Rentri e Fir digitale 2026: le nuove regole, cosa cambia e scadenze aggiornate. Procedure, istruzioni e tempi

Dal 13 febbraio 2026 prende il via una nuova fase nella digitalizzazione delle attività di tracciamento dei rifiuti in Italia, che riguarda tutti gli operatori coinvolti nella filiera ambientale. Questo cambiamento impone la gestione esclusivamente digitale del Formulario di Identificazione del Rifiuto (FIR).

Le nuove disposizioni non rappresentano solo un obbligo normativo, ma spingono le imprese e gli enti ambientali verso un sistema più trasparente, efficiente e allineato agli standard europei. Il canale digitale garantisce una maggiore integrità e sicurezza delle informazioni, oltre ad assicurare una più immediata condivisione dei dati lungo tutta la filiera. L’introduzione del FIR digitale crea, quindi, un contesto in cui la tracciabilità dei rifiuti e la rispondenza alle normative ambientali divengono più accessibili, riducendo i rischi di errore e ottimizzando i controlli da parte degli organi competenti.

Cos’è il Formulario di Identificazione del Rifiuto (FIR) digitale e come funziona

Il Formulario di Identificazione del Rifiuto (FIR) digitale è un documento informatico, firmato digitalmente, che accompagna i rifiuti durante il trasporto dal luogo di produzione fino alla loro destinazione finale. Rispetto alla versione cartacea, il modello digitale garantisce una tracciabilità informatica completa, assicurando resilienza, trasparenza e autenticità dei dati gestiti.

La versione digitale, nota anche come xFIR, è generata tramite la piattaforma RENTRI: qui i dati di produttore, trasportatore, destinatario e, quando presente, dell’intermediario vengono inseriti in un formato standard. Il processo comprende:

• Compilazione digitale dei dati da parte del produttore o trasportatore
• Vidimazione elettronica tramite firma digitale riconosciuta
• Trasmissione e aggiornamento delle informazioni in tempo reale lungo tutta la filiera
• Restituzione della copia finale tramite portale RENTRI
• Archiviazione e conservazione a norma AgID

La struttura dati, denominata "schema xFIR", è progettata per garantirne l’interoperabilità con i gestionali aziendali e rendere ogni fase del processo automatizzata e integrata. Ogni modifica, firma o integrazione viene registrata e validata digitalmente, proteggendo il documento da ogni possibile alterazione. Durante il trasporto, lo stesso documento può essere esibito su dispositivi mobili, offrendo immediatezza di accesso e verifica per tutti i soggetti coinvolti.

Obbligo dal 13 febbraio 2026: chi deve adottare il FIR digitale e chi è escluso

Tutti i soggetti iscritti nel Registro Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti sono tenuti ad adottare il FIR in formato digitale dalla data indicata. L’obbligo coinvolge principalmente:

• Produttori di rifiuti derivanti da attività industriali, artigianali, agricole, commerciali, sanitarie e da trattamenti di depurazione
• Operatori che gestiscono rifiuti pericolosi, inclusi chi ne detiene fino a 10 dipendenti
• Trasportatori, destinatari e intermediari iscritti a RENTRI.

Nei casi in cui il produttore sia soggetto all’obbligo digitale, l’intero ciclo di gestione si svolge mediante strumenti informatici, coinvolgendo ogni operatore della filiera. Se invece il produttore non è obbligato, permane la possibilità di utilizzare il FIR cartaceo con il nuovo modello.

Restano esclusi:

• I consorzi o sistemi di gestione in forma individuale o collettiva, secondo l’art. 237 comma 1 del D.Lgs. 152/2006
• Produttori di rifiuti a cui si applicano gli articoli 190, commi 5 e 6, e altre casistiche specifiche previste dalla legge 199/2025

Per la tracciabilità di rifiuti non pericolosi, infine, rimane possibile, per determinati soggetti, optare tra modalità digitale o cartacea, secondo le proprie esigenze operative e le iscrizioni correnti a RENTRI.

