Processo tributario telematico e da remoto: come funziona, procedura, regole e i casi in cui si può fare

Negli ultimi anni, l’amministrazione della giustizia tributaria ha attraversato una significativa trasformazione digitale, introducendo sistemi telematici che offrono modalità di gestione più snelle, sicure e trasparenti per contribuenti, professionisti e pubbliche amministrazioni. La possibilità di tenere udienze da remoto rappresenta una delle innovazioni più impattanti di questo cambiamento, rendendo possibile la partecipazione al contenzioso tributario senza la necessità di presenza fisica presso la sede della Corte di giustizia tributaria. 

Evoluzione normativa: obbligatorietà e regole per il processo tributario telematico

L’adozione delle procedure telematiche è il risultato di un percorso graduale che ha visto la progressiva introduzione dell’obbligatorietà del cosiddetto PTT nelle diverse fasi del procedimento. Dal 1° luglio 2019, a seguito dell’articolo 16-bis del D.Lgs. n. 546/1992, tutte le notifiche e i depositi degli atti processuali devono avvenire esclusivamente in formato digitale, tramite il sistema informatico SIGIT, rivolgendosi alle Corti di giustizia tributaria di primo e secondo grado. Restano esclusi dall’obbligo i contribuenti senza difensore e per controversie dal valore non superiore a 3.000 euro.

Con il decreto ministeriale del 24 novembre 2025, si introduce una disciplina specifica per le udienze da remoto, la cui applicazione decorre dal 1° dicembre dello stesso anno. Gli atti introduttivi del giudizio (es. ricorso, appello) vengono ora notificati via PEC e depositati entro 30 giorni secondo modalità integralmente digitali, consentendo quindi un flusso procedurale più rapido e trasparente. È importante sottolineare come la trasmissione elettronica, oltre a garantire la tempestività delle comunicazioni, assicuri anche la tracciabilità e la conservazione delle attività processuali, con evidenti vantaggi per la tutela dei diritti delle parti e la semplificazione delle attività degli uffici giudiziari.

• Notifica atti introduttivi tramite PEC
• Obbligo telematico per depositi e trasmissione
• Decorrenza effetti PEC chiarita dalle specifiche circolari MEF

Udienze a distanza: piattaforma Microsoft Teams, requisiti tecnici e procedure di accesso

Le nuove regole operative entrate in vigore dal dicembre 2025 prevedono che le sessioni a distanza siano gestite attraverso la piattaforma Microsoft Teams, scelta come soluzione tecnologica stabile e sicura dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, in collaborazione con SOGEI. L’utilizzo di questa piattaforma comporta alcune specificità tecniche e procedurali definite nelle Linee guida tecnico-operative pubblicate dal Dipartimento della giustizia tributaria:

• Il collegamento avviene esclusivamente tramite Teams, in videoconferenza, con canale criptato su rete telematica pubblica.
• I data center utilizzati sono ubicati all’interno dell’Unione Europea, a ulteriore garanzia della sicurezza dei dati e del rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali.
• Dispositivi e connessioni devono rispettare standard specifici di sicurezza e funzionalità, aggiornati secondo l’evoluzione normativa e tecnologica.

L'accesso all’udienza da remoto avviene mediante un link personale comunicato via email dalla segreteria della Corte almeno tre giorni prima della data fissata, link che è non cedibile a terzi tranne che per il difensore delegato. Per i magistrati e il personale di segreteria, l’accesso ai collegamenti avviene unicamente tramite account istituzionali e previa procedura di autenticazione a due fattori, incrementando così la sicurezza e l’identificazione certa dei partecipanti. Prima dell’avvio della sessione, il presidente o il giudice monocratico verifica la funzionalità tecnica dei collegamenti, garantendo la visibilità reciproca e l’ascolto degli interventi di tutte le parti, in modo da assicurare l’effettività del diritto al contraddittorio.

Procedura di comunicazione, partecipazione e sicurezza nelle udienze da remoto

Le modalità di convocazione e partecipazione sono regolate da una procedura dettagliata che tutela la riservatezza e la sicurezza informatica. La segreteria della Corte comunica, almeno tre giorni lavorativi prima dell’udienza, il link di accesso personale insieme all’orario della convocazione via posta elettronica, ai sensi dell’articolo 34-bis D.Lgs. 546/1992 e, dal 2026, anche dell’articolo 83 del D.Lgs. 175/2024. La comunicazione avverte anche circa il trattamento dei dati personali e i diritti degli interessati, in conformità con l’informativa privacy.

