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Smart Working per dipendenti privati, normativa e guida per chi ne ha diritto, come fare domanda, regole, diritti e doveri

Quali sono le regole e la normativa in vigore per lavorare in smart working e i diritti e i doveri da rispettare per i lavoratori privati: tutti i chiarimenti e le spiegazioni

Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il
Smart Working per dipendenti privati, no

Lo smart working rappresenta una nuova modalità di lavoro che offre maggiore flessibilità ai dipendenti nel settore privato. Regolato dalla Legge 81/2017, questo approccio mira a coniugare l'efficienza lavorativa con un miglior equilibrio tra vita lavorativa e personale.

Consente ai lavoratori di adempiere alle proprie mansioni al di fuori degli spazi aziendali tradizionali, sovvertendo il concetto classico di luogo di lavoro fisso. Nel contesto di un'economia moderna, lo smart working si avvale delle tecnologie digitali per garantire connessione e produttività, aggiungendo valore sia al datore di lavoro che ai collaboratori nel perseguire risultati specifici.

Che cos'è lo smart working? Definizione ed esempi

Lo smart working, noto anche come lavoro agile, è una modalità di esecuzione del lavoro subordinato che mira a incrementare la produttività e a favorire la conciliazione tra vita professionale e privata. Contrariamente al telelavoro, non richiede una postazione fissa né vincoli geografici o temporali. Gli accordi sono basati su fasi e obiettivi piuttosto che su ore passate in ufficio.

Un esempio di smart working è rappresentato dall'ingegnere che partecipa a una riunione aziendale tramite videoconferenza dalla propria casa, utilizzando strumenti digitali forniti dall'azienda. Similmente, un consulente può sviluppare un progetto da un caffé o da uno spazio di coworking, coordinandosi con i colleghi attraverso piattaforme collaborative come Microsoft Teams o Slack.

Alla base di uno smart working efficiente vi è l'impiego di tecnologie che migliorano la collaborazione e monitorano il raggiungimento degli obiettivi senza compromettere la flessibilità individuale. Questo tipo di organizzazione consente di valorizzare il tempo e le competenze dei lavoratori, favorendo un ambiente più dinamico e inclusivo.

Differenze tra smart working e telelavoro

Lo smart working e il telelavoro sono spesso confusi, ma presentano differenze sostanziali in termini di flessibilità e approccio organizzativo. Il telelavoro è una modalità di lavoro che implica l'esecuzione delle mansioni da una postazione fissa, spesso situata presso il domicilio del lavoratore. E' caratterizzato da un vincolo spaziale più rigido e da un orario di lavoro prestabilito, riflettendo in gran parte le condizioni operative dell'ufficio tradizionale.

Al contrario, lo smart working si basa sulla flessibilità. Non ci sono restrizioni sul luogo di lavoro, purché l'attività sia svolta in maniera efficace; inoltre, non viene stabilito un orario fisso. Questo consente ai dipendenti di organizzare il proprio tempo di lavoro attorno agli obiettivi da raggiungere, favorendo un migliore equilibrio tra vita lavorativa e personale.

Un'altra differenza tra telelavoro e smart working è l'approccio tecnologico. Nel primo, le attrezzature e le connessioni sono generalmente standard e predeterminate. Il secondo sfrutta, invece, una gamma più ampia di tecnologie digitali per promuovere una comunicazione efficiente e la collaborazione, come piattaforme di messaggistica istantanea e strumenti di gestione dei progetti. 

Smart Working e lavoro agile, sono la stessa cosa?

Smart working e lavoro agile sono la stessa cosa. Si tratta di termini che possono essere usati nella stessa accezione, indicando un rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e da un'organizzazione lavorativa per fasi e obiettivi, definita esclusivamente tramite un accordo tra il singolo dipendente e il datore di lavoro. 

Quadro normativo dello smart working in Italia per dipendenti privati

Il quadro normativo per lo smart working in Italia è principalmente regolato dalla Legge 81/2017. Essa disciplina le modalità con cui i dipendenti privati possono accedere a questa forma di lavoro, focalizzandosi su aspetti come l'accordo individuale, i diritti di sicurezza e la protezione dei lavoratori.

Legge 81/2017 sul lavoro agile

La Legge 81/2017 disciplina il lavoro agile in Italia, stabilendo un quadro normativo che facilita il ricorso a modalità flessibili di svolgimento delle mansioni lavorative. Questa legge sottolinea l'importanza di un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente, che regola aspetti fondamentali come l'alternanza tra periodi di lavoro all'interno e all'esterno dell'azienda. Inoltre, garantisce la parità di trattamento economico e normativo rispetto ai colleghi che operano presso la sede.

La legge sancisce il diritto alla disconnessione, che permette ai lavoratori di rispettare i limiti di orario senza la pressione di restare connessi oltre le ore lavorative. Questo aspetto è cruciale per proteggere il benessere psicofisico dei dipendenti e mantenere un sano equilibrio tra vita lavorativa e personale.

La legge definisce, inoltre, le modalità di controllo della prestazione lavorativa a distanza, assicurando che i mezzi utilizzati non compromettano la privacy del lavoratore e l'adozione di misure preventive per garantire la sicurezza e la salute del lavoratore in modalità agile. 

Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile del 2021

Il Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile del 2021 è stato un risultato di concertazione tra il Ministero del Lavoro e le parti sociali in Italia e fornisce linee guida per regolare e promuovere il lavoro agile nel settore privato, proponendo un quadro di riferimento che integra ed estende i principi della Legge 81/2017.

Uno degli elementi fondamentali riportati è la formalizzazione dell'accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente, che deve contenere indicazioni sulla durata, la modalità di svolgimento e i luoghi in cui il lavoro può essere effettuato. Inoltre, il protocollo sottolinea l'importanza di garantire la parità di trattamento per i lavoratori agili, equiparando condizioni economiche e normative a quelle dei colleghi operanti nelle sedi aziendali.

