Guida ai buoni pasto per i dipendenti aziendali privati: chi ne ha diritto, importi, regole, utilizzi e limiti

Panoramica sui buoni pasto per i lavoratori privati: definizione, regole, limiti, vantaggi fiscali e applicazioni nelle diverse situazioni contrattuali. Approfondimenti su diritti, obblighi, gestione e differenze rispetto ad altri strumenti

Autore: Marianna Quatraro
pubblicato il 30/07/2025 alle ore 12:01

Nel contesto del lavoro privato, i buoni pasto rappresentano uno degli strumenti di welfare aziendale più strategici per la gestione della pausa pranzo e per sostenere il potere d'acquisto dei lavoratori. Soggetti a una disciplina normativa complessa e aggiornata, offrono vantaggi sia alle imprese che scelgono di adottarli come benefit, sia ai lavoratori che ne beneficiano come integrazione alla retribuzione, senza incidere sul reddito da lavoro dipendente entro determinate soglie. 

Definizione, tipologie e funzionamento dei buoni pasto

I buoni pasto sono titoli di legittimazione che attribuiscono al titolare il diritto di fruire di un servizio sostitutivo di mensa, potendo acquistare alimenti o consumare pasti presso esercizi convenzionati. Esistono due principali tipologie: buoni pasto cartacei ed elettronici. I primi si presentano sotto forma di voucher stampato, il cui utilizzo è tracciato manualmente, mentre i secondi sfruttano tesserine elettroniche, app o sistemi digitali che automatizzano il conteggio e agevolano la gestione sia per l’utilizzatore sia per l’azienda.

• Il formato elettronico consente un controllo immediato del saldo, maggiore sicurezza contro smarrimenti, e una migliore tracciabilità.
• I buoni sono personali, non trasferibili, né vendibili o convertibili in denaro, e ogni esercente convenzionato può accettarli come pagamento fino ad un massimo di otto buoni per singola transazione (art. 4 del D.M. 122/2017).

L’emissione e la spendibilità sono regolate tramite apposite convenzioni tra le società emittenti e una rete di attività, che includono ristoranti, bar, gastronomie, supermercati e anche servizi di food delivery. Il valore nominale di ciascun buono è fisso e compreso tra 2 e 15 euro, ma la prassi vede importi mediamente tra 5 e 10 euro.

Il valore non dà diritto a resto e va utilizzato per l’intero importo indicato sul buono. L’impresa individua la modalità di erogazione in funzione delle necessità organizzative. L’accredito avviene generalmente con cadenza mensile sulla base delle giornate lavorative effettivamente svolte. Sono previsti criteri restrittivi per l’utilizzo: l’impiego è consentito soltanto dal titolare e non si possono impiegare oltre il limite consentito per acquisto.

Chi ha diritto ai buoni pasto nelle aziende private

La normativa relativa ai buoni pasto per dipendenti privati trova il suo fondamento nell’articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) e nel D.M. 122/2017. Queste disposizioni definiscono i soggetti legittimati a riceverli: possono beneficiarne sia i lavoratori dipendenti con contratto subordinato, a tempo pieno o parziale, sia i collaboratori con rapporto continuativo, anche non subordinato. Il diritto all’accesso non dipende dalle modalità di svolgimento della prestazione, che può essere resa in presenza, da remoto (smart working) o con orari flessibili.

• L’erogazione non è obbligatoria per le aziende, salvo che non sia prevista da specifiche disposizioni presenti nel contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) applicato o negli accordi aziendali.
• Qualora l’impresa decida spontaneamente di concedere il benefit, deve garantirlo a una categoria omogenea di lavoratori secondo criteri oggettivi, evitando discriminazioni ingiustificate.

L’attribuzione generalmente segue questi principi:

• Ogni giornata lavorativa potenzialmente dà luogo a un buono pasto;
• Il diritto si determina normalmente per turni di almeno sei ore di lavoro nel giorno, anche in assenza di una pausa pranzo formale, se la contrattazione lo prevede;
• I lavoratori in ferie, in aspettativa, in malattia o assenti a qualsiasi titolo non maturano il diritto per tali giornate.

Il D.M. 122/2017 estende la platea dei beneficiari anche ai soggetti che collaborano stabilmente con l’azienda, come consulenti o lavoratori autonomi legati da uno specifico rapporto (es. co.co.co.).

Nel settore privato, la flessibilità contrattuale permette all’azienda di scegliere se offrire il servizio mensa, i buoni o una indennità sostitutiva. Tuttavia, in presenza di vincoli previsti da CCNL di categoria (es. CCNL Commercio, CCNL Metalmeccanico), l’azienda è tenuta al rispetto delle disposizioni e delle soglie di esenzione, pena la perdita dei benefici fiscali associati.

