Registro elettronico scuola: nuove regole e obbligo di accesso con Spid. Da quando e come saranno in vigore

Negli ultimi mesi, la gestione digitale della didattica nelle scuole italiane ha vissuto un passaggio decisivo: la consultazione del registro elettronico si lega ora all’obbligo di autenticazione tramite identità digitale certificata. Una misura nata per rafforzare la sicurezza degli accessi ai servizi scolastici, semplificare la frammentazione di credenziali e garantire una protezione più efficace dei dati personali di studenti, docenti e famiglie.

Il registro elettronico si è affermato in Italia come strumento chiave per consultare assenze, voti, compiti e comunicazioni tra scuola e famiglia. Dal gennaio 2026, però, l’accesso non sarà più consentito con username e password tradizionali forniti dalle scuole, ma richiederà l’utilizzo esclusivo di SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o Carta d’Identità Elettronica (CIE). Questa novità, prevista dal DDL Semplificazioni (Legge 182/2025), coinvolge oltre 7 milioni di studenti e più di 15 milioni di genitori sull’intero territorio nazionale.

L’aggiornamento normativo allinea l’Italia agli standard digitali della Pubblica Amministrazione: servizi pubblici, inclusi quelli scolastici, devono ora essere accessibili solamente tramite identità digitale. 

Accesso al registro elettronico con SPID e CIE: cosa cambia per famiglie, studenti e scuole

L'accesso al registro elettronico di scuola tramite Spid o Carta d’Identità Elettronica rappresenta, per le scuole italiane, una delle trasformazioni amministrative più significative degli ultimi anni. La principale differenza rispetto al passato riguarda la natura delle credenziali: le password fornite in autonomia dai singoli istituti cessano di esistere; in loro vece, la sorveglianza delle informazioni scolastiche passa attraverso strumenti d’identificazione digitale riconosciuti a livello statale.

Per le famiglie, la modifica è sostanziale: i genitori degli alunni del primo ciclo (primaria e secondaria di primo grado) saranno gli unici a poter accedere direttamente al registro. Gli studenti fino alla terza media, dunque, perdono la facoltà di consultazione autonoma: potranno prendere visione di voti, assenze o comunicazioni ufficiali solo tramite le credenziali dei genitori o di chi ne esercita la responsabilità genitoriale. In questa fascia d’età si segna così una netta distinzione tra la dimensione domestica e quella scolastica della vita digitale.

Per i ragazzi delle scuole superiori resta, invece, il diritto all’accesso personale viene mantenuto: studenti dai 14 anni in su possono consultare il registro digitale a patto di avere anch’essi una propria identità SPID o CIE, elemento che amplia la responsabilità nel gestire i dati e l’autonomia nella consultazione degli elementi disciplinari e didattici.

Perché si è scelto questo percorso? Dal punto di vista normativo, la transizione nasce dall’esigenza di:

• Uniformare le modalità di accesso ai servizi scolastici rispetto agli altri portali istituzionali;
• Rafforzare la protezione dei dati sensibili, riducendo il rischio di accessi impropri derivanti da password semplici e spesso condivise;

Sul fronte pratico, si evidenziano diverse novità:

• Le credenziali fornite precedentemente dalle scuole non saranno più valide.
• L’identità SPID, fino a poco tempo fa gratuita, è diventata in parte a pagamento: i principali provider richiedono oggi un canone annuo; la CIE resta l’alternativa gratuita, pur comportando procedure aggiuntive per l’abilitazione.
• Le scuole paritarie, al pari di quelle statali, sono soggette dall’anno scolastico 2025/26 allo stesso obbligo di adozione del registro digitale (ai sensi dell’articolo 31-bis 1 del Decreto-Legge n. 45/2025).

Rilevanti sono gli impatti sull’organizzazione interna: le segreterie non dovranno più gestire molteplici richieste di recupero password o fornire account individuali a ogni nuovo iscritto, ma dovranno offrire supporto informativo alle famiglie che riscontrano difficoltà nella transizione verso SPID e CIE.

Dal punto di vista pedagogico, la riforma solleva alcune domande sulla responsabilizzazione degli studenti e sull’educazione all’uso consapevole degli strumenti digitali. Privare i più giovani dell’accesso diretto al registro significa centralizzare il controllo nelle mani degli adulti, con l’intento di proteggere i minori, ma rischiando di dilatare il gap di autonomia digitale. Alcuni dirigenti hanno già segnalato come questa centralizzazione comporti un potenziale rallentamento nello sviluppo delle competenze digitali degli studenti più giovani.