Durante l’udienza, ciascun partecipante deve:

• Dichiarare che la seduta non è osservata né udita da altri soggetti non autorizzati;
• Impegnarsi a non procedere a registrazioni audio/video;
• Affermare il regolare svolgimento del collegamento e la propria volontà di partecipare remotamente;

Tali dichiarazioni vengono verbalizzate dal segretario ed entrano a far parte integrante del verbale d’udienza.

La registrazione delle udienze è tassativamente vietata, così come l’utilizzo di strumenti di messaggistica istantanea o il deposito di documenti tramite la piattaforma di videoconferenza. In caso di interruzioni tecniche non risolvibili, il presidente può sospendere e rinviare la sessione, dandone comunicazione alle parti sempre tramite modalità telematica. Questi accorgimenti sono stati introdotti per ritrovare l’equilibrio tra digitalizzazione, trasparenza e rispetto delle garanzie di riservatezza previste dalla normativa vigente.

• Link personale inviato via email;
• Dichiarazioni anti-registrazione e riservatezza rese ad inizio udienza;
• Divieto utilizzo chat o altri metodi di comunicazione interni agli applicativi;

Redazione e gestione del verbale di udienza telematica: firme, identificazione e conservazione dei documenti

La verbalizzazione dell’udienza da remoto avviene in formato elettronico ed è firmata digitalmente dal presidente (o giudice monocratico) e dal segretario. Nel documento vengono attestati:

• Le modalità di identificazione dei partecipanti (esibizione documentale e verifica della corrispondenza tra identità dichiarata e presenza digitale);
• La volontà espressa di accedere all’udienza da remoto e la presa visione dell’informativa privacy;
• Lo svolgimento effettivo della sessione tramite videocollegamento;
• Le dichiarazioni delle parti in merito a regolarità, riservatezza e non registrazione;

I dati anagrafici relativi ai documenti di identità non vengono annotati sul verbale digitale, ma la verifica avviene in diretta. Nei casi in cui il sistema informativo SIGIT non fosse disponibile, il verbale viene redatto in formato analogico: in tal caso il segretario provvede poi a digitalizzare e inserire la copia conforme (firmata digitalmente) nel fascicolo processuale elettronico. Ogni verbale, e relativa copia digitale, viene archiviato integralmente nel fascicolo informatico, garantendo la conservazione e la consultabilità degli atti per le parti e i soggetti autorizzati.

Le misure sopra descritte rispondono alle esigenze di autenticità, integrità e reperibilità degli atti tipiche della digitalizzazione amministrativa, offrendo trasparenza ed efficacia alla gestione documentale delle sessioni telematiche.

Garanzie del contraddittorio e validità delle udienze da remoto: limiti e nullità

L’introduzione delle udienze da remoto, se da un lato porta vantaggi in termini di efficienza e riduzione dei costi, dall’altro è accompagnata da una particolare attenzione alla tutela delle garanzie processuali. Secondo la Corte di Cassazione (ord. 20836/2025), la presenza audio-video simultanea di tutte le parti e dei giudici è condizione imprescindibile di regolarità: il collegamento solo telefonico non basta ai fini della piena validità, poiché non assicura né il contraddittorio né la parità tra i soggetti processuali. Una mancata visibilità tra i partecipanti rappresenta una causa di nullità insanabile, in quanto viola gli articoli 2, comma 5, D.Lgs. 545/1992 e 158 c.p.c.

Ulteriori presupposti per la validità delle udienze telematiche comprendono:

• Partecipazione di tutti i componenti del collegio giudicante via videoconferenza;
• Assicurazione della possibilità di udire e vedere ogni intervento;
• Verifica della regolarità tecnica del collegamento all'inizio della sessione;

Unioni o composizioni irregolari (con magistrati collegati solo in audio o in assenza del collegamento visivo) rendono l’udienza nulla e la decisione invalida, senza possibilità di sanatoria. Inoltre, la normativa vieta qualsiasi derogabile sospensione delle regole di sicurezza e identificazione, a tutela della trasparenza e della affidabilità dell’iter processuale da remoto.