Che cos'è la delega unica, a cosa serve, come si può conferiere all'intermediario e su cosa

La delega unica rappresenta una recente innovazione normativa nell’ambito della digitalizzazione dei servizi fiscali italiani. Istituita dal decreto Adempimenti, questa procedura semplifica la relazione tra contribuenti e intermediari, permettendo, con un solo atto, l’abilitazione all’utilizzo di diversi servizi telematici resi disponibili dall’Agenzia delle Entrate e dall’Agenzia delle Entrate-Riscossione. L’esigenza di razionalizzare le modalità di conferimento nasce dall’aumentata complessità e varietà dei servizi fiscali digitali, incentivando una gestione più efficiente e sicura delle deleghe online.

L’obiettivo principale della delega unica è semplificare l’accesso ai servizi online per il contribuente, permettendo la designazione di uno o più professionisti (intermediari) che, in rappresentanza, potranno consultare, gestire o trasmettere dati fiscali di vario genere. 

Ambiti di applicazione e vantaggi della delega unica

Si può ricorrere alla delega unica in numerosi contesti della fiscalità digitale italiana:

• Consolidamento delle autorizzazioni: consente il conferimento di una singola delega per molteplici servizi, sia dell’Agenzia delle Entrate sia dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione.
• Efficacia temporale estesa: le nuove deleghe restano attive fino al 31 dicembre del quarto anno successivo, a meno di revoca o rinuncia, garantendo continuità operativa.
• Razionalizzazione dei processi: con una sola operazione documentale si eliminano differenze tra i vari canali digitali, unificando le modalità di conferimento e semplificando la gestione dei rinnovi.

I vantaggi pratici che ne derivano sono molteplici:

• Maggiore sicurezza digitale grazie all’adozione di procedure informatiche avanzate (firma digitale, FEA CIE, ecc.), che favoriscono l’autenticità dei conferimenti e la tracciabilità dei flussi autorizzativi.
• Riduzione degli errori procedurali, poiché tutte le fasi – dalla firma all’attivazione – avvengono per via telematica, portando a una sensibile diminuzione degli errori legati a perdite o scadenze delle singole deleghe cartacee.
• Aumento della trasparenza e facilità di controllo sia per il contribuente che per l’intermediario, che possono sempre accedere allo status aggiornato delle deleghe attive e alla scadenza, tramite piattaforme riservate.
• Ottimizzazione della comunicazione delle deleghe in presenza di contribuenti con situazioni complesse (minori, incapaci, successioni), garantendo uniformità normativa e riducendo la possibilità di controversie interpretative.

Nel complesso, la delega unica si presenta come uno strumento che abbatte le barriere burocratiche tra amministrazione e professionisti fiscali, orientando il sistema tributario italiano verso modelli più efficienti e digitali.

I servizi online accessibili tramite delega unica

Con questo nuovo modello, il contribuente può affidare all’intermediario autorizzato l’accesso a una vasta gamma di servizi digitali. Nello specifico, le funzionalità attivabili tramite la delega unica includono:

• Cassetto fiscale delegato: lo strumento per la consultazione dei principali dati fiscali dichiarativi, versamenti, comunicazioni e situazione patrimoniale.
• Area “Fatture & Corrispettivi”: permette la gestione completa delle fatture elettroniche (consultazione, acquisizione, trasmissione) e dei dati IVA; include la registrazione dell’indirizzo telematico e funzioni di accreditamento/censimento dispositivi.
• Dati ISA e Concordato Preventivo Biennale: consente l’acquisizione degli Indici Sintetici di Affidabilità e la gestione delle procedura relative alle proposte di concordato biennale.
• Portale Agenzia delle Entrate-Riscossione: agevola l’accesso all’area riservata dell’Ente per la consultazione della posizione debitoria, la verifica di pagamenti e la gestione delle rateizzazioni o sospensioni.

L’intermediario può così agire per conto del cliente in tutte le principali aree operative della fiscalità, semplificando la consultazione e la gestione documentale e rendendo più agevole l’assolvimento degli obblighi tributari. Le opportunità offerte sono dettagliate nei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate, con aggiornamenti periodici in base all’evoluzione dei servizi.

