Autocertificazioni saranno sempre meno necessarie con il DL 19/2026: nuove regole e cosa cambia

Niente più autocertificazioni da presentare a scuola, università, Comuni e altri uffici pubblici: le procedure amministrative sono destinate a cambiare profondamente già dai prossimi mesi. Chi lavora o studia nella Pubblica Amministrazione rischia di trovarsi impreparato se sottovaluta questa trasformazione.

Risparmio di tempo, meno burocrazia, meno errori: sembra un sogno, invece è in arrivo grazie a precise novità legislative. Ma cosa implica tutto questo in termini pratici? Il cambiamento promette maggiore efficienza, ma porta anche nuove responsabilità e sfide sia per cittadini che per enti pubblici. È bene essere aggiornati per adeguarsi senza rischi di errori, sanzioni o ritardi.

L’Italia adotta finalmente il principio "once only" attraverso il DL 19/2026: un cambio di paradigma nell’amministrazione pubblica. Da ora in poi, gli enti pubblici devono recuperare d’ufficio tutti i dati e documenti già in possesso di qualsiasi ufficio pubblico, anche se richiesti da soggetti diversi. Questo significa che il cittadino non dovrà più compilare numerosi moduli di autocertificazione per dati come lo stato di famiglia, l’ISEE, o i titoli di studio, trasformando il rapporto con la PA in chiave semplificata e digitale.

Inoltre, il Decreto stabilisce che questo approccio vada integrato “by design” in tutti i servizi pubblici digitali: progettazione e implementazione devono garantire l’interoperabilità dei dati in modo sicuro e tutelando la privacy degli utenti. Si tratta di una svolta richiesta da tempo dall’Unione Europea, con ricadute tangibili su efficienza, riduzione degli oneri amministrativi e più trasparenza nei processi.

Come cambia la gestione dei dati per cittadini e Pubblica Amministrazione

La Pubblica Amministrazione viene chiamata a effettuare una trasformazione profonda nella gestione dei dati dei cittadini. Grazie al DL 19/2026 sono le amministrazioni, e non più i cittadini o le imprese, a dover incaricarsi di recuperare ogni documento necessario presso gli archivi digitali ufficiali. Questo avviene tramite il sistema della Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND), che garantisce interconnessione fra le diverse banche dati pubbliche, unificando le procedure di richiesta e verifica.

Il nuovo processo gestionale prevede:

• Accesso automatico dell’ente richiedente a dati e documenti già depositati in altre PA (es: ISEE, certificati di nascita, titoli di studio)
• Eliminazione della richiesta di autocertificazioni e riduzione delle duplicazioni durante l’accesso ai servizi pubblici
• Potenziamento delle tutele per la privacy, con chiare responsabilità su chi può visualizzare quali informazioni e per quali finalità.

Si riducono dunque i passaggi ripetitivi e il rischio di errori materiali dovuti alla compilazione manuale delle autocertificazioni. Per i cittadini, significa meno lungaggini e meno rischio di vedersi bloccare pratiche per piccoli errori formali. Dall’altro lato, le amministrazioni sono obbligate a investire su sistemi informatici aggiornati, interoperabili e sicuri.

Per capire meglio come cambiano i meccanismi, riportiamo un esempio concreto: uno studente che si iscrive all’università non dovrà più fornire autonomamente l’ISEE aggiornato; sarà l’Ufficio dell’Ateneo a prelevarlo automaticamente tramite la PDND. Questo rende impossibili manomissioni o dichiarazioni non veritiere, aumentando l’affidabilità dei dati utilizzati.

La normativa disciplina anche:

• Obbligo di aggiornare i registri e le fonti dati in modo costante, per evitare lacune o discrepanze tra enti differenti
• Percorsi di formazione dedicati all’adeguamento digitale del personale amministrativo
• Monitoraggio, con controlli e segnalazioni automatiche su possibili anomalie e tentativi di uso non corretto delle informazioni

Anche sotto il profilo della sicurezza, il Decreto prevede audit periodici, uso di tecnologie cifrate e conservazione controllata degli accessi ai database, minimizzando i rischi legati all’utilizzo illecito di dati personali. Le sanzioni per gli enti che non rispettano queste regole sono precise e possono includere responsabilità dirette dei funzionari.

È importante sottolineare che la PDND rappresenta un’infrastruttura trasversale, pensata sia per l’attività amministrativa sia per la semplificazione dell’interazione dei cittadini e delle imprese con lo Stato. Ciò si traduce in una maggiore affidabilità nei dati utilizzati e in una tracciabilità migliorata delle operazioni svolte digitalmente tra enti pubblici.

Nuove regole operative: cosa prevede il DL 19/2026 per scuole, università e comuni

Il Decreto interviene in modo puntuale su settori chiave come istruzione e amministrazione locale, specificando i nuovi obblighi e le modalità di lavoro per scuole, università e comuni. L’obiettivo è garantire che ogni passaggio avvenga in modo automatizzato, trasparente, sicuro.

Per le scuole:

• Gestione digitale delle iscrizioni a ogni ciclo di istruzione, con verifica automatizzata di requisiti (es. stato di famiglia, età, residenza)
• Eliminazione della richiesta di autocertificazioni agli studenti e alle famiglie; la scuola deve procurarsi da sé ogni documento disponibile presso altre PA
• Piattaforme per comunicazioni obbligate a registrare ogni scambio informativo tra scuola e altre amministrazioni coinvolte (comuni, INPS, anagrafe nazionale)

Per le università:

• Accesso automatico alle banche dati fiscali e sociali per l’assegnazione di borse di studio (ISEE, eventuali certificazioni di merito, ecc.)
• Processi di immatricolazione e rilascio titoli digitalizzati e senza necessità di autocertificazione da parte degli studenti
• Tracciamento delle richieste e verifica immediata sulla veridicità dei dati tramite sistemi digitali connessi tra atenei e altre PA

Per i comuni:

• Sportelli digitali connessi alla PDND per servizi quali cambio di residenza, richiesta certificati, iscrizione a servizi sociali
• Riduzione drastica delle richieste cartacee e accesso semplificato per cittadini e imprese
• Pianificazione della formazione del personale per la gestione delle nuove procedure informatizzate

Analizziamo alcuni dati previsionali e benefici attesi:

Gli errori più comuni in passato derivavano dalla presentazione di autocertificazioni incomplete, incoerenti tra diversi enti o compilate in modo errato. Oggi, il rischio di ricadere in difficoltà simili si azzera se le amministrazioni rispettano diligentemente le regole del DL 19/2026, modernizzandosi del tutto.

Tuttavia, una delle principali sfide resta quella della formazione adeguata per il personale e della corretta gestione della privacy: la mancata attuazione potrebbe comportare rallentamenti nei servizi o esposizione a sanzioni normative.

Le prossime azioni concrete che cittadini e operatori dovranno compiere sono le seguenti:

• Mantenere sempre aggiornate le proprie anagrafiche presso i servizi pubblici
• Monitorare regolarmente l’accesso ai propri dati su portali istituzionali
• Richiedere chiarimenti alle amministrazioni in caso di pratiche sospese o apparentemente rallentate.

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