Cosa posso fare se una fattura non mi viene pagata e l'ho già inviata al Sdi. Le soluzioni possibili

Una delle principali questioni fiscali di imprese e professionisti italiani riguarda la mancata riscossione di una fattura già inviata tramite il Sistema di Interscambio (SDI). 

Invio della fattura elettronica allo SDI: procedura, dati obbligatori e tempistiche

L’emissione di una fattura elettronica segue un iter preciso definito dalla normativa italiana.

La fattura deve essere redatta in formato XML conforme ai requisiti stabiliti dall’Agenzia delle Entrate e riportare specifici dati obbligatori: dati anagrafici del cedente/prestatore e committente, partita IVA, indirizzo, descrizione dettagliata di beni o servizi, quantità, importi, aliquote e importo IVA, modalità di pagamento e, ove previsto, il codice destinatario o indirizzo PEC.

L’invio telematico avviene tramite il Sistema di Interscambio (SDI) piattaforma gestita dall’Agenzia. Per compilare ed inviare correttamente la fattura, è possibile avvalersi sia dei servizi gratuiti disponibili nell’area "Fatture e Corrispettivi", sia di software gestionali certificati. La procedura prevede alcuni passaggi chiave:

• Predisposizione della fattura elettronica in formato XML
• Apposizione della firma digitale a garanzia dell’autenticità
• Trasmissione al SDI attraverso uno dei canali abilitati (PEC, SDICoop, portale ADE)
• Gestione delle notifiche di accettazione o scarto inoltrate dal sistema all’indirizzo indicato

Per quanto riguarda le tempistiche da rispettare:

• Fattura immediata: entro 12 giorni dalla data dell’operazione
• Fattura differita: entro il 15 del mese successivo rispetto all’effettuazione dell’operazione
• Autofatture per acquisti esteri: entro il 15 del mese successivo

Cosa succede fiscalmente dopo l'invio allo SDI: emissione, registrazione e ricavi

La fattura elettronica si considera emessa solo con la trasmissione allo SDI. La data di emissione coincide con la data di invio accettato, non con quella di creazione o predisposizione del documento. A valle dell’inoltro, la fattura deve:

• Essere registrata nel registro IVA vendite entro il 15 del mese successivo all’operazione (o termine relativo al regime fiscale adottato)
• Contribuire alla formazione del ricavo d’esercizio, con possibili implicazioni anche ai fini della determinazione delle imposte (IVA, IRES, IRPEF)

Per i soggetti in contabilità semplificata con opzione “regime del registrato”, la data di registrazione può coincidere con la data d’incasso.

Tuttavia, in assenza di questa opzione, prevale la regola generale: il ricavo è attribuito al periodo d’imposta in cui la fattura è stata trasmessa allo SDI.

La mancata riscossione non annulla l’obbligo di registrazione e imposizione fiscale, salvo specifica procedura di deduzione delle perdite.

Pagamento mancato della fattura già emessa: possibili cause e prevenzione

Il mancato pagamento di una fattura già trasmessa tramite SDI può scaturire da molteplici fattori:

• Difficoltà finanziarie temporanee o strutturali del cliente
• Contestazioni su beni o servizi forniti (qualità, tempi, difformità)
• Dimenticanze o errori amministrativi da parte del debitore
• Strategie dilatorie mirate a migliorare il flusso di cassa
• Fallimento, liquidazione, chiusura dell’attività debitrice

E' importante, inoltre, adottare alcune buone pratiche amministrative:

• Verifiche preventive della solvibilità dei clienti
• Definizione puntuale delle condizioni di pagamento nelle offerte e contratti
• Monitoraggio sistematico delle scadenze
• Impostazione di processi automatizzati di reminder
• Eventuale utilizzo di assicurazione sui crediti commerciali

Cosa fare se la fattura elettronica inviata allo SDI non viene pagata: solleciti, messa in mora e azioni stragiudiziali