Chi può conferire la delega unica e soggetti coinvolti

Il conferimento della delega unica è possibile per un’ampia platea di soggetti. Le persone fisiche possono delegare un intermediario sia per sé stesse sia in qualità di rappresentanti (ad es. tutori di minori, amministratori di sostegno, genitori per i figli minorenni, o eredi per il deceduto). Per le entità diverse dalle persone fisiche, invece, è necessario l’intervento del rappresentante legale.

Gli intermediari destinatari della delega sono i soggetti abilitati ai sensi del Dpr 322/1998 (come commercialisti, consulenti fiscali, CAF), ma per alcune specifiche funzioni (es. fatturazione elettronica e gestione dispositivi) la delega può essere gestita anche da soggetti non iscritti all’albo degli intermediari.

L’articolazione dei soggetti coinvolti risponde a logiche di tutela, responsabilità e tracciabilità:

• Minori, incapaci o soggetti deceduti: la delega deve essere conferita dal legale rappresentante o dagli eredi, su base unanime.
• Società e altri enti: firma e attivazione gravano necessariamente sul rappresentante legale pro tempore.
• Professionisti abilitati: solo questi ultimi possono utilizzare la totalità dei servizi disponibili, mentre ai non intermediari la delega viene limitata alle funzioni indicate nel fac-simile allegato della normativa.

Questa struttura garantisce che solo chi ha un legittimo rapporto con il contribuente possa gestire le relative informazioni fiscali.

Modalità di conferimento della delega unica e comunicazione all’Agenzia

Dal giorno di entrata in vigore delle nuove regole, l’unica modalità di attivazione delle deleghe è telematica:

• Conferimento tramite area riservata: il contribuente accede con le proprie credenziali SPID, CIE o CNS e gestisce direttamente il conferimento al professionista, con attivazione in tempo reale.
• Conferimento tramite intermediario: l’incaricato trasmette (in formato .xml) l’accordo firmato digitalmente dal delegante, che può utilizzare firma elettronica qualificata o equivalenti. Lo stesso documento è sottoscritto digitalmente dall’intermediario, a garanzia della ricezione e autenticità.

Procedure analogiche come consegna a sportello o PEC non sono più ammesse, segnando una netta separazione rispetto al passato e favorendo la completa digitalizzazione. Tutte le operazioni di conferimento, rinnovo, revoca o rinuncia sono registrate digitalmente e notificate tramite canali ufficiali, incluse notifiche via App IO e aggiornamenti nell’area riservata dei soggetti coinvolti.

Contenuti obbligatori e documentazione necessaria per la delega unica

La compilazione della delega unica richiede la presenza di specifici dati, previsti e standardizzati dall’Agenzia:

• Codice fiscale e generalità del delegante;
• Codice fiscale e dati del firmatario, ove diverso dal delegante (ad esempio genitore, tutore, rappresentante legale, erede);
• Codice fiscale e dati dell’intermediario delegato;
• Esplicita indicazione della natura del conferimento (nuovo, rinnovo o revoca);
• Elenco dettagliato dei servizi autorizzati;
• Luogo e data di conferimento/rinnovo/revoca;
• Firma autografa o digitale del delegante, secondo la modalità prescelta.

Nel caso di soggetti incapaci o deceduti, il conferimento richiede la raccolta di documentazione integrativa (informazioni sulla rappresentanza legale, attestazione di qualità di erede ecc.), che deve essere conservata agli atti dall’intermediario. Per le persone giuridiche è sempre necessario dimostrare la titolarità della rappresentanza.

La normativa consente l’utilizzo di modelli personalizzati, purché siano inseriti tutti gli elementi essenziali previsti dalla regolamentazione vigente.

Validità, rinnovo, revoca e gestione della delega unica

La durata della delega unica è fissata fino al 31 dicembre del quarto anno successivo alla data di conferimento, a meno che non intervengano revoca o rinuncia. Il rinnovo della delega può essere richiesto nei 90 giorni precedenti la scadenza, sempre con modalità telematica.

Sia il contribuente sia l’intermediario possono procedere alla revoca o alla rinuncia della delega prima della scadenza naturale. Ogni operazione è puntualmente notificata ai soggetti interessati tramite le piattaforme digitali e l’App IO.