Quando spetta e deve essere riconosciuto il rimborso chilometrico ad un dipendente obbligatoriamente

Il rimborso chilometrico rappresenta un compenso che i datori di lavoro devono corrispondere ai propri dipendenti quando questi utilizzano il proprio veicolo per motivi lavorativi. Si tratta di un diritto del lavoratore regolamentato dalla normativa vigente, che stabilisce con precisione i casi in cui tale indennità deve essere riconosciuta obbligatoriamente.

Questa forma di indennizzo è destinata a coprire le spese di carburante e l'usura del mezzo privato utilizzato per esigenze aziendali.

A chi spetta il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico non è limitato esclusivamente ai lavoratori con contratto di lavoro subordinato, ma si estende a diverse figure professionali che collaborano con l'azienda:

• Lavoratori dipendenti con qualsiasi tipo di contratto
• Soci dell'azienda
• Amministratori
• Personale esterno con contratti di collaborazione
• Collaboratori occasionali

Questa indennità rappresenta un diritto per tutti coloro che, nell'ambito della propria attività lavorativa, si trovano a dover utilizzare il proprio mezzo di trasporto per raggiungere destinazioni diverse dalla sede di lavoro abituale.

Quando il rimborso chilometrico è obbligatorio

In base alla normativa vigente in materia di lavoro, il rimborso chilometrico deve essere riconosciuto obbligatoriamente ai lavoratori dipendenti in specifiche circostanze:

• Quando il dipendente utilizza un mezzo proprio per svolgere mansioni lavorative in trasferta
• Quando gli spostamenti avvengono in un Comune diverso da quello in cui ha sede l'azienda
• Quando la trasferta si svolge in una regione diversa da quella degli uffici aziendali

È importante sottolineare che il tragitto casa-lavoro non rientra nelle casistiche che danno diritto al rimborso chilometrico, trattandosi di uno spostamento ordinario che il lavoratore deve sostenere indipendentemente dalle esigenze aziendali.

Documentazione necessaria per ottenere il rimborso

Per ricevere il rimborso chilometrico, il dipendente deve fornire al datore di lavoro adeguata documentazione che attesti le spese sostenute. In particolare, è necessario presentare:

• Ricevute che attestino gli importi spesi per il carburante
• Dettaglio del chilometraggio percorso per motivi di lavoro
• Indicazione precisa delle date e delle destinazioni delle trasferte

Molte aziende adottano moduli specifici per la rendicontazione dei chilometri percorsi, che il dipendente deve compilare e consegnare periodicamente al reparto amministrativo o contabile.

Come viene calcolato l'importo del rimborso

Il calcolo del rimborso chilometrico avviene seguendo parametri oggettivi stabiliti dalle tabelle ACI (Automobile Club d'Italia), che determinano l'importo in base a:

• Marca del veicolo utilizzato
• Modello specifico dell'auto
• Versione del mezzo di trasporto
• Cilindrata del motore
• Tipo di alimentazione (benzina, diesel, ibrido, elettrico)

Il rimborso chilometrico comprende non solo le spese di carburante, ma anche i costi relativi all'usura del veicolo, agli pneumatici, alla manutenzione ordinaria e al deprezzamento del mezzo. Questo importo viene calcolato in base ai chilometri effettivamente percorsi moltiplicati per la tariffa chilometrica stabilita dalle tabelle ACI.

Spese escluse dal rimborso chilometrico

È importante chiarire che alcune spese legate all'utilizzo del veicolo non rientrano nel rimborso chilometrico standard, ma sono oggetto di rimborsi separati:

• Pedaggi autostradali
• Parcheggi e soste
• Eventuali multe o sanzioni
• Spese straordinarie di manutenzione

Per queste tipologie di costi, l'azienda prevede generalmente un sistema di rimborso spese specifico, che richiede la presentazione delle relative ricevute o giustificativi di pagamento.

Modalità di erogazione del rimborso

Il rimborso chilometrico viene generalmente erogato attraverso la busta paga del dipendente. L'importo calcolato viene incluso tra le voci non imponibili della retribuzione mensile, separatamente rispetto agli elementi che costituiscono il reddito da lavoro dipendente.

Alcune aziende potrebbero optare per modalità alternative di erogazione, come il rimborso diretto tramite bonifico separato o l'inclusione dell'importo in un sistema di note spese più ampio, soprattutto nel caso di trasferte che comportano anche altri tipi di costi rimborsabili.

Trattamento fiscale del rimborso chilometrico

Un aspetto particolarmente vantaggioso del rimborso chilometrico riguarda il suo trattamento fiscale. Secondo la normativa vigente, questa indennità non è soggetta a tassazione per il dipendente che la riceve, in quanto:

• Non rientra tra le voci retributive
• Non costituisce reddito da lavoro dipendente
• Rappresenta un indennizzo per costi sostenuti dal lavoratore per conto dell'azienda

Il rimborso chilometrico viene considerato fiscalmente neutro, poiché si limita a reintegrare spese che il dipendente ha anticipato nell'interesse dell'azienda. Pertanto, non viene assoggettato a imposte sul reddito né a contributi previdenziali, a condizione che rispetti i parametri stabiliti dalle tabelle ACI.

Rimborso chilometrico e contrattazione collettiva

I contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) possono prevedere disposizioni specifiche riguardo al rimborso chilometrico, talvolta migliorative rispetto alla normativa generale. È quindi importante consultare il proprio CCNL di riferimento per verificare eventuali condizioni particolari relative a:

• Importi minimi garantiti
• Procedure di richiesta specifiche
• Tempistiche di erogazione
• Eventuali indennità aggiuntive per trasferte

In alcuni settori, come quello commerciale o quello dei servizi alle imprese, i CCNL possono prevedere forme di indennità forfettarie che si aggiungono o sostituiscono il rimborso chilometrico calcolato secondo le tabelle ACI.

Come richiedere correttamente il rimborso

Per ottenere il rimborso chilometrico in modo corretto e tempestivo, è consigliabile seguire una procedura ben definita:

1. Verificare preventivamente con l'ufficio amministrativo o con le risorse umane la politica aziendale sui rimborsi
2. Documentare accuratamente tutti gli spostamenti effettuati con il proprio veicolo per motivi di lavoro
3. Compilare correttamente i moduli di richiesta rimborso forniti dall'azienda
4. Allegare tutta la documentazione necessaria a supporto della richiesta
5. Rispettare le scadenze stabilite dall'azienda per la presentazione delle richieste

Una corretta e tempestiva presentazione della documentazione garantisce che il rimborso venga elaborato senza ritardi e incluso nella prima busta paga utile.

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