In presenza di insoluto, la prima azione è attivare una procedura di sollecito, inizialmente in modo informale (telefono, email, reminder di cortesia) e, se necessario, in modo formale attraverso:

• Sollecito scritto, contenente riferimenti precisi (numero fattura, data, importo dovuto, modalità di pagamento, nuova scadenza proposta)
• Trasmissione tramite PEC o raccomandata A/R allo scopo di avere prova legale dell’invio

Dopo i primi solleciti infruttuosi, si procede alla messa in mora: una lettera formale in cui si comunica la volontà di adire alle vie giudiziarie in assenza di corresponsione, con indicazione degli interessi di mora.

Questa comunicazione interrompe i termini di prescrizione e costituisce condizione necessaria per le successive iniziative di recupero coattivo.

Le azioni stragiudiziali per ottenere il pagamento di una fattura elettronica inviata e non pagata comprendono generalmente:

• Mediazione o negoziazione assistita, ove prevista
• Stipula di eventuali piani rateali concordati
• Formalizzazione di accordi transattivi.

Se le azioni stragiudiziali non portano al saldo, è possibile procedere con:

• Decreto ingiuntivo: il creditore può chiedere al giudice, allegando fattura inviata allo SDI e relative prove (contratto, documentazione di consegna e solleciti), di emettere un ordine di pagamento immediato al debitore. Il giudice valuta la regolarità documentale ed emette il provvedimento che, in mancanza di opposizione, diventa esecutivo.
• Azione ordinaria: se il debitore contesta motivi sostanziali o formali, si apre il processo ordinario, potenzialmente più lungo e costoso.
• Pignoramento: ottenuto il decreto ingiuntivo non opposto, si avvia la procedura esecutiva sui beni del debitore (conti, immobili, stipendi).

Soluzioni fiscali: nota di credito, deduzione delle perdite e implicazioni IVA

Oltre agli strumenti amministrativi e giudiziali, la normativa prevede altre soluzioni per gestire le fatture insolute:

• Nota di credito: consente di stornare l’imponibile e l’IVA della fattura originaria. Si può emettere quando il credito viene considerato definitivamente inesigibile (ad esempio per fallimento, accordo stragiudiziale o ripetuti solleciti senza successo). La nota deve riportare gli estremi della fattura annullata e la causale.
• Deduzione delle perdite su crediti: ai sensi dell’art. 101 del TUIR, la perdita può essere dedotta dal reddito d’impresa, purché sia dimostrata l’inesigibilità tramite procedure giudiziarie, piani di recupero falliti o altra adeguata documentazione scelta dal legislatore. Documenti quali solleciti, lettere di messa in mora, azioni legali o procedure fallimentari sono essenziali per la deducibilità.
• Gestione IVA: senza nota di credito, l’IVA della fattura non saldata deve essere comunque versata all’Erario. Solo con la regolare emissione della nota si genera diritto al recupero dell’IVA originariamente versata.

Sanzioni e ravvedimento operoso: rischi per emissione tardiva o irregolare e come ridurli

L’inosservanza dei termini o la presenza di errori nella fattura elettronica comporta sanzioni amministrative, la cui entità varia secondo la gravità:

• Emissione tardiva, omessa, o errata- sanzione pari al 70% dell’IVA (minimo 300 € dal 1° settembre 2024)
• Errori senza incidenza sulla liquidazione IVA- sanzione da 250 a 2.000 €
• Operazioni esenti, fuori campo o in reverse charge- sanzione 5% del corrispettivo non documentato (minimo 300 euro)

Il Ravvedimento operoso consente di ridurre la sanzione applicabile a seconda della tempestività della regolarizzazione.

Se l’errore viene sanato entro 90 giorni, la sanzione si riduce a 1/9; prorogando fino al termine di presentazione della dichiarazione IVA, la riduzione è di 1/8. Il pagamento della sanzione ridotta si effettua tramite il modello F24 con codice tributo 8911.

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