La gestione digitale del FIR: procedure operative e strumenti disponibili

L’introduzione della gestione digitale del FIR comporta una serie di attività e strumenti finalizzati a garantire la precisione e la tempestività delle informazioni lungo tutto il ciclo di vita del rifiuto. Innanzitutto, la generazione del documento avviene tramite la sezione dedicata del portale RENTRI, dove ogni soggetto obbligato carica o integra i dati richiesti dal modello unificato.

La firma digitale rappresenta un passaggio essenziale, assicurando autenticità e immodificabilità del formulario in ogni fase:

• Il produttore (o, su sua richiesta, il trasportatore) appone la firma digitale per l’emissione
• Il trasportatore firma al momento della presa in carico
• Il destinatario, dopo l’accettazione o il respingimento, aggiorna lo stato e restituisce la copia finale tramite RENTRI

Il sistema segnala, tramite notifiche, ogni stato del trasporto e rende disponibile la versione aggiornata del FIR a tutti gli attori coinvolti. La piattaforma offre:

• App RENTRI FIR Digitale per operazioni rapide da dispositivi mobili
• Servizi web e interoperabilità API, integrabili con i gestionali delle imprese
• Supporto per la trasmissione automatica verso il Registro e tracciamento dei flussi anche in casi di indisponibilità temporanea dei servizi RENTRI (incidenti o manutenzioni programmate, come da disposizioni del Decreto Direttoriale)
• Materiale informativo e percorsi guidati nell’area supporto del portale RENTRI.

Le scadenze per l’adozione del FIR digitale e le tempistiche per l’iscrizione al RENTRI

Le tempistiche per la piena operatività del FIR digitale sono scandite da precise finestre temporali in base alla tipologia di impresa e al numero di dipendenti:

• Dal 15 dicembre 2024 al 13 febbraio 2025: iscrizione e adozione obbligatoria per grandi produttori, trasportatori, smaltitori
• Dal 15 giugno al 14 agosto 2025: produttori con un organico tra 10 e 50 addetti
• Dal 15 dicembre 2025 al 13 febbraio 2026: produttori di rifiuti pericolosi fino a 10 dipendenti

Dalla metà di febbraio 2026 (il 13 febbraio), tutti i FIR dovranno essere esclusivamente digitali per i soggetti obbligati, escludendo definitivamente la gestione cartacea, salvo per chi non è tenuto a iscriversi a RENTRI.

La mancata iscrizione nei termini comporta l’impossibilità di operare regolarmente nell’ambito della tracciabilità dei rifiuti e può comportare sanzioni severe. La stessa attenzione dovrà essere rivolta a chi gestisce rifiuti pericolosi in piccole realtà, che ha tempo fino alla scadenza di febbraio 2026 per conformarsi.

Conservazione digitale a norma: obblighi, modalità e sanzioni

La conservazione digitale a norma del FIR è una delle novità operative più rilevanti introdotte dal nuovo scenario normativo. Secondo le linee guida AgID, la documentazione generata tramite RENTRI deve essere conservata digitalmente per almeno tre anni, rispettando i criteri di autenticità, integrità, leggibilità e immodificabilità.

Il processo richiede:

• Generazione e conservazione mediante sistemi e servizi riconosciuti dall’Agenzia per l’Italia Digitale
• Applicazione di firma digitale e marca temporale ai documenti e pacchetti di versamento
• Trasmissione annuale al Conservatore accreditato AgID
• Organizzazione e gestione dei metadati legati ai documenti conservati.

La copia digitale del FIR deve essere scaricata da tutti i soggetti coinvolti entro 90 giorni dalla restituzione dal destinatario. Il mancato adempimento può comportare sanzioni amministrative rilevanti, talvolta di importo consistente, e rischi in relazione alla opponibilità della documentazione in caso di controlli.

La piattaforma RENTRI, pur abilitando la formazione e gestione del FIR digitale, non include servizi di conservazione sostitutiva. Spetta quindi alle imprese individuare provider accreditati e adempiere correttamente alle disposizioni, onde tutelare la validità legale della documentazione.