Smart working, cosa prevede la nuova normativa 2026 appena approvata

I datori di lavoro che sottovalutano la portata delle nuove disposizioni sul lavoro agile rischiano sanzioni pesanti e perdita di competitività. Mentre le aziende si trovano a gestire l'alternanza tra lavoro remoto e presenza fisica, il quadro normativo cambia per effetto della legge annuale sulle PMI e della Legge 106/2025. Nel 2026, la conformità alle nuove prescrizioni non sarà solo una questione di rispetto delle regole, ma rappresenterà una leva essenziale di valorizzazione del capitale umano.

I cambiamenti introdotti coinvolgono sicurezza, tutele dei lavoratori fragili, gestione HR e protezione dagli infortuni per chi opera fuori dai locali aziendali. Chi resta indietro rischia molto più di una semplice irregolarità amministrativa, mentre chi innova può trarre vantaggio reale da una normativa finalmente chiara.

Smart working, come cambiano sicurezz

La nuova legge annuale per le PMI modifica le regole sulla sicurezza nello smart working, intervenendo sul Testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro. La novità è che, quando il lavoratore opera in luoghi che non sono sotto il controllo diretto del datore di lavoro, come casa, coworking o altri spazi esterni, l'azienda adempie ai propri obblighi di tutela attraverso una informativa scritta periodica.

Questo documento, da consegnare almeno una volta all'anno sia al lavoratore sia al RLS, deve indicare in modo preciso i rischi generali e specifici legati al lavoro agile e le misure di prevenzione da adottare. In questo modo, la prevenzione si basa meno sul controllo diretto dell'ambiente e più su una corretta informazione dei rischi e sulla collaborazione del dipendente.

La riforma chiarisce anche il tema dei videoterminali, specificando che pure gli obblighi relativi all'uso di computer e dispositivi elettronici sono assolti tramite questa informativa annuale. Resta invece in capo al datore di lavoro la responsabilità per la sicurezza delle attrezzature fornite, mentre al lavoratore spetta usare tali strumenti in un contesto idoneo, seguendo le indicazioni ricevute.

L'aspetto più rilevante è il nuovo sistema sanzionatorio: se il datore di lavoro non consegna l'informativa, rischia l'arresto da due a quattro mesi oppure un'ammenda da 1.200 a 5.200 euro. La sanzione si applica anche se non si verifica alcun infortunio, perché il legislatore considera questa informativa lo strumento essenziale per garantire la tutela della salute nel lavoro da remoto.

Smart working prioritario e tutele per lavoratori fragili

La Legge 106/2025 innesta nel panorama normativo italiano una tutela rafforzata per i lavoratori fragili, allargando il perimetro dei diritti già riconosciuti dalla storica Legge 104/1992. Dal 1° gennaio 2026, chi soffre di patologie gravi o ha una invalidità pari o superiore al 74% acquisisce un diritto di precedenza assoluto nell'accesso allo smart working, ove la mansione lo consenta. Questo principio si fonda su una logica di inclusione: nessun lavoratore deve scegliere tra salute e continuità occupazionale:

• Lavoratori interessati: sono tutelati i dipendenti del settore pubblico e privato con gravi patologie oncologiche, invalidanti o croniche, incluse quelle rare, e chi ha un livello di invalidità riconosciuta almeno del 74%.
• Congedo straordinario: la nuova norma prevede la facoltà di usufruire di un congedo (max 24 mesi) usufruibile anche in modo frazionato, sospendendo il rapporto di lavoro ma conservando il posto.
• Diritto soggettivo, non semplice possibilità: la precedenza di accesso non è subordinata alla discrezionalità aziendale, ma diventa esigibile dal lavoratore, a condizione che sia tecnicamente compatibile con la mansione.
• Compatibilità con la Legge 104: le nuove disposizioni si integrano senza sostituirsi agli storici diritti già previsti per disabili e caregiver; si crea così un sistema integrato di protezione che amplia le possibilità dalla flessibilità oraria fino all'accesso prioritario al lavoro agile.

L'impatto per aziende e lavoratori supera le semplici formalità amministrative: gestire correttamente queste richieste implica un cambio di passo nelle policy interne e nella configurazione dei processi HR. Il sistema di tutele consolidato supporta la continuità lavorativa anche a fronte di fragilità sanitarie, permettendo una gestione personalizzata delle esigenze.

