É possibile e legale che azienda o datore di lavoro controlli cellulare dipendente? Fino a che punto?

di Marianna Quatraro pubblicato il 10/03/2025 alle 09:01

I limiti dei controlli aziendali sul cellulare dei dipendenti tra privacy e diritti. Cosa può fare legalmente un datore di lavoro e quali sono i confini invalicabili del monitoraggio digitale

Nell'attuale contesto lavorativo, il rapporto tra privacy dei dipendenti e controllo aziendale si trova al centro di un dibattito sempre più acceso. Le aziende, per tutelare il proprio patrimonio e garantire la sicurezza, si avvalgono di strumenti tecnologici che possono intrecciarsi con la vita privata dei lavoratori.

La privacy dei dipendenti, diritti fondamentali e limiti legali
Il controllo dei dispositivi aziendali e personali, cosa dice la legge

La privacy dei dipendenti, diritti fondamentali e limiti legali

La gestione della privacy dei dipendenti sul luogo di lavoro nasce dall'incontro tra diritti individuali e obblighi aziendali. Secondo lo Statuto dei Lavoratori e il GDPR, il trattamento dei dati personali deve rispettare principi fondamentali come trasparenza, proporzionalità e legittimità. I lavoratori hanno diritto a mantenere riservate le proprie comunicazioni, anche quando usano dispositivi aziendali.

Un datore di lavoro può giustificare il monitoraggio del cellulare aziendale solo in alcuni casi specifici ed esclusivamente per finalità lecite:

Tutela del patrimonio aziendale
Verifica dell'adempimento della prestazione lavorativa
Ragioni organizzative e produttive
Esigenze di sicurezza sul lavoro

Ogni controllo deve essere svolto nel rispetto dei criteri previsti dalla legislazione italiana sul lavoro, che include l'obbligo di informare preventivamente il dipendente.

Inoltre, i limiti normativi impediscono l'uso degli strumenti di controllo per fini discriminatori o invasivi. La Corte di Cassazione, con sentenze quali la n. 34092/2021 e l'ord. n. 18168/2023, ha ribadito che i controlli devono essere mirati, proporzionati e attuati solo ex post, in presenza di fondati sospetti di illeciti. Eventuali eccessi comporterebbero una violazione della dignità e della riservatezza del lavoratore, tutelati anche dal Codice della Privacy, comportando:

Risarcimento del danno per il dipendente
Sanzioni per l'azienda
Possibili azioni legali

Il controllo dei dispositivi aziendali e personali, cosa dice la legge

Il controllo dei dispositivi aziendali e personali da parte del datore di lavoro è regolamentato principalmente dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori e dalle disposizioni del GDPR. Questi strumenti possono essere monitorati ma solo seguendo procedure precise.

Per quanto riguarda i dispositivi aziendali, è consentito un controllo da parte del datore di lavoro a condizione che i dipendenti siano preventivamente informati sulle modalità di monitoraggio. Tra queste, l’uso di policy interne è necessario per definire chiaramente i limiti e gli strumenti di controllo consentiti. I monitoraggi devono essere proporzionati agli obiettivi dichiarati e mai invasivi rispetto alla privacy del lavoratore.

Nel caso dei dispositivi personali, invece, le restrizioni sono molto più rigide. Il datore di lavoro non può accedere ai dati o ai contenuti dello smartphone o computer privato del dipendente, neppure in caso di sospetto di comportamento illecito. Qualsiasi accesso non autorizzato violerebbe le normative sul trattamento dei dati e il Codice della Privacy. L’accesso può essere effettuato solo su autorizzazione delle Forze dell’Ordine e, in particolare, mediante l’approvazione di un giudice per indagini su reati specifici.

Nel contesto dei dispositivi aziendali, il Jobs Act ha introdotto una maggiore flessibilità nell’uso degli strumenti di controllo, escludendo l’obbligo di autorizzazione sindacale per alcuni strumenti tecnologici, ma ha mantenuto invariato il principio della trasparenza. Le informazioni raccolte durante i controlli devono concentrarsi esclusivamente sugli obiettivi prefissati e non includere dati privati dei lavoratori. Un controllo massivo o arbitrario, come quello che monitora conversazioni personali, risulterebbe illegittimo e passibile di sanzioni.