Le nuove regole e tasse su rimborsi trasferte aziendali e chilometrici per le auto in manovra finanziaria e decreto Irpef-Ires

Le novità introdotte dalla manovra finanziaria 2025 e dal decreto legislativo Irpef-Ires sono una svolta nella gestione fiscale e contributiva dei rimborsi per trasferte e delle indennità chilometriche. Le nuove disposizioni vanno nella direzione di garantire maggiore tracciabilità e trasparenza, ma comportano anche cambiamenti per aziende e lavoratori.

Da gennaio 2025, entrano in vigore norme che interessano sia le trasferte fuori dal Comune sia quelle comunali, con modifiche alle modalità di esenzione fiscale e contributiva. Vediamo tutto:

• Rimborsi trasferte, nuove regole per fuori e dentro il Comune
• Indennità chilometriche, tracciabilità e nuove modalità di esenzione

Rimborsi trasferte, nuove regole per fuori e dentro il Comune

Le trasferte sono suddivise in due categorie, con regole distinte per quelle effettuate fuori dal Comune e quelle nel Comune di lavoro. Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi disciplina le modalità di trattamento fiscale di indennità e rimborsi, distinguendo tra indennità forfettarie e rimborsi analitici.

Per le trasferte fuori dal Comune, le nuove norme mantengono l’esenzione fiscale e contributiva per i rimborsi analitici di spese come vitto, alloggio, trasporto e viaggio, a condizione che siano sostenute tramite strumenti di pagamento tracciabili. Si tratta di carte di credito, bancomat, assegni bancari e app digitali che garantiscono la tracciabilità della transazione. La tracciabilità è importante anche per i pagamenti effettuati per taxi e noleggi con conducente, classificati come autoservizi pubblici non di linea.

Per le trasferte nel Comune, la novità riguarda i rimborsi spese di trasporto. Dal 2025 non sarà più necessario fornire una documentazione dettagliata del vettore per dimostrare la spesa: sarà sufficiente che il dipendente fornisca una prova documentale che comprovi il costo sostenuto.

Le nuove norme comportano un impatto operativo per le aziende, che dovranno adeguare le proprie travel policy per conformarsi ai requisiti di tracciabilità e documentazione richiesti. Saranno necessarie modifiche nei processi interni per garantire che tutte le spese rimborsabili siano sostenute tramite strumenti di pagamento idonei.

Per i lavoratori, la possibilità di comprovare le spese di trasporto con modalità più flessibili elimina alcune complessità burocratiche. L’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili comporta una maggiore responsabilità nella gestione delle proprie spese, che dovranno essere documentate per evitare controversie con il fisco.

Indennità chilometriche, tracciabilità e nuove modalità di esenzione

Le indennità chilometriche sono una componente fondamentale per i lavoratori che utilizzano il proprio veicolo per motivi aziendali. La loro esenzione fiscale è calcolata in base alla percorrenza, al tipo di mezzo utilizzato e ai costi chilometrici stabiliti dalle tabelle Aci. Le nuove disposizioni chiariscono che l’esenzione non richiede una specifica documentazione delle spese, ma si basa sul calcolo della distanza percorsa e sulle tabelle ufficiali.

L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità riguarda le spese accessorie, come pedaggi autostradali o parcheggi, che devono essere sostenute tramite sistemi di pagamento che garantiscano l’identificazione del pagatore. Strumenti come Telepass e app di pagamento digitale sono indicati come idonei. Questa modifica mira a rafforzare i controlli fiscali ed evita l’uso improprio di rimborsi non documentati.

Un altro vantaggio per i lavoratori riguarda la semplificazione delle regole per le trasferte comunali: i rimborsi chilometrici potranno beneficiare dell’esenzione fiscale senza fornire una documentazione approfondita purché ci sia una prova della spesa sostenuta.

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