Nuovi obblighi di sicurezza e informative annuali

Uno degli aspetti più rilevanti introdotti dall'articolo 11 della nuova legge annuale PMI riguarda la gestione della sicurezza nel lavoro a distanza. La modifica al D.Lgs. 81/2008 (Testo unico sulla sicurezza sul lavoro) introduce il nuovo comma 7-bis all'articolo 3, ampliando gli obblighi per tutti i datori di lavoro con personale in modalità agile. Non più buona prassi, ma un vero e proprio requisito legale:

• Informativa annuale sui rischi: ogni azienda deve consegnare a ciascun lavoratore agile e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) una dettagliata informativa scritta sui rischi generali e specifici
• Obbligo anche fuori dall'azienda: l'informativa risulta obbligatoria anche per le postazioni di lavoro che non ricadono nella disponibilità giuridica del datore (es. abitazione, coworking, spazi pubblici scelti dal lavoratore)
• Rischi da videoterminale e comportamenti corretti: particolare rilievo alle indicazioni su ergonomia, pause, uso di dispositivi digitali

La nuova normativa stabilisce che il datore di lavoro fornisce tutte le informazioni aggiornate mentre il lavoratore ha l'obbligo di cooperare, applicando le misure e le raccomandazioni ricevute. Introdotta una specifica sanzione penale: per il datore di lavoro che ometta l'informativa annuale sui rischi, è previsto arresto da due a quattro mesi o ammenda da 1.200 a 5.200 euro. Le conseguenze pratiche sono:

• Le informative devono essere aggiornate periodicamente: almeno una volta all'anno, oltre che in caso di variazioni significative nei rischi o nell'organizzazione.
• Importanza della tracciabilità: la consegna deve essere sempre documentata, anche tramite soluzioni digitali (firma elettronica, invio certificato, ecc.).

Questa evoluzione della disciplina conferma il principio di responsabilità condivisa e aggiorna il quadro delle sanzioni per garantire una cultura della prevenzione anche oltre i luoghi formalmente aziendali.

Smart working tra compliance, gestione presenze e diritti

I nuovi obblighi impongono alle organizzazioni di adottare approcci strutturati e tracciabili nella gestione del lavoro agile. Il mero affidamento sulla buona volontà o su sistemi artigianali (fogli di calcolo, comunicazioni informali) è un errore che può generare rischi sia operativi che legali:

• Tracciabilità delle presenze e compliance: le aziende devono distinguere chiaramente tra presenza fisica in sede, attività da remoto e assenze giustificate, integrando queste informazioni in sistemi HR moderni e affidabili.
• Gestione delle richieste differenziate: le risorse umane devono garantire equità nelle concessioni, coerenza decisionale e disponibilità di evidenze in caso di controlli ispettivi.
• Documentazione degli accordi individuali: l'attivazione dello smart working richiede ancora un accordo individuale scritto, notificato telematicamente al Ministero del Lavoro, che specifichi durata, modalità operative, strumenti forniti, diritto alla disconnessione, fasce di reperibilità e modalità di recesso.
• Uniformità nelle regole: permessi, congedi, incluso il congedo straordinario per lavoratori fragili, e smart working vanno integrati in un flusso gestionale unico, annullando ambiguità e garantendo trasparenza a lavoratori, HR e consulenti.

Un errore comune riguarda la sottovalutazione della necessità di formazione: il rispetto delle nuove normative passa anche dalla sensibilizzazione di manager e collaboratori su rischi, diritti e doveri connessi al lavoro da remoto.

Le imprese che investono in strumenti digitali per la rilevazione presenze e per la gestione centralizzata delle richieste riducono il rischio di contestazioni e aumentano l'efficacia del proprio capitale umano.

Infortuni sul lavoro e tutela INAIL in smart working

Il confine tra vita privata e professionale si fa sottile, ma la protezione legale per chi lavora da remoto è consolidata e ampia. La riforma del 2017 (art. 23, L. 81/2017) ha esteso la copertura dell'INAIL a tutti gli infortuni e le malattie professionali connessi all'espletamento della prestazione lavorativa, pur se svolta fuori dalla sede aziendale. Oggi, chi opera in smart working ha diritto alla medesima tutela assicurativa degli altri colleghi, a condizione che il nesso con l'attività lavorativa sia dimostrabile.

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