Il dipendente trasferito in sede più lontana di lavoro ha diritto a rimborso spese per raggiungerla (Cassazione sentenza 18903)
Quali sono i casi in cui un dipendente ha diritto al rimborso spese di viaggio per raggiungere la nuova sede di lavoro lontana: cosa ha stabilito la recente sentenza della Cassazione n.18903/2025
Quando il lavoratore viene destinato in via permanente a una diversa sede di lavoro, si devono considerare specifiche tutele economiche e normative. La distanza dalla nuova sede può incidere notevolmente sulle condizioni personali e familiari, rendendo necessario regolamentare sia il trasferimento sia i relativi rimborsi.
Distinzione tra trasferimento definitivo e trasferta: quadro normativo e fiscale
Nel diritto del lavoro italiano, è fondamentale distinguere tra trasferimento definitivo e trasferta, sia per motivi organizzativi sia per effetti sulle indennità riconosciute. Il trasferimento definitivo consiste nello spostamento stabile e senza termine del luogo in cui il dipendente presta la propria attività, in altra unità produttiva della stessa azienda. Questo provvedimento deve essere sempre motivato da comprovate ragioni tecniche, organizzative o produttive. Se si tratta, invece, di uno spostamento temporaneo, con obbligo di rientro nella sede originale, si parla di trasferta.
Questa distinzione produce effetti rilevanti sul piano fiscale e retributivo. Nel caso della trasferta, i dipendenti possono ricevere un’indennità giornaliera o rimborsi delle spese di viaggio, vitto e alloggio. Tali importi possono essere erogati in forma forfettaria, analitica o mista, secondo quanto stabilito dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) applicabile. Se il rimborso è puntuale e documentato per ciascuna spesa (cosiddetto rimborso analitico), tali somme non concorrono a formare reddito.
Nel caso del trasferimento definitivo, invece, si applicano diverse regole: il rimborso delle spese riguarda costi effettivamente sostenuti, come il trasloco, il viaggio del lavoratore e dei familiari o eventuali penali per recesso da contratti di affitto. Secondo il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), questi rimborsi, se documentati, sono esclusi dalla tassazione. L’indennità eventualmente corrisposta è invece esente per il 50% entro specifici limiti annui.
Il trasferimento in sede lontana: criteri di legittimità e limiti di distanza
Il trasferimento del lavoratore in una sede diversa e distante è legittimo se sussistono specifiche condizioni. In particolare, il datore di lavoro può attuare il trasferimento comprovando esigenze tecniche, organizzative e produttive, come espressamente richiesto dall’ordinamento.
Inoltre, la scelta del trasferimento deve risultare proporzionata rispetto all’impatto sulla vita personale del dipendente, specialmente quando la nuova località si trova a grande distanza dalla residenza abituale. Più nel dettaglio:
- Un parametro frequentemente richiamato dalla giurisprudenza è la distanza superiore a 50 km tra la nuova sede e la residenza.
- Altro criterio è la tempistica del tragitto: se il trasporto pubblico impone tempi superiori a 80 minuti, il trasferimento viene considerato particolarmente gravoso.
Quando e quali spese devono essere rimborsate: analisi delle tipologie e condizioni
I rimborsi spese riconosciuti in caso di spostamento definitivo in altra sede variano in base a diverse condizioni oggettive e alle previsioni contrattuali. Gli importi possono essere sia forfettari sia a rimborso analitico, in relazione alla natura e alla tipologia delle spese sostenute dal dipendente e documentate al datore di lavoro. Le principali voci da considerare sono le seguenti:
- Spese di trasloco: Copertura dei costi di trasporto di effetti personali e mobili, nella misura in cui siano documentati e direttamente collegati alla nuova assegnazione.
- Viaggio del lavoratore e dei familiari a carico: Riconoscimento del rimborso per i biglietti e gli eventuali costi di trasporto pubblico o privato sostenuti per il trasferimento. Questi costi non formano reddito imponibile se debitamente giustificati.
- Oneri accessori: Spese per recesso anticipato dall’affitto precedente (penali, caparre non restituite), nonché costi sostenuti per nuovi allacciamenti di utenze nella nuova abitazione, quando correlati all’effettivo trasferimento.
La sentenza 18903/2025 della Corte di Cassazione: principi e impatti concreti
La sentenza n. 18903/2025 della Corte di Cassazione ha confermato il diritto al rimborso spese per il lavoratore destinato ad altra sede lontana sottolineando i seguenti aspetti:
- Necessità di effettività e proporzionalità: Il rimborso delle spese deve essere riconosciuto laddove il trasferimento comporti «concreti e documentati oneri aggiuntivi» per il dipendente e la distanza sia tale da incidere in modo significativo sulla sua organizzazione di vita.
- Rigore nella prova delle spese: Solo le spese effettivamente sostenute e supportate da idonea documentazione danno diritto al rimborso da parte del datore di lavoro.
- Limiti del diritto: Il diritto ai rimborsi non deve tradursi in un arricchimento ingiustificato per il lavoratore, ma rappresentare uno strumento di riequilibrio rispetto agli svantaggi oggettivi derivanti dal trasferimento non richiesto.
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