Buoni pasto come benefit aziendale, obblighi e opzioni per l’azienda

L’azienda privata può adottare i buoni pasto come soluzione di welfare aziendale all’interno di un più ampio sistema di benefit. Dal punto di vista normativo, non esiste un obbligo generico ma, se previsto da CCNL o da accordi aziendali, il datore di lavoro deve garantirne l’erogazione secondo le regole pattuite. In assenza di vincoli, la scelta di offrire buoni pasto rimane facoltativa, lasciando ampia autonomia gestionale tra:

• Somministrazione diretta di pasti tramite mensa interna o convenzioni con ristoranti;
• Assegnazione di buoni pasto cartacei o elettronici, con valore nominale stabilito dall’azienda nei limiti di esenzione;
• Indennità sostitutiva di mensa erogata in busta paga, soggetta a tassazione secondo le condizioni previste dalla normativa fiscale.

Nell’offerta dei buoni pasto, l’impresa deve adottare criteri non discriminatori e privilegiare l’erogazione per categorie omogenee di personale. La scelta del formato (cartaceo vs elettronico) comporta anche differenti vantaggi fiscali. Il monitoraggio attento della spesa e del rispetto delle soglie previste è centrale per evitare ricadute in termini di tassazione e perdita dei benefici.

Le aziende possono inoltre integrare il buono pasto in pacchetti di welfare più vasti, includendolo tra gli strumenti volti al miglioramento della qualità della vita lavorativa, alla fidelizzazione del personale e all’ottimizzazione della gestione delle pause e dei servizi connessi alla ristorazione.

Destinatari: lavoratori dipendenti, collaboratori, part-time e smart working

I beneficiari dei buoni pasto nelle realtà aziendali private non si limitano ai soli lavoratori dipendenti a tempo pieno. Secondo la normativa vigente, la platea abbraccia:

• Lavoratori subordinati full-time: maturano generalmente un buono per ogni giornata lavorativa svolta secondo i criteri definiti nell’accordo o dal contratto collettivo applicato.
• Dipendenti part-time: hanno accesso agli stessi benefit dei full-time, anche se la struttura dell’orario può incidere sull’entità o modalità di erogazione. In molti casi, ottengono buoni pasto anche se il loro turno non prevede una pausa pranzo formale, purché l’assegnazione sia prevista dal CCNL o da disposizioni interne aziendali.
• Collaboratori coordinati e continuativi, apprendisti, stagisti: possono accedere ai buoni se inseriti in categorie omogenee che beneficiano del servizio o se ciò è stabilito dalla contrattazione.
• Lavoratori in smart working: la disciplina prevede ormai l’erogazione del buono anche per chi svolge la prestazione a distanza, assicurando parità di trattamento rispetto a chi lavora in presenza, nel rispetto degli accordi aziendali. I periodi svolti in lavoro agile danno diritto al buono solo se previsti da regolamenti interni o contratti.

Non rientrano nei destinatari i lavoratori in ferie, permesso, aspettativa o malattia per i giorni di assenza. Inoltre, generalmente non hanno diritto ai buoni pasto:

• Dirigenti (salvo diversa previsione contrattuale)
• Lavoratori che usufruiscono di mensa aziendale
• Dipendenti part-time con orario molto ridotto
• Lavoratori in trasferta con rimborso spese

Importi, limiti fiscali ed esenzioni

Gli importi e i limiti fiscali applicabili ai buoni pasto dipendenti privati sono disciplinati principalmente dalla Legge di Bilancio 2020 e dagli ultimi aggiornamenti normativi per il biennio 2024-2025. Le soglie di esenzione, sia per il datore di lavoro sia per il dipendente, sono così determinate:

• Buoni pasto elettronici: il valore massimo detassato è pari a 8 euro giornalieri per ciascun giorno lavorato;
• Buoni pasto cartacei: la soglia esente è fissata a 4 euro ogni giorno di lavoro effettivo;
• L’eventuale eccedenza rispetto a tali importi viene considerata parte integrante della retribuzione, con conseguente assoggettamento a tassazione ordinaria e contributi previdenziali.

Gli importi possono essere scelti liberamente dall’azienda entro limiti minimi e massimi previsti per legge (tra 2 e 15 euro), ma è prassi diffusa il riconoscimento di valori compresi tra 6 e 8 euro, così da assicurare la piena fruibilità delle agevolazioni fiscali.

• L’IVA sulle commissioni di acquisto dei buoni pasto è detraibile al 10% per l’azienda, che beneficia inoltre della deducibilità integrale della spesa, a patto che rispetti le regole sull’attribuzione a categorie omogenee di lavoratori.

Dal 2025 si segnala inoltre la riduzione delle commissioni sugli esercizi convenzionati al 5%, secondo il nuovo limite disciplinato dalla normativa, con una fase transitoria per i buoni già emessi fino al 31 agosto 2025. Questo intervento punta a garantire maggiore equilibrio e sostenibilità nel settore, ampliando la rete degli esercizi aderenti.

Modalità di utilizzo e cumulabilità, regole pratiche e operatività

La corretta modalità di utilizzo dei buoni pasto dipendenti privati è regolata dal D.M. 122/2017, che ne specifica le regole operative e la cumulabilità. Ogni voucher è personale e può essere usato esclusivamente dal titolare, risultando vietata la cessione a terzi o la commercializzazione. Il valore spendibile deve essere quello intero, senza possibilità di ricevere resto per importi non utilizzati.

