La Pec dei professionisti diventa anche la email personale con conseguenze importanti
La recente estensione della PEC professionale al domicilio digitale personale produce rilevanti novità: dall'adeguamento normativo alle procedure operative, dalle implicazioni sulla privacy ai cambiamenti per chi esercita professioni regolamentate.
L'automatica estensione dell'indirizzo di posta elettronica certificata, originariamente destinato all'attività lavorativa, al ruolo di domicilio digitale per la persona fisica segna un profondo mutamento nel modo in cui i professionisti interagiscono con la Pubblica Amministrazione.
La recente integrazione dell'INI-PEC con INAD comporta che ogni esperto iscritto a un albo vedrà il proprio riferimento digitale diventare valido anche per le comunicazioni di rilevanza privata, come avvisi giudiziari, notifiche di sanzioni amministrative e corrispondenza sanitaria. Questa evoluzione normativa influisce sia sul sistema di gestione delle comunicazioni legali sia sull'equilibrio tra la sfera lavorativa e quella personale, ponendo nuove sfide e responsabilità in termini di protezione dei dati e organizzazione efficace delle informazioni.
L'attuale disciplina, oltre ad avere un impatto sulla quotidianità di avvocati, medici, ingegneri e altri soggetti regolamentati, solleva interrogativi in merito a privacy, gestione operativa delle e-mail e possibili conseguenze giuridiche legate alle modalità di utilizzo della PEC come strumento "unificato".
Il quadro normativo: INI-PEC, INAD e le nuove regole per i professionisti
L'apparato regolatorio di riferimento si fonda principalmente sul Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), in particolare sugli articoli relativi ai registri dei domicili digitali. L'INI-PEC costituisce l'Indice Nazionale dei Domicili Digitali delle imprese e dei professionisti, uno strumento pubblico e obbligatorio, gestito dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, dove sono raccolti gli indirizzi comunicati da ordini e collegi professionali. Parallelamente, INAD raccoglie i domicili digitali di persone fisiche e soggetti non obbligati all'iscrizione a registri, offrendo uno spazio pubblico di consultazione per comunicazioni legali, che fino a oggi prevedeva un'iscrizione volontaria.
Dal 2025, il domicilio digitale (di regola la PEC) presente per obbligo in INI-PEC è trasferito automaticamente anche in INAD, assumendo pieno valore per le notifiche personali. L'articolo 6-quater del CAD disciplina questo "riversamento autoritativo", rendendo la presenza su INAD non più opzionale per i professionisti iscritti ad albi.
Questa nuova regola vale per tutti coloro che risultano presenti nell'indice INI-PEC, a prescindere dal tipo di albo professionale e dalla natura dell'attività svolta.
Il trasferimento automatico implica che, in mancanza di un'azione da parte dell'interessato, la PEC registrata dall'ordine diventa anche la casella utilizzata dalla Pubblica Amministrazione per le comunicazioni legate alla sfera privata. Il cambiamento, pur rientrando nella strategia nazionale di digitalizzazione, introduce elementi di complessità organizzativa e nuove responsabilità per la tutela dei dati personali, aggravati dalla natura pubblica del registro INAD.
La procedura di trasferimento: modalità operative, tempistiche e diritti di modifica
L'inserimento della PEC professionale nell'indice INAD segue un iter articolato e puntualmente regolamentato:
- Riversamento automatico: Il domicilio digitale già presente in INI-PEC è automaticamente trasferito all'interno di INAD senza richiesta o intervento da parte del professionista.
- Periodo di registrazione provvisoria: Per 30 giorni dalla ricezione della notifica, la casella risulta registrata ma non ancora pubblica. Durante questo intervallo l'interessato può consultare l'informativa sul trattamento dei dati personali.
- Diritto di modifica: In questo lasso temporale è possibile eleggere un diverso domicilio digitale, ad esempio una differente casella PEC dedicata all'uso personale, attraverso gli strumenti di accesso forniti dal portale INAD (usando credenziali SPID, CIE o CNS).