Inoltre, il Protocollo ribadisce il diritto alla disconnessione, garantendo che i lavoratori possano godere di periodi di riposo senza l'obbligo di essere reperibili.

Nuove regole per lo smart working dal 1 aprile 2024 per i dipendenti privati

Dal 1 aprile 2024, i dipendenti privati in Italia sono soggetti a nuove regole per lo smart working, che prevedono l'abolizione del regime semplificato che era in vigore, richiedendo ora un accordo individuale dettagliato tra azienda e lavoratore. L'accordo deve includere specifiche sulle modalità di svolgimento del lavoro agile, come i tempi di riposo e le misure di disconnessione. Inoltre, asseriscono che i datori di lavoro devono garantire la sicurezza dei dati e delle comunicazioni relative allo smart working. 

Fine del regime semplificato

Ad aprile 2024 si è concluso il regime semplificato per lo smart working, instaurato durante la pandemia per agevolare il lavoro da remoto e che aveva consentito di adottare il lavoro agile senza necessità di specifici accordi formali, facilitando una transizione rapida e flessibile per aziende e dipendenti. 

La novità principale in vigore è che le imprese, per concedere lo smart working ai propri dipendenti, devono formalizzare dettagliatamente le condizioni di lavoro agile attraverso accordi individuali scritti. Per molti, questo si traduce in un aumento di procedure burocratiche, ma garantisce una maggiore tutela dei diritti dei lavoratori e una chiarezza normativa nei rapporti di lavoro. 

Al via accordo individuale obbligatorio

A partire dal 1 aprile 2024, l'introduzione di un accordo individuale obbligatorio per lo smart working ha segnato un cambiamento significativo nelle modalità di gestione di questa pratica lavorativa in Italia.

Si tratta di un documento che deve specificare diversi elementi chiave:

  • la durata (determinata o indeterminata),
  • i dettagli delle attività da svolgere,
  • i tempi di lavoro; 
  • i periodi di reperibilità;
  • le modalità di disconnessione; 
  • le caratteristiche e la natura degli strumenti tecnologici forniti dal datore di lavoro, assicurando che il lavoratore abbia il supporto necessario per operare efficacemente da remoto;
  • la garanzia da parte dell'azienda della protezione dei dati e della sicurezza informatica. 

L'obbligatorietà dell'accordo individuale sottolinea l'importanza di una comunicazione chiara e un impegno reciproco tra lavoratore e datore di lavoro nell'organizzazione del lavoro agile, con l'obiettivo di facilitare una relazione lavorativa efficace e rispettosa dei diritti di entrambe le parti.

Come funziona l'accordo individuale obbligatorio tra dipendente-azienda

L'accordo individuale obbligatorio tra dipendente e azienda è una componente fondamentale del lavoro agile, regolata dalla normativa italiana. Rappresenta una tutela sia per il datore di lavoro che per il lavoratore, chiarendo le aspettative e le responsabilità di entrambe le parti.

Questo accordo deve essere formalizzato per iscritto e riportare tutti gli elementi essenziali: innanzitutto, stabilisce la durata del lavoro agile, specificando se è a tempo determinato o indeterminato. Inoltre, definisce chiaramente le modalità operative, compresi i tempi di lavoro, le pause e le fasce di reperibilità, rispettando il diritto alla disconnessione del lavoratore.Un altro elemento critico è la definizione del luogo o dei luoghi da cui il lavoro può essere svolto. L'accordo deve riportare anche le tecnologie e gli strumenti messi a disposizione dal datore di lavoro, assicurando che siano adeguati per svolgere le attività richieste.

All'interno dell'accordo devono essere, infine, indicate le modalità di supervisione della performance del lavoratore, dettagliando come si svolgerà il monitoraggio delle attività senza invadere la sfera personale e rispettando la normativa sulla protezione dei dati personali.  

Comunicazioni obbligatorie al Ministero del Lavoro

Le comunicazioni obbligatorie al Ministero del Lavoro riguardano l'implementazione del lavoro agile e sono essenziali per garantire la trasparenza e la regolarità del rapporto di lavoro tra dipendente e datore. Dopo la sottoscrizione dell'accordo individuale, l'azienda è tenuta a inviare una comunicazione telematica al Ministero mediante il portale dedicato del Ministero del Lavoro. 

Tale comunicazione deve includere i dettagli del lavoratore coinvolto, la data di inizio e di cessazione del periodo di lavoro agile. È fondamentale rispettare le tempistiche e le modalità previste per evitare sanzioni amministrative, che possono variare da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato. Oltre a garantire la conformità legale, queste comunicazioni permettono il monitoraggio della diffusione del lavoro agile nel Paese, offrendo dati utili per politiche lavorative future. 

Modalità di stipula e conservazione

La stipula dell'accordo individuale per lo smart working deve essere fatta per iscritto e firmata da entrambe le parti, il datore di lavoro e il dipendente e deve includere tutte le informazioni essenziali previste dalla normativa. Una volta redatto e firmato l'accordo, l'azienda deve conservarlo per almeno cinque anni e la conservazione può avvenire in formato cartaceo o digitale, purché garantisca l'integrità e l'accessibilità del documento in caso di controlli o revisione interna.

Per agevolare questi processi, molte aziende adottano software di gestione documentale che facilitano l'archiviazione sicura e organizzata delle informazioni e riducono il rischio di smarrimento, facilitando, al tempo stesso, una consultazione rapida. 

