Controlli fiscali su fatture di acquisto, su cosa si concentra l'Agenzia delle entrate e come difendersi

L'Agenzia delle entrate rafforza il proprio impianto di controllo sulle fatture di acquisto con l'inerenza e la coerenza delle spese con l'attività svolta dal contribuente per professionisti, partite Iva, piccole e medie imprese. Si tratta di una verifica supportata da sistemi automatizzati, algoritmi predittivi e dall'uso dell'intelligenza artificiale.

La novità non è solo nella modalità di controllo ma soprattutto nell'approccio. In passato l'Agenzia si concentrava sulle fatture emesse cioè quelle relative ai ricavi. Oggi cresce la pressione sulle fatture ricevute cioè su ciò che le imprese e i professionisti deducono come costi. E in questo contesto, la linea di confine tra costo legittimo e costo fittizio o non pertinente si fa sempre più sottile e insidiosa. Capiamo allora:

• I due pilastri dell'accertamento sulle fatture d'acquisto
• Le tecniche più usate dall'Agenzia delle entrate
• Come difendersi da un accertamento

I due pilastri dell'accertamento sulle fatture d'acquisto

Alla base dei controlli sulle fatture di acquisto vi è l'articolo 109 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi, che stabilisce che un costo è deducibile solo se inerente all'attività d'impresa, arte o professione. In pratica il bene o il servizio acquistato deve essere collegato all'esercizio dell'attività economica svolta. Il concetto genera controversie, soprattutto nei casi in cui il legame tra acquisto e utilità economica non è evidente o documentato.

I nuovi algoritmi di selezione adottati dall'Agenzia delle entrate analizzano le fatture elettroniche in tempo reale e incrociano i dati con il profilo fiscale del soggetto. Se un professionista con codice Ateco per consulenza informatica registra l'acquisto di arredi di lusso o di servizi non riconducibili all'attività dichiarata, il sistema segnala l'anomalia. Le fatture con descrizioni troppo generiche - come servizi vari, spese promozionali o materiale per ufficio - senza dettagli, rientrano tra quelle a rischio di verifica. Anche la ripetitività anomala di determinati acquisti, o la presenza di costi in mesi in cui non risultano ricavi, sono elementi che possono generare un alert.

Oltre all'inerenza, i controlli si basano anche sul criterio della coerenza fiscale, che comporta il confronto tra le spese sostenute e i ricavi dichiarati. Una piccola impresa che registra alti costi di consulenza, pubblicità o rappresentanza, a fronte di un fatturato molto basso, è oggetto di accertamento. In questi casi, anche se la fattura è formalmente corretta e il pagamento è tracciabile, il Fisco può contestare la deducibilità del costo ritenendolo eccessivo, sproporzionato o privo di utilità diretta per l'attività svolta.

Le tecniche più usate dall'Agenzia delle entrate

Con la generalizzazione della fatturazione elettronica, l'Agenzia delle entrate ha accesso diretto a tutte le transazioni tra soggetti Iva. Ogni acquisto, ogni pagamento, ogni variazione nei flussi contabili viene archiviata e confrontata con le dichiarazioni fiscali. Gli strumenti di controllo incrociano questi dati con quelli presenti in banche dati esterne, come Inps, catasto, banche e assicurazioni, per un'analisi capillare della situazione patrimoniale e reddituale di ciascun contribuente.

Il sistema utilizza modelli predittivi di rischio fiscale, basati su indicatori di anomalia che variano in funzione del settore, delle dimensioni dell'impresa e del profilo storico del contribuente controllato. È un approccio preventivo che favorisce l'adempimento spontaneo e a riduce il contenzioso ma che richiede al contribuente una maggiore consapevolezza nella gestione dei propri documenti contabili.

Un altro strumento centrale nei controlli sono gli Indici sintetici di affidabilità fiscale che valutano il comportamento del contribuente in base a parametri predefiniti. Se i costi dichiarati non sono in linea con gli standard del settore o se ci sono scostamenti rispetto alla media delle imprese simili, il contribuente viene segnalato come a rischio e inserito tra i soggetti da sottoporre a controllo più approfondito. Questo vale soprattutto per i settori dove è maggiore il rischio di utilizzo improprio delle fatture, come edilizia, consulenza, servizi pubblicitari e commercio all'ingrosso.

Come difendersi da un accertamento

Per evitare contestazioni, le fatture di acquisto devono essere sempre dettagliate, ben descritte e supportate da documentazione integrativa. Non basta che il documento riporti importi e generalità: occorre che la descrizione del bene o servizio sia precisa, che sia indicato il collegamento con un progetto, un'attività o una commessa, e che l'utilità economica sia documentabile. Le note interne, i contratti, le e-mail, le ricevute e ogni altra prova che dimostri la finalità produttiva dell'acquisto rappresentano un presidio contro eventuali rilievi dell'Agenzia delle entrate.

Quando il Fisco contesta la deducibilità di un costo non è sufficiente rispondere in modo generico. Occorre presentare una memoria difensiva dettagliata, entro i termini previsti dallo Statuto del contribuente. Le contestazioni fondate solo su valutazioni di opportunità o su presunti scostamenti devono essere contrastate sul piano tecnico.

Un altro strumento di tutela è la coerenza tra i dati dichiarati all'Agenzia delle entrate e l'attività effettivamente svolta. Se un'impresa amplia la propria operatività o introduce nuovi servizi, è fondamentale aggiornare il codice Ateco e segnalare le modifiche agli enti competenti.