- Pubblicazione definitiva: Trascorsi i 30 giorni senza variazioni, l'indirizzo viene pubblicato su INAD e utilizzato per tutte le comunicazioni legali rivolte alla persona fisica.
- Modifica successiva: Anche dopo la pubblicazione, il titolare mantiene il diritto di cambiare o cessare il domicilio digitale collegato alla sfera personale tramite le procedure indicate da AgID.
Implicazioni pratiche: rischi, privacy e gestione della casella unica
L'unificazione tra domicilio digitale lavorativo e personale, pur semplificando i rapporti con la Pubblica Amministrazione, presenta alcune criticità da non sottovalutare:
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Aspetto |
Potenziale problema |
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Privacy |
Possibili violazioni dovute al fatto che molte caselle PEC professionali sono gestite da collaboratori o personale amministrativo, con il rischio che comunicazioni strettamente personali risultino accessibili a terzi non autorizzati. |
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Riservatezza dei dati |
Informazioni sensibili – multe, atti sanitari, certificati – potrebbero transitare su indirizzi pubblici e condivisi, esponendo la persona a incidenti di data breach. |
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Gestione operativa |
L'afflusso di comunicazioni di natura eterogenea, sia pubbliche sia private, sulla stessa casella può generare confusione. Rischio di perdere scadenze importanti o confondere comunicazioni lavorative e personali. |
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Sicurezza informatica |
L'inserimento di milioni di indirizzi PEC nei pubblici registri accentua l'esposizione a spam, phishing e tentativi di intrusione da parte di soggetti malevoli. |
La pubblicità del registro INAD amplia la platea dei soggetti che possono accedere all'indirizzo, incrementando il pericolo di utilizzo improprio delle informazioni. Inoltre, la mancata consultazione abituale della casella non esonera da responsabilità legali circa la ricezione di notifiche amministrative o giudiziarie.
Come difendere la propria privacy: strategie e strumenti per i professionisti
Per gestire con efficacia e sicurezza il passaggio verso un domicilio digitale "doppio uso", è essenziale adottare procedure preventive e soluzioni tecniche adeguate. Tra le possibili strategie:
- Attivazione di una seconda PEC: Acquisire una casella dedicata esclusivamente alla sfera privata consente di mantenere separati i flussi comunicativi.
- Modifica tempestiva su INAD: Utilizzare il periodo di 30 giorni concesso per eleggere il nuovo domicilio digitale personale attraverso il portale web, garantendo così che le notifiche private non confluiscano su indirizzi accessibili a soggetti terzi.
- Controllo regolare della casella: Verificare spesso lo stato e il contenuto della PEC utilizzata per le comunicazioni personali, assicurandosi che non sia piena o non più attiva.
- Formazione interna: In contesti di studio professionale o società, sensibilizzare collaboratori e personale sulla necessità di rispettare la riservatezza delle comunicazioni personali eventualmente ricevute.
Cambiamenti specifici per amministratori e professionisti iscritti agli albi
L'innovazione normativa coinvolge anche le figure degli amministratori di società e dei professionisti istituzionalizzati. Il comma 860 dell'art. 1 della Legge di Bilancio 2025 ha esteso l'obbligo di dotarsi di un domicilio digitale personale anche agli amministratori nominati dal 2025 nelle società di persone e di capitali. Le principali novità consistono in:
- L'obbligo di fornire una PEC personale distinta per le comunicazioni legali e amministrative degli amministratori, favorendo la tracciabilità e la trasparenza.
- Dubbi interpretativi circa la necessità di dotazione della casella anche per gli incarichi già in essere prima del 1° gennaio 2025, nonché sulla possibilità di utilizzare la stessa PEC per più incarichi o società.
- Introduzione di possibili sanzioni amministrative in caso di mancato assolvimento dell'obbligo, analoghe a quelle già previste per le società, nell'ordine di alcune centinaia o migliaia di euro.
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