Contenuti obbligatori dell'accordo

L'accordo individuale per lo smart working deve includere una serie di contenuti obbligatori per essere conforme alle normative vigenti e per tutelare tanto i diritti del lavoratore quanto quelli del datore di lavoro. Deve, nel dettaglio, specificare:

  • la durata dell'accordo, precisando se si tratta di un rapporto a tempo determinato o indeterminato;
  • l'organizzazione dei periodi di lavoro, precisando se e come verranno alternati momenti in sede e da remoto; 
  • i luoghi, eventualmente esclusi, dove il lavoro non può essere svolto, in rispetto delle esigenze di sicurezza e riservatezza dei dati aziendali;
  • i criteri per l'utilizzo degli strumenti di lavoro, cioè chi fornisce le attrezzature, quali sono i requisiti tecnici e le eventuali responsabilità in caso di danni; 
  • le modalità di esercizio del controllo della prestazione lavorativa da parte del datore di lavoro, chiarendo i limiti e i tipi di monitoraggio applicati, sempre nel rispetto della normativa sulla privacy e dello Statuto dei Lavoratori; 
  • i tempi di riposo;
  • le condizioni per la disconnessione, per preservare l'equilibrio tra vita lavorativa e personale;
  • la gestione della formazione continua e delle esigenze sindacali nel rispetto delle normative contrattuali vigenti. 

Come fare domanda di smart working alla propria azienda. La procedura e tempistiche

Per fare domanda di smart working alla propria azienda bisogna seguire una procedura ben definita. La prima fase comporta una verifica delle politiche aziendali relative al lavoro agile, consultando eventuali linee guida o regolamenti interni che potrebbero già disciplinare la richiesta di lavoro da remoto. Dopodicchè bisogna preparare una proposta dettagliata sulla modalità di lavoro desiderata che deve riportare le motivazioni per cui si chiede lo smart working, sia a livello professionale che personale, e come questa modalità possa essere vantaggiosa per l'azienda.

Dopo aver redatto la proposta, bisogna presentare la richiesta al proprio responsabile diretto o al dipartimento delle risorse umane, secondo le procedure aziendali.

Per quanto riguarda le tempistiche, è importante presentare la richiesta con un congruo anticipo rispetto al periodo in cui si intende avviare lo smart working. Questo consente all'azienda di valutare la proposta e di organizzare eventuali modifiche operative o logistiche. Solitamente, la richiesta deve essere presentata almeno uno o due mesi in anticipo.

Dopo la presentazione della domanda, l'azienda esamina i dettagli della proposta e valuta la compatibilità con le esigenze aziendali. Solo una volta ottenuta l'approvazione, viene stipulato un accordo individuale che formalizza i termini del lavoro agile, includendo tutti dettagli obbligatori. 

A chi spetta in via prioritaria lo smart working?

In base alla legislazione italiana vigente, lo smart working è prioritariamente destinato a determinati gruppi di lavoratori, identificati come maggiormente bisognosi di questa modalità di lavoro. Uno dei criteri principali di priorità è la presenza di figli minori.

Infatti, i lavoratori con figli di età inferiore ai 14 anni hanno diritto di priorità nell'assegnazione dello smart working, soprattutto se tale modalità di lavoro può promuovere un miglior equilibrio tra responsabilità familiari e lavorative. Questo diritto è ulteriormente rafforzato in situazioni in cui l'altro genitore non possa offrire supporto adeguato, ad esempio, per motivi lavorativi o personali.

I lavoratori con disabilità o coloro che assistono un familiare disabile (caregiver) rientrano tra le categorie prioritarie per lo smart working. Questi lavoratori possono beneficiare della flessibilità offerta dal lavoro agile per gestire meglio le proprie esigenze di salute e assistenza, ottimizzando così i loro impegni quotidiani.

Anche i lavoratori dichiarati fragili, riconosciuti attraverso specifici certificati medici rilasciati da autorità sanitarie competenti, hanno diritto alla priorità nello smart working. 

Smart working per genitori lavoratori

Lo smart working rappresenta una risorsa significativa per i genitori lavoratori, offrendo un'opportunità per bilanciare richieste professionali e responsabilità familiari. In particolare, i genitori con figli piccoli beneficiano della possibilità di gestire gli impegni familiari in modo più flessibile. Le normative italiane prevedono una particolare considerazione per i genitori, soprattutto per chi ha bambini sotto i 14 anni.

La concessione dello smart working a genitori lavoratori richiede l'osservanza di precise condizioni, che possono includere la compatibilità della posizione lavorativa con il lavoro da remoto. Pertanto, è fondamentale un dialogo trasparente con il datore di lavoro per assicurare che le necessità genitoriali siano considerate e gestite in maniera adeguata. Adottare lo smart working in questo contesto può migliorare il benessere complessivo, ridurre lo stress associato alla genitorialità e contribuire a migliorare la produttività e la soddisfazione lavorativa del dipendente.

Smart Working per cargiver e se si ha la legge 104

Lo smart working si configura come un’opportunità essenziale per i caregiver e i lavoratori disabili che beneficiano dei diritti garantiti dalla Legge 104/1992, facilitandoo la conciliazione tra vita lavorativa e i compiti di assistenza. 

Grazie alla modalità di lavoro agile, i caregiver possono adattare il proprio orario di lavoro alle esigenze assistenziali della persona a cui provvedono, migliorando il loro benessere psico-fisico e garantendo al tempo stesso continuità nella cura. Le disposizioni della Legge 104 consentono, infatti, permessi lavorativi retribuiti e agevolazioni che, se combinate con lo smart working, possono positivamente influenzare l’equilibrio tra gli obblighi familiari e la carriera.

I datori di lavoro sono tenuti a prendere in considerazione le esigenze dei lavoratori tutelati dalla Legge 104, cercando soluzioni che permettano loro di operare efficacemente da remoto. 