• Cumulabilità: la legge permette di utilizzare fino a otto buoni pasto per singola transazione giornaliera, sia nel formato cartaceo sia in quello elettronico. Questo consente di accumulare buoni per la spesa settimanale, purché si rispettino i limiti previsti.
• Utilizzo presso esercizi convenzionati: il pagamento può avvenire in supermercati, ristoranti, bar e negozi specializzati aderenti al circuito convenzionato della società emittente, anche per l’acquisto di alimenti da asporto o per servizi di delivery abilitati.
• I buoni possono essere utilizzati dal lunedì alla domenica, senza vincolo di spendibilità nei soli giorni lavorativi e purché siano destinati all’acquisto di prodotti alimentari ammessi.
• Si possono cumulare buoni non utilizzati fino alla data di scadenza riportata; l’impossibilità di monetizzare il valore residuo rende necessario un uso attento e pianificato.
• Le card elettroniche e le app offrono la possibilità di monitorare il saldo disponibile e la scadenza dei buoni, riducendo errori di utilizzo.

Non è consentito in alcun caso convertire in denaro contante i buoni pasto, né spenderli per l’acquisto di bevande alcoliche. Per operare nel rispetto della normativa è altresì necessario verificare, presso ciascun punto vendita, l’accettazione dei buoni emessi dalla società selezionata dall’azienda.

Dove si possono utilizzare i buoni pasto: esercizi convenzionati e servizi accessibili

L’impiego dei buoni pasto dipendenti privati si configura in una vasta rete di esercizi convenzionati, individuabili tramite l’elenco fornito dall’emittente o tramite piattaforme digitali dedicate. Le scelte disponibili interessano sia il consumo immediato di pasti sia l’acquisto di generi alimentari per utilizzo domestico.

• Ristorazione, bar e caffetterie: il buono pasto può essere utilizzato per la consumazione presso ristoranti, trattorie, tavole calde, pizzerie, self-service, bar e punti ristoro convenzionati.
• Supermercati e discount: è ammesso il pagamento dell’intera spesa o di parte di essa per l’acquisto di prodotti alimentari nei supermercati, ipermercati, discount e negozi alimentari affiliati.
• Attività artigianali e produttori locali: gastronomie, rosticcerie, panifici, forni, pasticcerie e produttori diretti che vendano beni di consumo alimentare possono rientrare nella rete convenzionata.
• Servizi di food delivery e e-commerce: numerosi emittenti permettono l’utilizzo dei buoni pasto anche per piattaforme online di consegna pasti e negozi digitali convenzionati.

L’adesione degli esercizi è subordinata alla stipula di accordi con la società emittente, che garantisce la reciprocità di condizioni e la tracciabilità delle operazioni.

Trattamento fiscale e deducibilità per aziende e dipendenti

Per le aziende, la deducibilità è totale: la spesa sostenuta per l’acquisto dei buoni può essere interamente portata in deduzione dal reddito d’impresa, senza i limiti vigenti per altre spese di vitto e alloggio. L’IVA sulle commissioni di acquisto è detraibile al 10% qualora sussistano i presupposti normativi.

Lato dipendente, entro i limiti di esenzione,  i buoni pasto non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente e sono pertanto esentasse sia dal punto di vista fiscale sia contributivo. Se le soglie vengono superate, solo la parte eccedente viene tassata come fringe benefit.

• La deducibilità integrale è subordinata all’assegnazione ai dipendenti in modo non discriminatorio e per categorie omogenee;
• In caso di attribuzione selettiva a singoli soggetti, valgono le regole sulla formazione del reddito per benefit e compensi in natura;
• L’indennità sostitutiva di mensa è invece soggetta a tassazione ordinaria.

Vantaggi per le aziende: risparmio fiscale, welfare e clima lavorativo

L’adozione dei buoni pasto dipendenti privati permette alle aziende di ottenere molteplici vantaggi in termini economici e gestionali. Il beneficio fiscale è tra i principali: la deducibilità integrale dei costi e la detraibilità dell’IVA sulle commissioni riducono l’incidenza complessiva della spesa, migliorando l’efficienza contabile aziendale.

• Il risparmio fiscale rispetto all’erogazione di benefit in denaro rende questi strumenti più efficienti sia nella gestione amministrativa che nei costi sistemici; inoltre, la semplificazione delle procedure, grazie ai formati elettronici, agevola audit e controlli interni.
• Miglioramento del welfare e della cultura aziendale: i buoni pasto sono riconosciuti come strumenti di welfare che accrescono il senso di appartenenza e la motivazione dei dipendenti, rafforzando il benessere organizzativo e riducendo turnover e assenteismo.
• Maggiore attrattività: offrire benefit simili è indice di attenzione verso esigenze concrete e supporta le strategie di employer branding, facilitando il reclutamento e la fidelizzazione delle risorse in mercati del lavoro sempre più competitivi.

Incorporando i buoni pasto in piani strutturati di welfare, le aziende possono promuovere un clima lavorativo positivo e una migliore gestione delle pause, allineando le proprie politiche alle attese di sostenibilità sociale e attenzione al dipendente.

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