Statali, per la maggior parte della giornata di lavoro si cercano dati e documenti che non si trovano. Paradossale, ma vero

Una crisi silenziosa sta rallentando la macchina della Pubblica Amministrazione italiana: milioni di ore lavorative vengono assorbite da operazioni apparentemente banali ma fortemente impattanti. Il problema non riguarda solo l’efficacia del servizio pubblico, ma coinvolge l’intera competitività e trasparenza del sistema Paese. Secondo l’Osservatorio Agenda Digitale del Politecnico di Milano, oltre la metà del tempo lavorativo dei dipendenti pubblici viene letteralmente "bruciata" per inseguire dati e documenti che esistono, ma sfuggono alle ricerche. Un dato allarmante che apre una ferita profonda nel processo di digitalizzazione e ammodernamento degli uffici statali.

Il paradosso è reale: nonostante decenni di informatizzazione, la maggior parte delle attività si arena in "caccia" infruttuosa di documenti. L’emergenza non si vede a occhio nudo, ma impatta su ogni cittadino quando la burocrazia si fa lenta, opaca e inefficiente.

Il valore aggiunto di una soluzione vera si misura anche nella capacità di ribaltare questo trend. L’esperienza di chi lavora nelle amministrazioni pubbliche lo testimonia: la perdita di tempo, la frustrazione, gli errori a cascata e l’impossibilità di dedicarsi a compiti a più alto valore sono ormai la norma.
 

Il sistema attuale mette il personale in una situazione paradossale: le informazioni esistono ma sono intrappolate tra silos digitali separati, database non dialoganti, nomenclature in conflitto e piattaforme che cambiano senza una programmazione unitaria. Il risultato finale è un colossale freno alla produttività individuale e collettiva, con ripercussioni dirette e indirette sui servizi ai cittadini.

Quanto tempo si perde davvero? Dati, cause e conseguenze di un sistema inefficiente

L’Osservatorio Agenda Digitale certifica numeri che non possono più essere ignorati: il 57% del tempo di un dipendente pubblico è assorbito dalla mera ricerca di dati e documenti; soltanto il restante 43% trova reale impiego in attività di valore, gestione dossier, progettazione o relazioni con il cittadino. In media, oltre metà della giornata lavorativa viene "svanita" in operazioni di ricerca, correzione di errori, controllo delle fonti e tentativi ripetuti di accedere alle informazioni.

Tale percentuale peggiora in alcuni settori, come quelli amministrativi, tecnici e archivistici, e in realtà territoriali dove la digitalizzazione è rimasta superficiale.

• Silos informativi: ogni ente, dipartimento o ministero utilizza sistemi propri, spesso incompatibili tra loro. I protocolli di archiviazione e classificazione divergenti creano barriere che ostacolano la circolazione dei dati.
• Database non comunicanti: banche dati diverse sono impossibilitate a "parlarsi", generando duplicazioni, dati obsoleti e accessi farraginosi.
• Assenza di standard comuni: la mancanza di un linguaggio unico per codificare e catalogare le informazioni genera confusione e rallenta tutte le operazioni.
• Carenza formativa e aggiornamento del personale: chi lavora nella PA spesso non riceve formazione adeguata sulle nuove piattaforme, trovandosi a improvvisare su strumenti pensati male o resi inefficaci da continue revisioni che non dialogano tra loro.
• Redundancy digitale: i documenti digitalizzati sono spesso copie di quelli cartacei, senza alcun valore aggiunto nella ricerca semantica e nel recupero delle informazioni.

Errore sistemico: il sistema attuale genera una moltiplicazione di errori. Le informazioni sono reperite solo dopo ore di tentativi, spesso restituite in forma incompleta; si genera ansia organizzativa e si moltiplicano anche i casi di errori amministrativi. Secondo analisi di settore, vengono processate in media tre versioni discordanti dello stesso documento per ogni procedura complessa: una fonte di rischio e di perdita finanziaria enorme per gli enti.

L’effetto domino della perdita di efficienza si riflette in ritardi per i cittadini, rallentamento nei pagamenti delle pratiche di rimborso fiscale, nella risposta degli istituti statali o nella gestione dei servizi scolastici e sanitari. Ogni minuto sprecato nella ricerca manuale di dati è un investimento sottratto all’innovazione e al miglioramento dei processi.
Gli errori comuni che aggravano la situazione includono:

• Poca chiarezza su chi possiede realmente le informazioni chiave;
• Affidamento a strumenti "fai da te" (fogli Excel locali, mail non indicizzate, chiavette USB personali);
• Mancata sincronizzazione tra piattaforme cloud e archivi interni;
• Duplicazione di pratiche per "essere sicuri" di aver recuperato tutto.