L'azienda può negare lo smart working? E cosa si può fare se succede?

L'azienda può negare lo smart working se sussistono motivazioni valide legate alle esigenze operative o organizzative che lo rendano incompatibile con lo svolgimento delle mansioni del lavoratore. Se le attività richiedono una presenza fisica o l'utilizzo di attrezzature specifiche non disponibili a distanza, il datore di lavoro può negare lo smart working.

Anche se non è possibile garantire sicurezza e protezione dei dati aziendali, l'azienda può rifiutare la richiesta. In caso di negazione dello smart working, è importante innanzitutto verificare le motivazioni fornite dall'azienda. Qualora siano poco chiare o poco comprensibili, il lavoratore ha il diritto di richiedere ulteriori spiegazioni.

Se il rifiuto appare ingiustificato e si ritiene che il proprio diritto al lavoro agile sia stato violato, soprattutto per chi rientra nelle categorie con priorità (come genitori con figli piccoli o caregiver riconosciuti), è possibile coinvolgere rappresentanti sindacali o aventi diritto per valutare ulteriori azioni e trovare una soluzione accettabile.

Nei casi in cui il rifiuto persista, e le motivazioni aziendali risultino discriminatorie o in violazione dei diritti del lavoratore, si può ricorrere alle vie legali. 

Come funziona lo smart working per i dipendenti privati in azienda

Lo smart working per i lavoratori dipendenti privati rappresenta un'ottima possibilità lavorativa flessibile e di cui tutti possono usufruire a condizione che la mansione assegnata possa effettivamente essere svolta da remoto. 

Ogni dipendente deve, però, seguire specifiche regole quando lavora in smart working, così come previsto dalla normativa vigente. 
 

Dove si può svolgere lo smart working? Anche fuori dalla propria residenza o all'estero?

Lo smart working consente ai dipendenti di svolgere il loro lavoro al di fuori della sede aziendale, offrendo una notevole flessibilità in termini di luogo. I lavoratori possono scegliere di lavorare dalla loro residenza, ma anche in altri luoghi, come biblioteche, ristoranti, caffè, ecc, purché l'ambiente scelto garantisca una connessione internet stabile e un'adeguata sicurezza dei dati.

E' possibile lavorare in smart working anche al mare o in montagna, purchè si rispettino sempre le condizioni previste, ed anche all'estero, ma in quest'ultimo caso è innanzitutto fondamentale ottenere l'approvazione del datore di lavoro, poiché le normative fiscali e legali possono variare significativamente tra i paesi. 

Inoltre, la disponibilità di strumenti digitali adeguati è cruciale per garantire che il lavoro possa procedere senza interruzioni, ovunque il dipendente decida di lavorare. 

Precisiamo, però, che datori di lavoro e aziende potrebbero richiedere misure di sicurezza tecnologica aggiuntive o vietare lo smart working in specifiche località a causa di rischi connessi alla protezione delle informazioni aziendali.

Chi paga la connessione della bolletta elettrica, il modem, il computer e altri accessori in dotazione?

Quando si parla di smart working, uno degli aspetti essenziali riguarda la gestione dei costi associati agli strumenti di lavoro e alle spese domestiche aggiuntive. Generalmente, il datore di lavoro è responsabile di fornire al dipendente le attrezzature necessarie per lo svolgimento delle sue mansioni lavorative. Questo include dispositivi come computer, modem e altri strumenti essenziali.

Tuttavia, per quanto riguarda le spese di connessione e la bolletta elettrica, la situazione può variare in base agli accordi specifici tra il datore di lavoro e il lavoratore. In alcuni casi, le aziende potrebbero offrire un'indennità forfettaria per coprire parzialmente o completamente tali spese, o il rimborso delle bollette secondo criteri prestabiliti. Tale rimborso è spesso regolato e determinato attraverso accordi individuali o contrattuali. I dipendenti devono tenere nota delle spese sostenute per poter eventualmente richiedere rimborso.

Alcune aziende non prevedono alcun pagamento extra per chi lavora in smart working, mentre altre ancora adottano politiche di sharing di risorse, permettendo ai dipendenti di utilizzare i propri dispositivi, offrendo al contempo una compensazione per i costi sostenuti. 

Anche per quanto riguarda le spese extra come gli accessori o il potenziamento delle infrastrutture domestiche (come una connessione internet più veloce), la responsabilità potrebbe variare. 

Reperibilità in smart working

La reperibilità durante lo smart working è un elemento chiave che deve essere chiaramente definito per evitare ambiguità e garantire il giusto equilibrio tra flessibilità e responsabilità professionali. I dipendenti non sono, infatti, automaticamente in servizio al di fuori degli orari prestabiliti solo perchè magari a casa e con un pc.

La flessibilità dello smart working non deve tradursi in una reperibilità continua e non retribuita. In alcuni contratti, può essere previsto che il dipendente debba essere reperibile per un certo numero di ore al di fuori dell'orario standard di lavoro, con una possibile retribuzione aggiuntiva o con il riconoscimento di bonus per tale disponibilità.

Per facilitare la gestione della reperibilità, le aziende possono avvalersi di strumenti digitali come calendari condivisi e piattaforme di comunicazione, che permettono una pianificazione più efficace delle risorse umane. 

Quando si è in smart working, ci si deve recare in ufficio?

Nello smart working, il recarsi in ufficio può essere necessario in alcune circostanze particolari che variano a seconda delle esigenze aziendali e delle specificità del ruolo lavorativo. Una delle principali ragioni riguarda le riunioni che richiedono la presenza fisica, sia per motivi di interazione diretta che per la risoluzione di questioni complesse che beneficiano della comunicazione faccia a faccia.

