la tracciabilità.

Imposta di bollo, novità operative e scadenze

Sulle fatture digitali continua l'applicazione dell’imposta di bollo quando dovuta, da assolvere telematicamente tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate. Il pagamento avviene entro la fine del secondo mese successivo al trimestre di riferimento, con alcune deroghe se l’importo non supera i 250 euro.

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