Rimborso chilometrico per dipendenti tabelle Aci Km 2025. Regole, calcolo ed esempi

Può capitare che al dipendente di un'azienda venga richiesto di utilizzare la propria auto per svolgere attività lavorative che vanno oltre al percorso da casa all'ufficio. Mettere a disposizione la propria vettura significa sostenere costi supplementari, ad esempio di carburante e di usura, che non sono a carico del lavoratore.

Al netto di eventuali accordi speciali, individuali o collettivi, occorre fare riferimento alle tabelle Aci 2025 dell'Automobile Club d'Italia, per sapere a quanto ammontano il rimborso chilometrico o il calcolo dell'indennità.

Il valore non è unico perché, oltre alla strada effettivamente percorsa, le regole tengono conto del tipo di veicolo utilizzato. Le tabelle sono aggiornate annualmente e contengono tutte le istruzioni per determinare l'importo del rimborso chilometrico per dipendenti.

Regole e calcolo del rimborso chilometrico secondo le tabelle ACI 2025

Il calcolo dell'indennità chilometrica si basa su diverse variabili, quali il modello di veicolo utilizzato, i chilometri percorsi e i costi variabili e fissi di esercizio dell'automezzo. Questi ultimi sono dettagliatamente riportati nelle tabelle ACI 2025, strumento efficace per determinare il costo medio chilometrico di esercizio dei veicoli.

Elementi fondamentali per il calcolo del rimborso

• Documentazione necessaria: i dipendenti devono fornire documentazione dettagliata dei chilometri percorsi per motivi di lavoro, generalmente attraverso un apposito modulo di nota spese con indicazione delle tratte percorse.
• Tipo di veicolo: le tabelle ACI classificano i veicoli in categorie, ognuna con un tasso di rimborso specifico in base a modello, cilindrata e alimentazione.
• Formula di calcolo: si effettua moltiplicando i chilometri percorsi per il costo chilometrico previsto per la categoria di appartenenza del veicolo.

É importante tenere in considerazione che queste regole possono subire variazioni e aggiornamenti, quindi è consigliabile consultare annualmente le tabelle ACI ufficiali pubblicate in Gazzetta Ufficiale.

Aspetti fiscali e tassazione dei rimborsi chilometrici

Dal punto di vista fiscale, i rimborsi chilometrici calcolati in base alle tabelle ACI 2025 non costituiscono reddito imponibile per il dipendente, purché siano debitamente documentati. Questo regime agevolato è valido solo se l'importo rimborsato non supera i parametri stabiliti dalle tabelle ufficiali dell'Automobile Club d'Italia.

Se invece il datore di lavoro riconosce un rimborso superiore rispetto a quanto previsto dalle tabelle ACI, l'eccedenza sarà considerata come reddito di lavoro dipendente e quindi soggetta a tassazione ordinaria.

Calcolo ed esempi concreti su differenti modelli auto

Per calcolare il rimborso, si deve fare riferimento alla tabella ACI dell'anno 2025. Supponiamo che un dipendente utilizzi un'autovettura di categoria A per 10.000 km all'anno. Se il costo medio chilometrico di esercizio per questa categoria è di 0,50 €/km, allora il rimborso annuale sarà:

10.000 km x 0,50 €/km = 5.000 €.

Questo esempio illustra il calcolo base, ma è essenziale considerare che ogni situazione può avere specificità che influenzeranno il calcolo finale.

Esempi di costi chilometrici per modelli comuni nel 2025

Di seguito alcuni esempi anche per confrontare il valore delle auto secondo le tabelle ACI 2025:

• Citroen C3 Aircross 1.2 PureTech da 100 CV: 0,4379 € (costo chilometrico) e 1.970,33 € (fringe benefit annuale)
• Dacia Duster 1.6 115 CV: 0,4462 € (costo chilometrico) e 2.007,95 € (fringe benefit annuale)
• Fiat 500X 1.3 T4 120 CV: 0,4557 € (costo chilometrico) e 2.050,79 € (fringe benefit annuale)
• Ford Fiesta 1.0 EcoBoost 140 CV: 0,4563 € (costo chilometrico) e 2.041,02 € (fringe benefit annuale)
• Jeep Compass 1.4 140 CV: 0,5265 € (costo chilometrico) e 2.369,30 € (fringe benefit annuale)
• Mazda CX-5 2.0 L 4WD: 0,6395 € (costo chilometrico) e 2.877,57 € (fringe benefit annuale)
• Nissan Micra 0.9 90 CV: 0,4191 € (costo chilometrico) e 1.885,82 € (fringe benefit annuale)
• Opel Corsa 1.2 70 CV: 0,4188 € (costo chilometrico) e 1.884,56 € (fringe benefit annuale)
• Peugeot 2008 1.2 68 CV: 0,4736 € (costo chilometrico) e 2.131,11 € (fringe benefit annuale)
• Renault Clio 1.2 120 CV: 0,4584 € (costo chilometrico) e 2.062,80 € (fringe benefit annuale)

Cosa includono e cosa escludono i rimborsi chilometrici

Risulta facilmente intuibile che a contare sono i chilometri realmente percorsi mentre non si tiene conto dei costi non riconducibili all'utilizzo diretto dell'auto, qualunque sia il modello. Per intenderci si tratta delle spese di trasporto che si possono scaricare e detrarre come l'assicurazione, il bollo o anche il parcheggio.

Spese incluse nel calcolo del rimborso

• Carburante: il consumo di benzina, diesel, GPL o altro combustibile necessario per gli spostamenti
• Usura del veicolo: deprezzamento dovuto all'utilizzo
• Manutenzione ordinaria: legata ai chilometri percorsi
• Pneumatici: consumo proporzionale ai chilometri

Spese escluse dal calcolo del rimborso

• Assicurazione RCA: è un costo fisso indipendente dai chilometri percorsi
• Bollo auto: tassa di possesso non legata all'utilizzo
• Parcheggio e pedaggi: possono essere rimborsati separatamente se documentati
• Multe e sanzioni: restano a carico del dipendente

Da sottolineare che queste sono le regole generali del rimborso chilometrico sulla base delle tabelle Aci 2025, mentre intese individuali tra azienda e dipendente possono prevedere clausole differenti e aggiuntive.

Come richiedere correttamente il rimborso chilometrico

Per ottenere il rimborso corretto secondo le tabelle ACI 2025, il dipendente deve seguire una procedura precisa di documentazione:

1. Compilare un prospetto dettagliato con data, percorso, chilometri effettuati e motivo dello spostamento
2. Allegare eventuali ricevute di pedaggio o parcheggi (se previsti dal regolamento aziendale)
3. Specificare il modello di auto utilizzata, includendo dettagli su cilindrata e alimentazione
4. Presentare la documentazione entro i termini stabiliti dalla policy aziendale

La maggior parte delle aziende dispone di moduli specifici per la richiesta di rimborso chilometrico che devono essere compilati con attenzione per evitare ritardi o rifiuti nel rimborso.

Consultando regolarmente le tabelle ufficiali ACI aggiornate al 2025, sia i dipendenti che i datori di lavoro possono garantire una corretta gestione dei rimborsi e calcolo degli esempi, nel rispetto delle normative fiscali vigenti. Chi lavora come agente di commercio può scaricare dalle tasse l'auto seguendo procedure specifiche previste dalla normativa attuale.

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