Anche la collaborazione su progetti che richiedono l'accesso a risorse o attrezzature specifiche disponibili solo in sede può richiedere la presenza fisica del lavoratore in ufficio.

Un altro motivo comune è legato alla necessità di partecipare a sessioni di formazione o aggiornamento che si svolgono fisicamente sul posto. Inoltre, in alcune aziende, possono essere previsti giorni o orari specifici in cui il personale è tenuto a svolgere le proprie attività in ufficio per promuovere la coesione interna e il mantenimento di un ambiente di lavoro collaborativo.

Infine, ci sono situazioni in cui la presenza in ufficio è richiesta per motivi amministrativi, come la firma di documenti ufficiali o la verifica di procedure interne. In ogni caso, il requisito di recarsi in ufficio viene generalmente regolato da accordi interni tra il datore di lavoro e il dipendente.

Orari

Gli orari nello smart working rappresentano uno dei principali elementi di flessibilità e devono essere gestiti in modo da bilanciare le esigenze del lavoratore e quelle dell'azienda. A differenza del lavoro tradizionale in ufficio, lo smart working permette spesso una maggiore autonomia nella gestione delle ore lavorative.

Tuttavia, ci sono vincoli e aspettative che devono essere rispettati. Generalmente, viene stabilita una fascia oraria di disponibilità durante la quale il dipendente deve essere reperibile per comunicazioni urgenti o meeting di team. Al di fuori di queste finestre, il lavoratore ha la libertà di organizzare il proprio tempo in base alle esigenze personali e ai compiti che deve svolgere.

Il contratto di lavoro o l'accordo individuale di smart working può specificare ulteriori dettagli sugli orari, come la durata minima e massima della giornata lavorativa, le pause obbligatorie e i giorni settimanali dedicati preferenzialmente al lavoro in sede. È importante che queste disposizioni siano chiaramente comunicate e comprese da entrambe le parti per evitare malintesi.

Pause e permessi

Le pause e i permessi nello smart working sono elementi fondamentali per mantenere un equilibrio tra lavoro e benessere personale, evitando il rischio di burnout o un sovraccarico lavorativo. Le pause sono essenziali per garantire la produttività e ridurre la stanchezza che può accumularsi durante le ore di lavoro prolungate davanti a uno schermo. Le normative italiane prevedono l'obbligo di pause, che dovrebbero essere rispettate anche nel contesto del lavoro agile.

In genere, si consiglia una pausa di almeno 15 minuti per ogni due ore di lavoro continuo, sebbene gli accordi specifici possano variare a seconda delle politiche aziendali. Le aziende dovrebbero chiarire tali regole nel contratto o nell'accordo di smart working, garantendo al dipendente la possibilità di disconnettersi durante i periodi di riposo.

Per quanto riguarda i permessi, questi sono concessi secondo le medesime condizioni previste dal contratto di lavoro tradizionale. Ciò include permessi per motivi di salute, obblighi familiari e altre necessità personali. Nell'ambito dello smart working, la richiesta e l'approvazione dei permessi possono avvenire attraverso strumenti digitali, facilitando il processo. 

Malattia e infortuni

Lo smart working non esonera i lavoratori dalla gestione di malattie e infortuni, che devono essere trattati come nel lavoro in presenza. In caso di malattia, il dipendente è tenuto a comunicare tempestivamente la propria indisponibilità al datore di lavoro, secondo quanto stabilito nel contratto o nelle direttive aziendali. L'assenza per malattia deve essere certificata da un medico, il quale invia la documentazione all'INPS, che lo notifica all'azienda.

Durante la malattia, il lavoratore non è tenuto a svolgere alcuna attività lavorativa, mantenendo gli stessi diritti e obblighi che avrebbe se operasse fisicamente in ufficio.

Gli infortuni rappresentano un aspetto delicato dello smart working, poiché possono verificarsi non solo nel contesto di eventi tradizionali, ma anche a casa. Se il lavoratore subisce un infortunio mentre svolge le sue attività lavorative da remoto, deve segnalare l'incidente al datore di lavoro il più presto possibile. L'infortunio sul lavoro è coperto dall'assicurazione INAIL, che tutela i lavoratori dipendenti anche nel contesto del lavoro agile. È essenziale che l'incidente venga dettagliatamente documentato, indicandone le cause e l'ambiente in cui è avvenuto, a supporto delle claim assicurative e delle indagini dell'azienda. 

Stipendio

Lo stipendio di un dipendente in smart working deve essere lo stesso dei colleghi che operano in sede. Il lavoro agile non prevede, infatti, variazioni nei termini retributivi base, garantendo che l'equità salariale sia mantenuta indipendentemente dal luogo in cui si svolgono le attività lavorative. 

Anche in modalità agile, il datore di lavoro può valutare e premiare la produttività attraverso gli stessi criteri adottati per i dipendenti in ufficio. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti che potrebbero influire sull'importo totale percepito. Ad esempio, elementi legati alla presenza fisica, come i buoni pasto, potrebbero essere ridefiniti in base alle politiche aziendali.

Alcune aziende possono offrire un'indennità per contribuire alle spese sostenute dai lavoratori per attrezzature e servizi necessari per il lavoro da remoto, come connessioni Internet o arretrati di bollette elettriche. Tale indennità dovrebbe essere chiaramente stipulata negli accordi individuali o nei contratti collettivi.

Ferie

Le ferie per i dipendenti in smart working seguono lo stesso regime normativo di quelle previste per i lavoratori che operano in sede. Questa modalità di lavoro, infatti, non modifica il diritto alle ferie maturate, poiché le stesse si basano sul contratto collettivo nazionale di lavoro applicabile e sulla normativa vigente.

