Quando e come una fotocopia anche non autenticata può avere valore legale e fa prova in giudizio per Cassazione (18668)

Il valore legale attribuito alle riproduzioni di documenti riveste una notevole rilevanza nei procedimenti giudiziari e amministrativi italiani. Spesso, la corretta gestione della fotocopia non autenticata, ovvero la semplice riproduzione cartacea di un documento senza certificazione di conformità, può incidere sull'esito di un giudizio. La Corte di Cassazione ha più volte avuto l'occasione di precisare i criteri di valutazione dell'efficacia probatoria di questi documenti, indicando con chiarezza il quadro normativo di riferimento e i principi di diritto da applicare.
In questa prospettiva, la giurisprudenza di legittimità svolge un ruolo determinante nell'orientare la prassi degli operatori del diritto e dei cittadini che si trovano a gestire atti, notifiche e comunicazioni basate su riproduzioni.

La Suprema Corte chiarisce i presupposti giuridici e operativi che stabiliscono se, e in quali casi, una fotocopia priva di autentica possa essere equiparata a un originale o se, invece, è suscettibile di contestazione efficace, con conseguente necessità della produzione dell'originale ai fini probatori. La recente ordinanza della Cassazione n. 18668/2025 si inserisce in questa cornice, fornendo elementi interpretativi rilevanti.

Rilevanza delle fotocopie non autenticate nel processo tributario

Nel procedimento tributario la produzione di documenti in forma di fotocopia non autenticata è prassi diffusa, sia da parte degli enti impositori sia dei contribuenti. Il valore legale di queste riproduzioni è regolato dall'articolo 2719 del codice civile, che permette di attribuire alle copie, anche non autenticate, la stessa efficacia dell'originale a condizione che la loro conformità non sia espressamente contestata dalla controparte:

• La facilità di accesso e produzione delle copie non autenticate agevola l'istruttoria dei procedimenti, ma introduce anche margini di rischio riguardo alla fedeltà rispetto all'originale.
• In numerose controversie, soprattutto in materia di cartelle esattoriali e notifiche, l'amministrazione produce fotocopie di atti che il contribuente può ritenere difformi dall'originale oppure non imputabili a sé.
• Secondo la normativa vigente, una semplice copia può dunque essere ritenuta piena prova, qualora la parte che abbia interesse non eserciti in modo tempestivo e corretto il disconoscimento previsto.

I giudici hanno chiarito che, qualora una parte si limiti a contestare genericamente la validità della fotocopia non autenticata, la stessa verrà considerata riconosciuta, con effetti sostanziali e probatori identici all'originale. Il tema acquisisce rilevanza anche alla luce dell'aumento delle notifiche elettroniche e della digitalizzazione della documentazione amministrativa, per cui l'aspetto della conformità della copia all'originale richiede un costante aggiornamento interpretativo.

Il disconoscimento di una fotocopia: strumenti e modalità

Il disconoscimento della conformità di un documento presentato in copia rappresenta uno strumento essenziale per chi desideri impedire che una semplice riproduzione venga utilizzata come piena prova. Si tratta di un diritto riconosciuto dall'art. 2719 del codice civile, che richiede tuttavia una procedura precisa e puntuale affinché sia efficace.
La giurisprudenza della Cassazione ha ribadito che, per contestare la validità probatoria di una fotocopia non autenticata, il disconoscimento deve manifestarsi formalmente e dovrebbe indicare in modo specifico i motivi, gli elementi o le parti che si ritengono non corrispondenti all'originale. Meramente affermare la non conformità senza dettagli o spiegazioni può rendere la contestazione inefficace.

Grazie a questa impostazione, la parte che intenda avvalersi del documento deve essere pronta, ove richiesto, a presentare l'originale, pena il venir meno dell'efficacia probatoria della copia contestata in forma corretta.

Tempistiche e oneri del disconoscimento

Il disconoscimento, affinché sia ritenuto tempestivo e rilevante, deve essere formulato al più tardi alla prima udienza, oppure nella prima memoria difensiva successiva alla produzione del documento oggetto di contestazione. Questa disciplina viene applicata sia nei processi civili sia nei procedimenti tributari, con particolare attenzione ai termini previsti dagli articoli 214 e 215 del codice di procedura civile:

• La mancata contestazione nella prima occasione utile equivale a un tacito riconoscimento.
• Tocca alla parte che disconosce indicare dettagliatamente quale aspetto della copia si ritiene difforme dall'originale.
• In caso di disconoscimento tempestivo e motivato, il soggetto che ha prodotto la copia dovrà fornire l'originale per evitare la perdita del valore probatorio del documento.