Il confronto europeo e internazionale mostra come il modello italiano, da gennaio 2026, si avvicini agli standard di sicurezza già applicati in diverse nazioni, ma mantenga alcune peculiarità, soprattutto nella fascia di età 6-13 anni. In altri Paesi europei, come Finlandia e Germania, l’accesso è invece più bilanciato tra studenti e famiglie, a seconda della valutazione dell’età e della maturità digitale, mentre in Stati Uniti e Australia l’autonomia progressiva dello studente rimane un pilastro nell’utilizzo delle piattaforme digitali scolastiche.

Sul piano della privacy, la novità porta in Italia una gestione più strutturata delle informazioni riservate: SPID e CIE, rispetto a Set di credenziali autonome, garantiscono una tracciabilità migliore degli accessi e riducono drasticamente il rischio di utilizzi impropri degli account da parte di persone non autorizzate.

Un ulteriore aspetto operativo riguarda i docenti e il personale amministrativo: anche in questo caso sarà necessario autenticarsi tramite identità digitale per accedere e aggiornare le piattaforme online scolastiche. Le azioni di gestione classe, inserimento voti, comunicazioni e caricamento circolari saranno così riconducibili al singolo operatore, aumentando la responsabilità e la trasparenza sui dati inseriti.

Quando e come entrano in vigore le nuove disposizioni: obblighi, tempistiche e criticità pratiche

L’entrata in vigore delle nuove regole è scandita dal DDL Semplificazioni 2025, che ha previsto una transizione graduale verso l’obbligo di autenticazione digitale. La legge, approvata a dicembre, stabilisce che tutte le scuole pubbliche e paritarie devono adeguare i propri sistemi informatici per garantire l’accesso esclusivo tramite SPID o CIE. Ad oggi, la maggior parte degli istituti ha già avviato il processo di conversione e le vecchie credenziali fornite dagli istituti sono disabilitate nel corso delle prime settimane del 2026.

Nonostante l’obbligo sia sancito, la tempistica effettiva di attuazione può differire leggermente tra regione e regione, proprio in funzione di differenze infrastrutturali (connessione internet, aggiornamento software e fornitura hardware) e della velocità nell’adozione delle nuove procedure da parte delle segreterie scolastiche. La normativa non prescrive un termine unico per l’attivazione, ma la transizione dovrebbe essere completata, per la gran parte degli istituti, entro poche settimane dall’inizio del 2026.

Gli obblighi per famiglie e studenti sono oggi i seguenti:

• Genitori e tutori devono attivare un’identità digitale statale per poter consultare qualsiasi informazione sul percorso scolastico dei figli nel primo ciclo;
• Studenti delle superiori sono chiamati a crearsi un proprio SPID o a utilizzare la Carta d’Identità Elettronica (CIE) personale per monitorare voti, assenze e comunicazioni;
• Forze amministrative e docenti devono anch’essi dotarsi di SPID/CIE per comunicazioni ufficiali e gestione delle informazioni scolastiche online.

Permangono alcune criticità pratiche:

• Non tutte le famiglie risultano ancora connesse al sistema SPID o hanno una CIE già attiva; per alcune serve l’attivazione presso il Comune e un dispositivo abilitato.
• L’introduzione dei canoni annuali per SPID presso alcuni identity provider comporta un nuovo onere economico, sebbene la CIE resti gratuita (ma richiede hardware appropriato, spesso uno smartphone con NFC).
• Non tutti i genitori sono informati o hanno ricevuto comunicazione diretta della necessità di attivare l’identità digitale, generando un rischio concreto di esclusione temporanea dalle informazioni scolastiche essenziali.
• I dirigenti scolastici e l’Associazione nazionale presidi hanno avanzato la proposta di uno SPID «scolastico» gratuito e dedicato, soluzione al momento non ancora ufficializzata.

I rischi della mancata preparazione tecnologica riguardano in primo luogo le fasce di popolazione meno digitalizzate, che potrebbero incontrare difficoltà con l’iter di attivazione o l’uso dei dispositivi necessari. Le scuole sono state invitate a predisporre supporto informativo e a facilitare la transizione, ma l’adeguamento richiede ancora uno sforzo coordinato tra amministrazioni, famiglie e fornitori tecnologici.