I giorni di ferie vengono accumulati allo stesso modo e devono essere concordati con il datore di lavoro per garantire che l'assenza non influisca negativamente su progetti o scadenze aziendali. È fondamentale pianificare le ferie con un adeguato preavviso, tenendo conto delle esigenze operative dell'azienda e dei diritti del lavoratore a utilizzare i propri giorni di riposo in modo flessibile e conforme alle proprie necessità personali.  Le politiche aziendali relative alle ferie devono essere chiaramente comunicate e rispettate. 

Straordinari

Gli straordinari in smart working devono essere gestiti con la stessa attenzione e regolamentazione di quelli effettuati in ufficio. È cruciale definire chiaramente cosa costituisce lavoro straordinario, poiché la flessibilità dell'orario di lavoro agile può rendere ambiguo il concetto di 'orario oltre il normale'.

Le ore extra degli straordinari devono essere tracciate accuratamente tramite strumenti digitali predisposti dall'azienda, che garantiscano la trasparenza e l'affidabilità dei dati registrati. Il compenso per il lavoro straordinario segue le stesse tariffe stabilite dal contratto collettivo nazionale applicabile, assicurando che i dipendenti siano retribuiti equamente per il tempo e l'impegno aggiuntivi.

È importante che le politiche aziendali affrontino chiaramente come verranno calcolati, approvati e retribuiti gli straordinari perchè evitare lo sfruttamento dei lavoratori in smart working è essenziale. Le imprese possono anche stabilire meccanismi di compensazione sotto forma di tempo libero compensativo, invece del solo pagamento monetario. 

Il Trattamento di Fine Rapporto (TFR) rappresenta una somma spettante al lavoratore quando cessa il rapporto di lavoro subordinato, indipendentemente dal fatto che l'attività sia stata svolta in modalità tradizionale o in smart working. Il metodo di calcolo del TFR non subisce variazioni con il lavoro agile, poiché è basato su elementi retributivi e normativi stabiliti dal contratto collettivo nazionale di riferimento.

Questa retribuzione differita accumulata annualmente tiene conto della retribuzione lorda annua, divisa per 13,5, meno lo 0,5% destinato al contributo per il fondo di garanzia dell’INPS. Il TFR matura regolarmente durante il periodo di smart working, perché i presupposti contrattuali del rapporto di lavoro restano invariati e tutte le componenti della retribuzione figurano nella base di calcolo, pertanto spettano al lavoratore indipendentemente dalla modalità lavorativa adottata.

Contributi previdenziali e pensione

I contributi previdenziali per i dipendenti che lavorano in smart working sono regolati dalle stesse norme applicabili al lavoro tradizionale in ufficio. Il lavoro agile non modifica il diritto alla maturazione dei contributi, che continuano ad essere versati dal datore di lavoro all'INPS sulla base della retribuzione percepita dal dipendente.

Questi contributi sono essenziali per determinare l'ammontare della futura pensione del lavoratore. Essi vengono calcolati sulla base delle aliquote applicate alla retribuzione lorda e sono fondamentali per accumulare i periodi contributivi necessari per maturare il diritto alla pensione.

Anche se il lavoro viene svolto da remoto, non ci sono cambiamenti nella posizione contributiva del dipendente: lo smart working è considerato alla stregua del lavoro effettuato nei locali aziendali in termini di contribuzione. Per garantire che i contributi siano correttamente accreditati, è fondamentale che le aziende mantengano un'accurata registrazione delle ore lavorate e dei compensi versati. Le regole sull'accredito dei contributi in periodi di malattia, infortunio o congedo rimangono applicabili. 

Legge 104 e Smart Working

La Legge 104/1992 riveste un ruolo fondamentale nel contesto dello smart working, poiché offre tutele specifiche a lavoratori con disabilità o che assistono familiari disabili. Grazie a questa legge, i beneficiari possono accedere a permessi e agevolazioni lavorative, in modo da permettere di organizzare l'orario lavorativo in modo più compatibile con le necessità di assistenza.

 Lo smart working offre una valida alternativa per ridurre lo stress lavorativo, permettendo ai dipendenti di adempiere ai propri doveri assistenziali senza sacrificare la carriera. Un'implementazione efficace di questa modalità di lavoro contribuisce al benessere complessivo del dipendente, preservando l'equilibrio tra impegno lavorativo e responsabilità familiari.

Congedo parentale

Il congedo parentale è un diritto fondamentale per i lavoratori con figli, che consente di prendersi cura dei bambini nei primi anni di vita. I periodi di congedo parentale possono essere fruiti da uno dei genitori o da entrambi, purché il totale non superi un certo limite, in base alle normative italiane. Durante il congedo, il lavoratore ha diritto a percepire un'indennità economica, la cui percentuale varia a seconda dell'età del bambino e del tempo già usufruito.

Grazie alla flessibilità di orario e luogo offerta dallo smart working, molti genitori riescono a modulare meglio i propri impegni lavorativi e familiari. Questo permette un utilizzo più mirato del congedo, riservandolo a momenti in cui è davvero indispensabile un'assenza totale dal lavoro.

Le aziende devono chiarire le politiche relative al congedo parentale e come questo si integra con lo smart working, assicurando che i diritti dei lavoratori siano rispettati e che le opzioni per il congedo siano disponibili anche in un contesto lavorativo da remoto.

Diritti e tutele dei lavoratori in smart working

I lavoratori in smart working hanno diritto alla parità di trattamento economico e normativo rispetto ai colleghi in sede, al rispetto della privacy, e alla sicurezza sul lavoro. Inoltre, godono del diritto alla disconnessione, fondamentale per garantire un equilibrio sano tra vita professionale e personale.