Specificità e requisiti del disconoscimento: quando è valido

L'efficacia del disconoscimento dipende dalla sua specificità, come chiarito dalla Cassazione nella citata ordinanza. Una contestazione generica o confusa è equiparata all'assenza di contestazione, con la conseguente piena validità della fotocopia. Gli elementi che conferiscono legittimità alla contestazione includono:

• Individuazione precisa del documento e delle parti contestate, specificando se si tratta della scrittura, della sottoscrizione o dell'intero contenuto.
• Dettaglio delle ragioni per cui la copia sarebbe differente o non conforme rispetto all'originale.
• Utilizzo di termini chiari e non ambigui, tali da mettere la controparte in condizione di produrre la documentazione originale e permettere al giudice di valutare l'eccezione.

Si nota come la Corte inviti a evitare formulazioni meramente di stile o opponibili “al buio”: un esempio di contestazione efficace può riferirsi a una presunta alterazione della data, a un'aggiunta o cancellazione, o a una diversa intestazione. Se la contestazione riguarda la sottoscrizione, dovrà essere motivata sul punto della grafia o della leggibilità degli elementi essenziali.
Il giudice, in presenza di un disconoscimento specifico, dovrà invitare la parte a produrre l'originale. Nel caso in cui l'originale sia irreperibile per causa non imputabile a chi l'ha prodotto, è ammesso ricorrere a mezzi di prova alternativi, ma la portata probatoria della fotocopia viene sensibilmente ridotta.

I principi della Cassazione sull'efficacia probatoria delle copie

Il consolidato orientamento della Corte di Cassazione interpreta l'art. 2719 c.c. nel senso che le copie meccaniche, comprese le fotocopie non autenticate, hanno efficacia probatoria equiparata all'originale solo se la loro conformità non viene formalmente contestata. Il meccanismo è funzionale a prevenire comportamenti dilatori e a favorire una celere ed efficace istruttoria documentale. Secondo la Suprema Corte:

• La mancata contestazione specifica comporta il riconoscimento della copia, sia nella sua forma sia nel contenuto e nella sottoscrizione.
• L'onere probatorio si sposta sulla parte che produce la copia solo se sussiste un disconoscimento tempestivo e dettagliato.
• Nelle controversie in materia fiscale, i giudici tributari sono tenuti ad applicare tali principi anche alle documentazioni che riguardano notifiche di atti, cartelle di pagamento o comunicazioni dell'Agenzia delle Entrate.
• Una contestazione basata unicamente sulla rilevanza della prova, anziché sulla difformità materiale della copia, è inammissibile ai fini del disconoscimento.

La giurisprudenza segnala inoltre che la contestazione circostanziata permette un effettivo contraddittorio tra le parti e consente al giudice di valutare la validità della documentazione prodotta. Alcuni esempi pratici sottolineano come un disconoscimento relativo alla sola presenza di una firma illeggibile, senza specificazioni ulteriori, sia insufficiente; parimenti, contestazioni parziali obbligano la controparte a integrare la prova solo per gli aspetti oggetto di eccezione motivata.

Prove alternative e limiti in assenza dell'originale

Nel caso in cui risulti impossibile produrre l'originale di un documento, per cause non imputabili a chi lo ha presentato in copia, resta aperta la possibilità di provare il contenuto del documento attraverso mezzi di prova alternativi. Tale evenienza è riconosciuta quando l'originale non sia più esistente o non reperibile, ad esempio per eventi calamitosi, smarrimento involontario o perdita senza dolo:

• Si può ricorrere a testimonianze, altri documenti, o consulenze tecniche, all'interno dei limiti previsti dagli articoli 214, 215 e 2719 c.c.
• Nel caso di firme contestate, se l'originale manca, il giudice può disporre una consulenza tecnica anche sulla fotocopia, purché l'oggetto dell'accertamento sia limitato alle verifiche compatibili con tale supporto.
• I risultati acquisiti su copia hanno però carattere indiziario e sono oggetto di libera valutazione giudiziale solo se corroborati da ulteriori riscontri.

La Cassazione ha statuito che il valore della fotocopia non autenticata non equivale mai automaticamente a piena prova in assenza dell'originale e di fronte a disconoscimento valido, ma può concorrere, come elemento accessorio, a formare il convincimento del giudice, soprattutto quando supportato da altri elementi istruttori.

Gli oneri probatori rimangono dunque bilanciati: chi introduce una copia deve essere in grado di procurare l'originale o di giustificare documentalmente l'impossibilità. In caso contrario il valore probatorio della copia ne risente sensibilmente.

Questi principi trovano applicazione anche nella crescente casistica di dematerializzazione documentale e digitalizzazione dei processi amministrativi e tributari, in cui la coerenza tra supporto digitale e analogico assume rilevanza centrale per giudici e operatori.