Da quando davvero ci sarà obbligo di collegamento POS e Cassa (non dal 1 gennaio 2026) e dubbi e problemi ancora da risolvere

di Marianna Quatraro pubblicato il 19/11/2025 alle 12:01

Da quando sarà realmente in vigore l'obbligo di collegamento di Pos alla Cassa nel 2026

La digitalizzazione del sistema dei pagamenti in Italia segna un nuovo traguardo. Dal 2026 entrerà in vigore una misura che prevede il collegamento diretto tra i registratori di cassa telematici e i terminali POS per tutte le transazioni elettroniche. Questa disposizione, prevista dall’ultima Legge di Bilancio, mira a rendere più trasparente la gestione dei pagamenti nei settori commercio e ristorazione, rafforzando la tracciabilità e il contrasto all’evasione fiscale.

Basta con le trascrizioni manuali degli importi e con scontrini gestiti separatamente dai pagamenti digitali: dal 2026 ogni incasso tracciato dovrà essere associato in tempo reale allo scontrino telematico, grazie a un sistema informatico integrato.

Il quadro normativo: cosa prevede la Legge di Bilancio 2025

La Manovra Finanziaria 2025 ha introdotto una regolamentazione dettagliata sulla connessione obbligatoria tra POS e cassa. A partire dal 1° gennaio 2026, i dispositivi utilizzati per accettare pagamenti elettronici dovranno essere collegati ai sistemi di certificazione dei corrispettivi:

L’obbligo riguarda la trasmissione integrata e sicura dei dati relativi sia agli scontrini che ai pagamenti elettronici.
Sono previsti periodi di tempo precisi per l’adeguamento e la registrazione dei dispositivi sulle piattaforme online dell’Agenzia delle Entrate.

Il sistema si basa sul collegamento “teorico” attraverso un servizio web, accessibile nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi”, senza la necessità di cambiamenti hardware invasivi già per molti operatori. L’obiettivo normativo è chiaro: prevenire incongruenze tra gli incassi registrati e i pagamenti effettuati con strumenti elettronici.

L’applicazione della disposizione è subordinata alle specifiche tecniche emanate ufficialmente dall’Agenzia delle Entrate, disponibili dall’ottobre 2025. In sintesi, solo dal 2026 si renderà operativo l’obbligo di abbinamento e trasmissione automatica tra i due dispositivi.

Chi sono gli esercenti coinvolti e chi può essere escluso dall’obbligo di collegamento POS-registratore di cassa

L’ambito dei soggetti interessati dall’obbligo abbraccia l’intero settore commerciale e della ristorazione, così come le attività che rilasciano lo scontrino telematico per certificare i corrispettivi. In particolare:

Bar, ristoranti, negozi, hotel e punti vendita al dettaglio
Imprese che vendono beni o servizi al pubblico e sono tenute all’emissione di scontrino
Alcuni professionisti, nei casi previsti dalla normativa

Restano invece esclusi:

Lavoratori autonomi e professionisti che utilizzano esclusivamente la fatturazione elettronica
Associazioni, fondazioni e enti privi di obbligo di certificazione dei corrispettivi
Soggetti specifici (ad es. tabaccai, edicole, venditori di valori bollati, gestori di trasporto pubblico e agricoltori in regime forfettario) definiti da esoneri legislativi

In questi ultimi casi, la normativa riconosce le caratteristiche peculiari dei singoli settori e le modalità alternative con cui vengono certificati gli incassi. Gli esercenti che hanno dubbi sulla propria posizione, specie in mercati regolati o soggetti a regimi agevolati, devono verificare attentamente il proprio obbligo consultando le fonti ufficiali e i provvedimenti periodici dell’Agenzia delle Entrate.

Come funzionerà il collegamento tra POS e cassa: modalità operative e novità tecniche

La connessione tra i Pos per i pagamenti digitali e i registratori di cassa telematici non è più solo un’integrazione tecnica ma un nuovo standard operativo. Con le regole tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate il 31 ottobre 2025, il collegamento obbligatorio dal 2026 non richiederà interventi hardware “diretti” per la maggior parte degli esercenti.

