Rimborsi cene, pranzi, taxi, alloggio e mezzi di trasporto: regole e istruzioni per dipendenti con nuova norme

Nuove normative entrate in vigore dal 2026 limitano l'uso del contante per le spese di rappresentanza, pasti fuori sede, spostamenti in taxi, pernottamenti e utilizzo di altri mezzi di trasporto. La riforma nasce dall'esigenza di rendere più trasparenti e verificabili i rimborsi, monitorando il flusso di denaro e riducendo le aree d'incertezza interpretativa per aziende e lavoratori.

Al centro delle istruzioni vi è l'obbligo di tracciabilità dei pagamenti e una netta distinzione tra i servizi rimborsabili, sia sotto il profilo fiscale sia documentale. Queste innovazioni incidono sulla gestione delle note spese, sulla deducibilità dei costi e sul calcolo delle somme imponibili o esenti in busta paga.

Obbligo di tracciabilità: strumenti di pagamento ammessi e limiti all'uso del contante

Con le nuove disposizioni, spese come pranzi, cene di lavoro, soggiorni in hotel e viaggi in taxi devono essere pagate usando strumenti tracciabili per consentire il rimborso esente da imposizione fiscale. Nello specifico, l'esenzione è condizionata dalla possibilità di identificare il soggetto che sostiene il pagamento e quello che lo riceve, ad esempio tramite:

• carte di credito, debito o prepagate (aziendali o personali);
• app di pagamento autorizzate (quali Satispay, SumUp, PostePay);
• bonifici bancari o postali;
• transazioni mediante PagoPA, MAV o bollettini postali.

I pagamenti in contante restano consentiti solo per specifiche voci di spesa, come i biglietti di trasporto pubblico di linea (ad esempio autobus, treni, aerei e navi), che possono ancora essere acquistati anche senza strumenti elettronici. In tutti gli altri casi, l'utilizzo del contante comporta la perdita dell'esenzione fiscale: il rimborso sarà assimilato a reddito imponibile e tassato in busta paga. Le linee guida fornite dalle istituzioni richiedono che la modalità di pagamento sia chiaramente indicata nei documenti giustificativi. Ad esempio, se la fattura di un hotel o la ricevuta del ristorante riporta l'indicazione di pagamento elettronico, ciò è considerato sufficiente per dimostrare la tracciabilità.

Ove la specifica non sia presente, il lavoratore deve allegare ulteriore prova, come estratto conto bancario o ricevuta digitale, oscurando eventualmente le voci non attinenti per tutelare la privacy. Rimane prioritario, inoltre, scegliere sempre metodi elettronici laddove disponibili, in quanto il contante rappresenta un rischio di indeducibilità per l'azienda e di maggiore tassazione per il dipendente.

Regole per i rimborsi di taxi e trasporti non di linea

Una delle novità riguarda i rimborsi delle corse in taxi o servizi NCC (noleggio con conducente). L deducibilità e l'esenzione fiscale sono subordinate all'avvenuto pagamento con modalità tracciabile, senza eccezioni. Vale quindi quanto segue:

• Tutte le corse sostenute devono essere pagate con carta, bonifico o app autorizzata;
• La documentazione è composta almeno dalla ricevuta del trasporto, dalla descrizione del tragitto e dall'indicazione della modalità di pagamento;
• Pagamenti in contanti rendono il rimborso tassato come retribuzione e comportano la perdita del beneficio per l'azienda.

La stessa disciplina si applica quando il trasporto avviene tramite piattaforme di mobilità e servizi innovativi, al fine di evitare elusioni. La verifica dell'effettiva tracciabilità è responsabilità sia del dipendente sia degli uffici amministrativi coinvolti.

Rispetto al passato, questo introduce una maggiore responsabilità personale per il lavoratore, che deve assicurarsi preventivamente di poter pagare elettronicamente ed ottenere la relativa ricevuta, pena la tassazione della somma ricevuta. Le aziende, invece, sono chiamate ad aggiornare le proprie regole interne per rendere la procedura chiara, uniforme e facilmente monitorabile.

Eccezioni e particolarità nei rimborsi: mezzi di trasporto di linea e indennità chilometrica

Il legislatore ha previsto alcune eccezioni importanti alla rigida tracciabilità. Nello specifico, i biglietti di mezzi pubblici di linea come treni, autobus, metropolitane, aerei e navi possono essere ancora acquistati in contanti, purché sia comunque attestata l'effettività della spesa sostenuta in funzione della trasferta. La ricezione del biglietto con data, percorso e importo è sufficiente ai fini della documentazione.

Un'ulteriore eccezione riguarda l'indennità chilometrica riconosciuta al dipendente che utilizza il proprio veicolo per motivi lavorativi. Queste somme sono escluse dall'obbligo di tracciabilità, essendo calcolate sulla base delle tabelle ACI e riconoscendo costi di percorrenza, usura e manutenzione. La disciplina oggi si applica sia alle trasferte fuori sede sia agli spostamenti interni al comune, a condizione che siano giustificati e che sia dimostrato il collegamento funzionale all'attività lavorativa.

I rimborsi aggiuntivi (parcheggi, pedaggi autostradali) restano detassati se accompagnati da idonea prova di pagamento e dall'identificazione del mezzo impiegato. La precisione nella raccolta di queste informazioni tutela sia il lavoratore sia l'azienda in sede di possibili controlli futuri.