Diritto alla disconnessione

Il diritto alla disconnessione è una tutela imprescindibile per i lavoratori in smart working, finalizzata a proteggere il tempo personale e prevenire sovraccarichi di lavoro. Questo diritto consente ai dipendenti di non essere reperibili al di fuori dell'orario di lavoro concordato, senza subire ripercussioni nelle relazioni professionali.

È essenziale per le imprese creare un ambiente che rispetti la disconnessione, promuovendo una cultura del lavoro sano e sostenibile. I contratti di smart working spesso includono disposizioni relative al diritto alla disconnessione, specificando gli intervalli temporali in cui il dipendente non è tenuto a intervenire. Garantire il rispetto di questo diritto aiuta a migliorare il benessere lavorativo, potenziando la produttività e riducendo il rischio di burnout tra i lavoratori, fornendo loro la possibilità di migliorare la loro salute mentale e fisica.

Sicurezza sul lavoro, infortuni e tutela INAIL

Nello smart working, la sicurezza sul lavoro resta una priorità fondamentale, nonostante il cambiamento del contesto operativo. I lavoratori devono continuare a svolgere le loro mansioni in un ambiente sicuro, anche al di fuori dei locali aziendali. È responsabilità del datore di lavoro fornire linee guida e strumenti necessari per garantire che lo spazio di lavoro a domicilio sia consono e sicuro.

In caso di infortuni, i lavoratori in smart working sono tutelati dall'INAIL come i loro colleghi in sede. Questo significa che, qualora si verifichi un incidente durante l'orario lavorativo, il dipendente può avanzare una richiesta di indennizzo all'Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro. La copertura INAIL si estende agli infortuni che avvengono nel luogo scelto per svolgere le attività lavorative, purché riconducibili direttamente alla prestazione di lavoro. 

Parità di trattamento economico e normativo

La parità di trattamento economico e normativo è un principio fondamentale che garantisce ai lavoratori in smart working gli stessi diritti riconosciuti ai dipendenti che operano in sede. Questo principio assicura che il passaggio al lavoro agile non comporti alcuna penalizzazione relativa allo stipendio, ai benefit o ad altri elementi contrattuali.

Sia le normative italiane sia gli accordi sindacali sottolineano come lo smart working debba rispettare la parità di condizioni, garantendo che ogni bonus o premio aziendale sia accessibile indipendentemente dalla modalità lavorativa. È importante che il contratto individuale o il regolamento aziendale espliciti chiaramente come vengono applicati i principi di parità in contesto di lavoro agile.

Qualsiasi differenza nel trattamento deve essere giustificata e documentata e non deve mai derivare unicamente dalla modalità di lavoro. 

Quali controlli sui dipendenti in smart working possono fare le aziende in modo legale

Le aziende che si avvalgono dello smart working possono effettuare condotti sui dipendenti nel rispetto della privacy del singolo e delle normative vigenti, tra cui il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e lo Statuto dei Lavoratori italiano, che limitano le modalità con cui un datore di lavoro può sorvegliare i dipendenti. Legalmente, le aziende possono implementare sistemi di controllo per monitorare l'attività lavorativa, purché questi siano chiaramente comunicati ai dipendenti e motivati da esigenze organizzative, produttive e di sicurezza.

L'uso di software per tracciare i tempi di accesso ai sistemi informatici o il completamento di compiti specifici può essere legittimo, ma deve rispettare la trasparenza e richiede il consenso informato del lavoratore. Le imprese devono fornire informazioni dettagliate sui metodi di controllo, spiegando come i dati verranno raccolti, utilizzati e conservati, assicurando che le procedure siano proporzionate allo scopo.

Inoltre, le tecnologie di monitoraggio non devono essere intrusive o violare illegittimamente la privacy. Il controllo remoto degli schermi, delle webcam o il tracciamento della posizione GPS, ad esempio, sono generalmente considerati eccessivi e inaccettabili senza un motivo legittimo specifico e comunicato. 

Quali sono gli obblighi e i doveri di un dipendente privato in smart working

Un dipendente privato in smart working ha una serie di obblighi e doveri che devono essere rispettati, come:

  • rispettare l'orario di lavoro concordato con il datore di lavoro, assicurandosi di essere reperibile durante le fasce orarie stabilite; 
  • rispettare i periodi di disconnessione; 
  • utilizzare correttamente gli strumenti di lavoro forniti dall'azienda, garantendo che attrezzature come computer e sistemi di rete siano impiegate esclusivamente per scopi lavorativi e che siano conformi alle normative di sicurezza;
  • garantire la protezione delle informazioni aziendali e trattare i dati personali con cura, evitando la divulgazione non autorizzata e seguendo le tutele previste dalla normativa sulla privacy;
  • segnalare in maniera tempestiva qualsiasi problema tecnico che potrebbe impedire il normale svolgimento delle attività lavorative;
  • rispettare le policy aziendali relative allo smart working, leggendo e comprendendo ogni protocollo o procedura che possa influire sul lavoro a distanza; 
  • notificare al datore di lavoro variazioni nel contesto lavorativo domestico che potrebbero influenzare la propria capacità di eseguire le mansioni affidate. Questo tipo di comunicazione aiuta a prevenire potenziali interruzioni e discontinuità nel servizio reso, consentendo anche al datore di adattare le misure di supporto necessarie.

Esempi di Smart Working applicati nei diversi CCNL

Lo smart working nei vari Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) è applicato con modalità che riflettono le specifiche esigenze di ogni settore. Nel CCNL Commercio, lo smart working è spesso utilizzato per i ruoli amministrativi e di back office, permettendo ai lavoratori di organizzare il proprio orario in modo flessibile, pur rispettando le fasce orarie di reperibilità indicate. Gli accordi prestabiliti consentono al personale di accedere a strumenti digitali aziendali, garantendo sicurezza e protezione dei dati.

