Pos e registratori di cassa collegati per enti e associazioni terzo settore: regole, indicazione e chiarimenti

A partire dal 1° gennaio 2026, una nuova disposizione interesserà direttamente enti e associazioni del Terzo Settore che svolgono attività commerciali: sarà obbligatorio assicurare il collegamento tra POS e registratori di cassa telematici. L’intervento normativo introdotto dalla Manovra Finanziaria 2025 mira a rafforzare la trasparenza nella gestione dei pagamenti elettronici e la loro corretta tracciabilità ai fini fiscali.

Questa iniziativa coinvolge numerosi operatori, imponendo una procedura di integrazione digitale dei sistemi già presenti presso le associazioni, senza richiedere modifiche tecniche onerose. L’obiettivo generale della normativa è uniformare i processi di memorizzazione e invio dei corrispettivi giornalieri verso l’Agenzia delle Entrate, garantendo così un flusso dati coerente rispetto alle transazioni effettuate tramite dispositivi elettronici di pagamento. 

Finalità e vantaggi dell'integrazione telematica per la tracciabilità dei pagamenti elettronici

L’integrazione telematica tra strumenti di incasso elettronici e sistemi di certificazione dei corrispettivi nasce dall’esigenza di contrastare ogni forma di evasione fiscale nonché garantire la trasparenza e l’efficienza nella gestione dei pagamenti. La procedura consente di:

• Memorizzare automaticamente i dati dei pagamenti elettronici senza che vengano riportate informazioni personali dei clienti, riducendo gli errori manuali e aumentando il livello di automazione amministrativa;
• Rendere disponibili in modo aggregato sia l’importo totale dei corrispettivi che quello degli incassi elettronici giornalieri, offrendo maggiori strumenti di verifica agli organi di controllo;
• Consentire il confronto immediato dei dati tra scontrini emessi e pagamenti registrati, potenziando i controlli fiscali e la credibilità delle organizzazioni coinvolte;
• Rendere la gestione interna più snella attraverso processi di registrazione digitalizzata e trasmissione automatica dei dati;
• Consentire il miglioramento dei processi operativi, aprendo la strada a possibili incentivi previsti per chi rispetta tempestivamente la normativa.

Soggetti obbligati ed esclusioni: chi deve collegare POS e registratore di cassa

La platea dei soggetti interessati dall’obbligo è stata definita dai provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate. Devono effettuare il collegamento:

• Tutti gli enti, le associazioni e gli operatori del Terzo Settore che utilizzano strumenti di certificazione dei corrispettivi;
• Le realtà che adottano registratori telematici o soluzioni software equivalenti approvate dall’Agenzia delle Entrate;
• Soggetti che utilizzano dispositivi hardware o software per accettare pagamenti tramite strumenti elettronici come POS, app o terminali virtuali.

Restano esclusi dall’adempimento coloro che non sono tenuti alla certificazione dei corrispettivi, come le attività spettacolistiche e altre specifiche categorie già individuate dalla normativa vigente.

È inoltre importante ricordare che le attività minori, che già oggi utilizzano la sola procedura web per l’invio dei corrispettivi, potranno comunque adempiere all’obbligo direttamente all’interno della stessa piattaforma, senza bisogno di tecnologie aggiuntive. Il rispetto di questa disciplina garantirà la piena coerenza tra incassi telematici e fiscali, allineando anche il Terzo Settore agli standard richiesti a commercianti ed esercenti tradizionali.

Le regole operative per il collegamento: procedure e modalità tramite area riservata Agenzia delle Entrate

Il collegamento tra dispositivi di incasso e strumenti di certificazione dovrà essere realizzato esclusivamente all’interno dell’area riservata “Fatture e Corrispettivi” del portale dell’Agenzia delle Entrate. Le principali tappe operative sono:

• L’accesso, tramite credenziali SPID, CNS, CIE o Entratel/Fisconline, al servizio online dedicato;
• La registrazione della matricola del registratore telematico già presente nell’Anagrafe Tributaria;
• L’associazione degli identificativi degli strumenti di pagamento elettronico intestati all’ente o all’associazione interessata;
• L’indicazione dell’indirizzo della sede operativa in cui i dispositivi vengono utilizzati, garantendo l’esatta mappatura tra strumenti e punti vendita;
• La selezione dalla lista dei POS e terminali che risultano già comunicati dagli operatori finanziari all’Agenzia delle Entrate, facilitando così un rapido collegamento.

L’operazione può essere effettuata dall’organizzazione stessa o da un intermediario appositamente delegato. In caso di trasmissione dei corrispettivi tramite la procedura web riservata alle attività di minori dimensioni, le associazioni potranno completare il collegamento direttamente all’interno della stessa interfaccia, senza la necessità di altri passaggi tecnici o fisici tra apparati.

Tempistiche e scadenze per la registrazione e il collegamento dei dispositivi

Le tempistiche per adeguarsi alle nuove disposizioni sono scandite con precisione dalla normativa attuativa. Gli enti e le associazioni che dispongono già di POS e registratori al 1° gennaio 2026, o che li installeranno entro il 31 gennaio 2026, avranno un termine di 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio online per completare il processo. Successivamente, la registrazione di nuovi dispositivi o collegamenti dovrà essere perfezionata secondo un calendario preciso:

• A partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di attivazione di un nuovo POS o registratore telematico;
• Entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese, considerando che il sabato non rientra tra i giorni lavorativi.

Per esempio, se un POS sarà attivato il 1° febbraio, la finestra utile per la registrazione sarà compresa tra il 6 e il 30 aprile. Tali tempistiche si applicano anche alle eventuali variazioni e sostituzioni successive dei dispositivi già registrati, garantendo continuità nell’adempimento.

Sanzioni previste e controlli in caso di mancato rispetto dell’obbligo

L’apparato sanzionatorio previsto dall’attuale disciplina è particolarmente dettagliato. La mancata esecuzione dell’associazione tra dispositivo per l’accettazione di pagamenti elettronici e registratore telematico comporta:

• Una sanzione amministrativa variabile da 1.000 a 4.000 euro per ciascun dispositivo non correttamente associato;
• Sanzioni aggiuntive in caso di mancata trasmissione o memorizzazione dei dati, pari a 100 euro per ogni trasmissione omessa, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre;
• La sospensione temporanea della licenza o autorizzazione all’esercizio dell’attività nei casi di maggiore gravità o reiterazione della violazione;

I controlli saranno effettuati principalmente tramite incrocio telematico dei dati trasmessi dai dispositivi e quelli dei corrispettivi giornalieri. Ogni incongruenza verrà rilevata in modo automatizzato, permettendo all’amministrazione fiscale di intervenire con tempestività.