L’abbinamento tra gli strumenti avverrà tramite una procedura online: gli esercenti dovranno accedere nell’area riservata sul sito dell’Agenzia con credenziali digitali e associare la matricola del registratore telematico ai dati identificativi del POS.
L’elenco dei dispositivi già censiti e associati all’esercente sarà consultabile e integrabile direttamente sulla piattaforma.
Una volta completata la registrazione, il sistema garantirà che ogni transazione effettuata con carta, bancomat o wallet venga automaticamente collegata alle emissioni di scontrino e trasmessa in tempo reale all’Amministrazione fiscale.

Sotto il profilo pratico, cambia radicalmente la gestione delle operazioni di cassa. Attualmente l’importo può essere inserito manualmente sul terminale; con lo “scambio importo”, previsto dai protocolli più recenti, il passaggio di dati avviene in automatico dal software gestionale o dal registratore telematico al POS bancario. Questo “passaggio” elimina il rischio di errori umani e rende l’intero processo trasparente e tracciabile.

Il tracciato dati XML dei corrispettivi sarà aggiornato (probabilmente versione 8.0), permettendo anche l’inclusione di pagamenti riferiti a operazioni esentate da IVA e specificando la modalità di pagamento sullo scontrino telematico.

È rilevante sottolineare che la soluzione adottata esclude collegamenti fisici complessi, optando per una gestione centralizzata dei dati su piattaforma web: questo riduce notevolmente la necessità di acquisto di nuovi dispositivi per chi è già in regola con i registratori di cassa telematici aggiornati.

Fase	Attività
1	Associazione online POS-Cassa sul sito AdE
2	Verifica compatibilità dei dispositivi
3	Registrazione automatica e trasmissione dei pagamenti elettronici

Cosa devono fare oggi gli esercenti: adeguamenti necessari, tempi e vera data di inizio del nuovo obbligo

Nel periodo che precede l’entrata in vigore della nuova disposizione, le aziende sono chiamate a prepararsi senza effettuare interventi avventati. Ecco come strutturare un percorso di adeguamento consapevole:

Verificare la compatibilità dei registratori telematici e dei POS con le nuove regole pubblicate dall’Agenzia delle Entrate;
Registrare e associare i dispositivi tramite la piattaforma “Fatture e Corrispettivi”;
Richiedere, se occorre, aggiornamenti software ai fornitori e leggere attentamente le comunicazioni ufficiali;
Formare il personale di cassa sulle nuove modalità operative e sulle procedure di verifica delle trasmissioni automatiche;
Monitorare la pubblicazione degli avvisi e delle FAQ dell’Agenzia per chiarire dubbi ricorrenti.

I tempi sono ormai definiti: il servizio online per la registrazione dei dispositivi sarà disponibile dai primi giorni di marzo 2026, con 45 giorni di tempo per chi già utilizza strumenti di pagamento al 1° gennaio 2026. Per chi acquisirà nuovi terminali in corso d’anno, la registrazione dovrà avvenire entro il mese stesso in cui il dispositivo viene attivato.

Sanzioni e controlli: cosa rischia chi non si adegua entro i termini previsti

Le conseguenze per la mancata conformità sono definite nel nuovo quadro normativo. In caso di inadempienza, le sanzioni sono così articolate:

Omesso collegamento tecnico tra POS e registratore di cassa: multa da 1.000 a 4.000 euro per ogni violazione accertata.
Mancata trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici: sanzione da 100 a 1.000 euro per trimestre.
Sospensione dell’attività: nei casi di recidiva o difformità reiterate, il rischio è l’interdizione temporanea da tre giorni fino a un mese.

Sono previste sanzioni accessorie sulla licenza o sull’autorizzazione all’esercizio dell’attività, oltre a lettere di compliance in caso di anomalie tra i dati dichiarati e quelli rilevati dal sistema informatico. Le sanzioni sono mirate a chi non risulta allineato con le regole sulla trasmissione dei corrispettivi. Per i soggetti che continuano a ignorare la normativa, i controlli automatici rafforzati dall’incrocio dei dati renderanno praticamente impossibile eludere la vigilanza dell’Agenzia delle Entrate.

Violazione	Sanzione (€)	Sanzione accessoria
Mancato collegamento POS-cassa	1.000 – 4.000	Possibile sospensione
Mancata trasmissione dati	100 – 1.000/trimestre	Richiami e controlli automatizzati