Nel CCNL Metalmeccanici, lo smart working vale per coloro che hanno funzioni di progettazione e ricerca e sviluppo. Nel CCNL Bancari, molte istituzioni hanno integrato lo smart working in modo strutturato, riservando giorni specifici della settimana al lavoro da remoto, con un'attenzione particolare alla sicurezza dei dati finanziari. In questo contesto, i dipendenti utilizzano piattaforme dedicate per la gestione delle operazioni quotidiane mantenendo la conformità regolamentaria.

 Ogni CCNL specifica, dunque, modalità e criteri di accesso allo smart working, che devono essere dettagliati negli accordi individuali. Le differenze nei contratti collettivi nazionali rispecchiano le dinamiche di ciascun settore e la necessità di adattare il lavoro agile alle specifiche esigenze lavorative e di servizio.

Come funziona lo smart working nel contratto nazionale (CCNL) dei bancari

Nell'ambito del CCNL dei bancari, per esempio, lo smart working è disciplinato come una modalità lavorativa che consente di ottimizzare l'efficienza operativa e il benessere dei dipendenti. Questo contratto definisce linee guida specifiche per l'implementazione del lavoro agile, mirando a garantire sia la continuità dei servizi bancari sia la qualità del lavoro del personale.

Le banche hanno introdotto giornate dedicate al lavoro agile, facilitando l'equilibrio tra lavoro in ufficio e remoto, pianificate in modo da non compromettere la sicurezza dei dati, dato l'alto livello di riservatezza richiesto nel settore finanziario. Gli istituti bancari mettono a disposizione tecnologie avanzate, come connessioni VPN sicure, per permettere ai dipendenti di accedere in modo sicuro ai sistemi interni.

Gli orari vengono generalmente concordati tra dipendente e responsabile e la produttività è misurata in base agli obiettivi raggiunti piuttosto che alle ore lavorative tradizionali. Le politiche di smart working possono variare leggermente tra le diverse banche a seconda delle dimensioni e della presenza territoriale, ma tutte puntano a mantenere un alto livello di servizio per i clienti, assicurando al contempo il rispetto delle normative e dei contratti collettivi. 

Smart working nel CCNL Commercio, come viene regolato

Nell'ambito del CCNL Commercio, lo smart working è regolato attraverso una serie di norme che mirano a favorire una maggiore flessibilità lavorativa senza compromettere la qualità del servizio offerto ai clienti. Questo contratto collettivo prevede che il lavoro agile possa essere utilizzato prevalentemente per ruoli che non richiedono una presenza fisica continua, come quelli amministrativi o di gestione interna.

L'accordo sullo smart working deve essere formalizzato tramite un'intesa scritta tra il datore di lavoro e il dipendente, che  specifica le modalità di esecuzione del lavoro, i tempi di disconnessione, e le misure per la sicurezza dei dati. È essenziale che queste modalità rispettino le normative sulla privacy e tutelino la sicurezza delle informazioni trattate.

Le aziende del settore commercio forniscono i mezzi tecnici necessari per lo smart working, come computer e connessioni sicure, per garantire che i lavoratori svolgano le loro funzioni al massimo dell'efficienza senza dover sopportare costi aggiuntivi. La gestione degli orari è generalmente lasciata a un accordo bilaterale, nel quale il lavoratore può proporre la propria disponibilità, che deve tuttavia essere compatibile con le esigenze aziendali. 

Smart working nelle aziende italiane, esempi di applicazione

Lo smart working è stato implementato con successo in numerose aziende italiane, dimostrando una notevole flessibilità e adattamento tra differenti settori e dimensioni aziendali. Aziende come Eni e Banca Intesa hanno adottato modelli di lavoro agile per migliorare l'efficienza operativa e il benessere dei dipendenti.

Numerose altre aziende, anche di piccola e media dimensione hanno seguito linee guida innovative. Si tratta di esempi che indicano come l'adozione dello smart working implica l'uso di strumenti tecnologici ma anche una revisione culturale che miri soprattutto ai risultati e alla flessibilità. 

Smart Working in Eni, regole e funzionamento

In Eni, lo smart working è regolato da una serie di linee guida che ne facilitano l'implementazione e ne promuovono i vantaggi sia per l'azienda che per i dipendenti.

La multinazionale ha sviluppato una policy di smart working che consente ai propri dipendenti di lavorare da remoto per un determinato numero di giorni alla settimana, equipaggiandoli con strumenti digitali adeguati per mantenere la produttività. L'azienda ha anche istituito piattaforme di collaborazione virtuale per facilitare la comunicazione tra team, garantendo comunque la sicurezza delle informazioni tramite soluzioni IT avanzate, e un sistema per il controllo della produttività basato sul raggiungimento di obiettivi concordati, piuttosto che sulla semplice presenza fisica del dipendente.

Come funziona lo smart working in Banca Intesa

Anche Banca Intesa ha promosso lo smart working creando un ambiente di lavoro flessibile che pone l'accento sul raggiungimento degli obiettivi piuttosto che sulla presenza fisica. Ai dipendenti della Banca è consentito lavorare da remoto per alcune giornate a settimana, a seconda delle esigenze specifiche di ruolo e reparto.

Questa flessibilità è supportata da una robusta infrastruttura IT che assicura connessioni sicure tramite VPN e utilizzo di software di collaborazione per mantenere continui i contatti tra i team. Ogni dipendente è dotato di strumenti che rispettano gli standard di sicurezza e sono previste sessioni di formazione regolare su come gestire dati e informazioni in remoto senza compromettere la sicurezza.

Per quanto riguarda la gestione del lavoro, Banca Intesa adotta un approccio basato sugli obiettivi, incentivando i dipendenti a concentrarsi sui risultati piuttosto che sul tempo trascorso davanti allo schermo. 

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