Indennità di trasferta, quando si configura e quanto deve essere pagata? Che tassazione c'è e fa parte dell'orario di lavoro?

In caso di trasferta, il datore di lavoro ha il dovere di coprire le spese sostenute dal dipendente, seguendo le modalità stabilite dal Ccnl.

Autore: Chiara Compagnucci
pubblicato il 18/07/2024 alle ore 17:01

Indennità di trasferta, quando si config

Ogni qual volta un dipendente viene assunto, è obbligo del datore di lavoro specificare nel contratto di lavoro il luogo dove l'attività sarà svolta, dato che rappresenta un aspetto chiave del rapporto di lavoro.

Durante il corso del rapporto lavorativo, però, può sorgere la necessità per l'azienda di mandare i propri dipendenti in trasferta. Questo implica che possano essere assegnati temporaneamente a luoghi diversi, e a volte anche molto lontani, rispetto alla loro sede abituale di lavoro. Vogliamo adesso approfondire:

Quanto deve essere pagare l'indennità di trasferta
Tassazione e orario dell'indennità di trasferta

Quanto deve essere pagare l'indennità di trasferta

La distinzione tra trasferta e trasferimento risiede nella temporaneità dell'assegnazione. In caso di trasferta, il datore di lavoro ha il dovere di coprire le spese sostenute dal dipendente, seguendo le modalità stabilite dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro di riferimento.

Alcuni contratti prevedono un'indennità forfettaria, calcolata in base al tempo trascorso lontano dalla sede abituale di lavoro e talvolta proporzionata alla retribuzione; altri contratti, invece, richiedono una rendicontazione dettagliata delle spese, tramite la presentazione di una nota spese.

L'indennità di trasferta è quindi un compenso supplementare, destinato a mitigare i disagi legati allo spostamento e alla lontananza dalla sede usuale di lavoro.

Il calcolo di questa indennità varia in base a vari fattori, come la durata della trasferta, la distanza dalla sede di lavoro, i pasti e i pernottamenti necessari. Questi aspetti devono essere chiaramente definiti all'interno del Ccnl che regola il rapporto di lavoro del dipendente inviato in trasferta, garantendo che ogni circostanza sia equamente compensata.

Tassazione e orario dell'indennità di trasferta

L'articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi regola la tassazione delle indennità di trasferta, stabilendo limiti per l'esenzione fiscale. Per le trasferte nazionali, l'esenzione raggiunge i 46,48 euro al giorno, mentre per quelle internazionali si estende a 77,46 euro.

Se, per esempio, un'azienda attribuisce una diaria di 70 euro per una trasferta in Italia, soltanto 23,52 euro di questa somma saranno soggetti a tassazione Irpef. Allo stesso modo, le spese di viaggio e trasporto godono di completa esenzione fiscale. Per vitto e alloggio, invece, l'esenzione si ferma a 30,89 euro per le trasferte nazionali e 51,64 euro per quelle estere.

Per quanto riguarda il tempo di viaggio verso il luogo di lavoro, generalmente non è retribuito, lasciando al dipendente l'onere delle spese di trasporto, sia che si tratti di auto privata che di mezzi pubblici. La legge non considera il tempo di viaggio come orario di lavoro, a meno che non sia diversamente specificato nei contratti collettivi. Un esempio è il Ccnl per i metalmeccanici, che riconosce ai dipendenti in trasferta un compenso per il tempo di viaggio pari all'85% delle ore lavorative ordinarie, escludendo gli eventuali incrementi per lavoro straordinario, notturno e festivo.

Il Ministero del Lavoro ha chiarito, in risposta a un quesito, che il tempo di viaggio è escluso dall'orario di lavoro a meno che il contratto collettivo applicato non disponga diversamente. La giurisprudenza ha evidenziato che mentre l'indennità di trasferta di natura retributiva compensa il disagio degli spostamenti, quella di rimborso spese include anche il tempo di viaggio come orario lavorativo, se strettamente connesso all'attività lavorativa stessa.