Le diverse modalità di rimborso: forfettario, analitico e misto

I rimborsi spese, anche per le auto, possono seguire tre differenti modalità, ciascuna con conseguenze fiscali diverse:

• Forfettario: consiste nell'erogazione di un importo giornaliero predeterminato dall'azienda. In questo caso non è necessario allegare documentazione dettagliata delle spese sostenute, ma le somme sono generalmente soggette a limiti predeterminati dalla normativa di riferimento (es. 46,48 euro/giorno in Italia per trasferte senza vitto e alloggio inclusi). L'indennità forfettaria risulta esente dai vincoli di tracciabilità introdotti per le altre modalità.
• Analitico (o a piè di lista): il lavoratore ottiene il rimborso delle spese documentate (ricevute, fatture o scontrini fiscali riferiti a pranzi, hotel, taxi, etc.), previa verifica e approvazione aziendale. Le nuove regole impongono la tracciabilità del pagamento per ottenere la piena esenzione dalle imposizioni. Le voci soggette devono essere sempre comprovate da un ampio corredo documentale.
• Misto: combina una quota giornaliera fissa e il rimborso di alcune spese specifiche, ad esempio una diaria più il rimborso analitico di taxi o pernottamenti congiuntamente documentati. Questa soluzione richiede ancora maggiore attenzione per la corretta applicazione delle norme, perché i criteri di esenzione possono differire a seconda della voce.

La scelta del modello di rimborso incide sulla deducibilità delle spese e sulla tassazione per il dipendente: non tutte le formule consentono la totale esenzione.

Rimborsi per spese di vitto e alloggio: condizioni di esenzione fiscale e best practice documentale

Le spese sostenute per pasti e pernottamenti rappresentano voci monitorate dall'Amministrazione finanziaria. L'applicazione dell'esenzione fiscale è ora subordinata a requisiti stringenti. In primo luogo, il pagamento deve avvenire, ove richiesto con strumenti tracciabili. In secondo luogo, le spese devono essere documentate. La documentazione comprende:

• ricevute e/o fatture intestate (anche digitali), che devono dettagliare natura, data e importo della spesa;
• indicazione chiara della modalità di pagamento (la dicitura pagamento eseguito con modalità elettronica sostituisce eventuali altri giustificativi);
• estratto conto bancario solo in caso di smarrimento e per voci residuali, con oscuramento delle informazioni non pertinenti.

Le condizioni di deducibilità e di esclusione dall'imponibile variano anche in funzione della località della trasferta e della tipologia di rimborso. Per esempio, la maggior parte delle indennità forfettarie si basa su massimali definiti dal Tuir (art. 51), mentre per le spese analitiche occorre dimostrare che siano riferibili all'esigenza lavorativa e che siano congrue.

Best practice raccomandate prevedono la predisposizione di policy aziendali chiare sulla rendicontazione, modelli standardizzati di nota spese e formazione periodica ai dipendenti per evitare errori e contestazioni. Ciò ottimizza la gestione interna e rafforza la posizione aziendale in sede di controlli.

Gestione, conservazione e utilizzo della documentazione

Tutte le spese che si intendono rimborsare devono essere supportate da ricevute, fatture o scontrini in originale o in formato elettronico. È determinante che la documentazione riporti chiaramente i dati identificativi del prestatore, la data, la tipologia della prestazione e soprattutto la modalità di pagamento adottata.

Le linee guida prevedono che, dove possibile, venga indicata esplicitamente la dicitura pagamento elettronico sui documenti di spesa; ciò evita la necessità di allegare altri giustificativi. In caso di anomalie o perdita dei documenti, è ammesso l'utilizzo dell'estratto conto bancario/fondi elettronici oscurando tutte le voci non pertinenti, garantendo al tempo stesso privacy ed efficacia probatoria.

La conservazione deve essere attuata per tutto il periodo previsto per eventuali controlli fiscali, adottando sistemi che ne consentano la facile reperibilità e presentazione. La tracciabilità del percorso amministrativo delle note spese è ora elemento da valutare con attenzione nel disegno dei processi aziendali.

Cosa fare per adeguarsi alle nuove norme

L'entrata in vigore delle nuove norme richiede un aggiornamento delle procedure operative interne. Le imprese sono chiamate a revisionare le policy sulle trasferte, ad aggiornare i modelli di nota spese e a formare il personale su obblighi e modalità consentite. È essenziale stabilire:

• processi chiari di controllo e autorizzazione delle trasferte e delle relative spese;
• procedure di raccolta e verifica dei documenti giustificativi, privilegiando versioni digitali e tracciabili;
• linee di comunicazione permanenti con i propri dipendenti per prevenire errori nel pagamento e rendicontazione;
• l'uso di software e strumenti tecnologici idonei alla dematerializzazione e archiviazione della documentazione.

Dal punto di vista dei lavoratori, è necessario prestare attenzione alle modalità di pagamento, conservare tutte le prove documentali e attenersi rigorosamente alle indicazioni aziendali. I rischi legati a richieste di rimborso non conformi comprendono sia l'aumento del carico fiscale personale sia la responsabilità patrimoniale per l'azienda in caso di accertamenti negativi.