La ricaduta indiretta su chi lavora negli uffici pubblici si traduce in motivazione calante e crescente insoddisfazione. Il burnout digitale, dovuto a processi frustranti e ripetitivi, viene ormai riconosciuto dalle moderne ricerche di psicologia del lavoro come un rischio concreto negli ambienti amministrativi. L’esperienza degli operatori è schiacciata dalla sensazione di non essere realmente utili, ma "all’ingrasso" di un sistema che si autoalimenta di lentezze e inefficienze.

Il confronto con altri sistemi europei evidenzia il gap italiano. Paesi come Estonia e Danimarca vantano piattaforme integrate che permettono l’accesso a dati e documenti in pochi clic attraverso hub centrali. La mancanza di interoperabilità in Italia ha origini sia storiche sia di governance, e non può più essere affrontata solo con nuove leggi senza interventi tecnologici radicali.

Soluzioni concrete: come l’IA cognitiva può trasformare la gestione dei dati nel settore pubblico

La digitalizzazione da sola non basta se i dati restano "muri" silenziosi. Serve ora un salto di qualità nella gestione: l’intelligenza artificiale cognitiva segna una svolta attesa e a portata di mano. Secondo quanto affermato da Francesco Esposito, founder di Youbiquitous, la chiave non risiede in hardware costosi o tecnologie fuori portata, quanto nello "sbloccare" le potenzialità delle informazioni già esistenti nei database pubblici.

• IA cognitiva vs. digitalizzazione tradizionale: Mentre la digitalizzazione si limita a convertire documenti cartacei in PDF o file archiviati, la nuova generazione di IA cognitiva consente di "leggere" il contenuto semantico dei dati, incrociando informazioni tra archivi diversi e restituendo risposte precise a domande complesse.
• Ricerca semantica trasversale: Sistemi avanzati permettono di effettuare ricerche non basate solo su parole chiave, ma anche su concetti, relazioni e contesti. Un operatore può chiedere informazioni su un cittadino, pratica o ente anche senza ricordare il nome esatto del file, ma partendo da dettagli frammentari.
• Interoperabilità soft: Non è più necessario "rifare tutto" da zero. Le piattaforme di IA cognitiva possono essere connesse ai sistemi esistenti (SAP, DocER, Protocollo, Mail server) per creare "ponti" tra dati prima isolati.
• Apprendimento continuo: Gli algoritmi sono capaci di apprendere dai comportamenti degli utenti, suggerendo nel tempo percorsi di ricerca ottimali e individuando ridondanze o errori frequenti.

Vantaggi pratici e risparmi immediati:

• - Riduzione drastica dei tempi di ricerca (fino all’80% meno tempo speso per trovare ciò che serve);
• - Miglioramento della qualità dei servizi ai cittadini;
• - Taglio ai costi occulti dovuti a duplicazione, perdita di dati o archiviazione inefficace;
• - Aumento della motivazione del personale, che può così dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto;
• - Identificazione automatica dei dati obsoleti o non conformi, contribuendo a garantire trasparenza e accountability (veicolando anche la conformità a regolamenti come GDPR).

I primi progetti pilota hanno già dimostrato che non serve una "rivoluzione" dagli ingenti costi. Le amministrazioni che hanno adottato soluzioni di IA cognitiva hanno visto i tempi di risposta scendere da giorni a minuti, con una curva di apprendimento sorprendentemente rapida per gli operatori.
Numerosi errori comuni vengono eliminati dal sistema: dimenticanza di aggiornamento data, errori di archiviazione, sovrapposizione di mansioni. Il software, imparando dalle abitudini degli utenti, segnala eventuali incoerenze tra dati e propone allarmi proattivi.

Le implicazioni normative sono significative: la tracciabilità delle operazioni consente verifiche rapide ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e delle più recenti linee guida AGID. Anche la compliance rispetto al regolamento europeo GDPR ne risulta rafforzata, grazie alla gestione sicura e trasparente dei dati personali.

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