Presenza sul luogo di lavoro e orario dipendenti, controllo da cellulare e remoto da azienda possibile per tribunali e leggi

La digitalizzazione nel mondo del lavoro ha portato all'adozione di strumenti tecnologici avanzati per la gestione del personale, tra cui sistemi di monitoraggio remoto che consentono ai datori di lavoro di controllare presenza e orari dei dipendenti tramite smartphone o dispositivi simili.

Questi strumenti sono stati introdotti in risposta all'evoluzione delle modalità di lavoro, come lo smart working o il telelavoro, dove la rilevazione fisica delle presenze non è sempre possibile. L'adozione di queste tecnologie solleva questioni delicate legate alla privacy e alla protezione dei dati personali, regolate da normative nazionali e europee, in particolare dal GDPR e dalle leggi italiane in materia di lavoro e controllo dei dipendenti. Approfondiamo in questo articolo:

• Quali controlli sui dipendenti da cellulare e da remoto
• Tribunali e leggi su presenza sul luogo di lavoro e orario controllabili

Quali controlli sui dipendenti da cellulare e da remoto

Con l’aumento dello smart working e delle forme di lavoro flessibile, molte aziende hanno adottato soluzioni per la rilevazione delle presenze a distanza ovvero per la geolocalizzazione. Tra le applicazioni più utilizzate vi sono quelle che permettono la timbratura virtuale tramite smartphone, utilizzando il GPS per verificare la posizione del dipendente e confermare l’inizio o la fine del turno lavorativo.

Questi sistemi sono integrati con piattaforme di gestione del personale che registrano gli orari di entrata e uscita e calcolano le ore lavorate. L’utilizzo di questi strumenti richiede il consenso esplicito del lavoratore, che deve essere informato su come e perché i dati vengono trattati.

Le tecnologie di controllo remoto, come quelle basate su applicazioni mobili, permettono una gestione più efficiente del personale, soprattutto in settori dove è difficile garantire una presenza fisica costante o per i dipendenti che lavorano da sedi distaccate. Questi strumenti permettono di registrare le presenze e di pianificare turni, tracciare spese e gestire permessi e ferie tramite app. Queste tecnologie devono essere utilizzate in modo proporzionato e limitato alle sole finalità lavorative per evitare violazioni della privacy.

Il controllo da remoto dei dipendenti avviene tramite applicazioni mobile che consentono di registrare le presenze e tracciare i movimenti tramite geolocalizzazione. L’azienda può utilizzare questi sistemi solo previa informativa dettagliata ai dipendenti e deve garantire il rispetto delle leggi sul trattamento dei dati personali. Il GDPR stabilisce che i dati raccolti devono essere limitati allo scopo per cui sono trattati e non devono essere utilizzati per finalità non dichiarate, come un monitoraggio costante o eccessivo.

L’uso di strumenti per la rilevazione delle presenze può essere esteso anche ai lavoratori in smart working e ai dipendenti che lavorano fuori sede, ma il controllo deve essere esercitato in modo trasparente e conforme alla normativa. Il lavoratore va messo a conoscenza delle modalità di trattamento dei dati, del tempo di conservazione delle informazioni e dei suoi diritti di accesso e rettifica. Ad esempio, un’azienda non può richiedere la geolocalizzazione al di fuori dell’orario di lavoro, né utilizzare i dati raccolti per finalità disciplinari se non espressamente previsto nei regolamenti aziendali.

Tribunali e leggi su presenza sul luogo di lavoro e orario controllabili

Il Garante per la protezione dei dati personali ha più volte sottolineato l'importanza di rispettare la privacy dei lavoratori, anche in presenza di nuove tecnologie. Gli strumenti di controllo, seppur utili, devono essere implementati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità. Non è consentito il monitoraggio continuo dei dipendenti, né l'uso di dati raccolti per fini diversi da quelli dichiarati nella documentazione ufficiale. L’uso di tecnologie di monitoraggio come il GPS o altre forme di rilevamento deve essere giustificato da una necessità effettiva e deve sempre rispettare i limiti imposti dalla legge.

La Corte di Cassazione ha quindi stabilito che l'uso di strumenti di controllo elettronico deve essere limitato alla rilevazione delle ore lavorative e non può diventare uno strumento per invadere la sfera privata del lavoratore. La finalità deve essere strettamente legata all'adempimento degli obblighi contrattuali, come il monitoraggio delle presenze e il rispetto degli orari.

Anche l'utilizzo dello smartphone per la rilevazione delle presenze al lavoro è stato legittimato, a patto che vengano rispettati i diritti dei lavoratori, soprattutto in termini di privacy e trasparenza nel trattamento dei dati. L’impiego di applicazioni mobile permette di rilevare l’orario di ingresso e uscita dei dipendenti in modo efficiente, anche da remoto.

I lavoratori devono essere informati sulle modalità con cui i loro dati saranno utilizzati e sulle finalità del trattamento, in linea con quanto previsto dal Regolamento GDPR. Questo approccio va di pari passo con il rispetto delle normative previste dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, che richiede accordi sindacali o l'autorizzazione da parte dell'Ispettorato del Lavoro per l’utilizzo di strumenti di controllo a distanza che possono incidere sui dati personali dei dipendenti.

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