Come funzionano i rimborsi spese dipendenti pubblici? Regole e su cosa sono pagati con nuova legge 2025

Come funzionano i rimborsi spese dipendenti pubblici e quali sono le novità al via da quest’anno? l rimborsi spese rappresentano il sistema che permette di restituire ai lavoratori i costi sostenuti per lavoro e avvengono generalmente tramite la presentazione della nota spese da parte dei lavoratori e relativi documenti attestanti le spese e direttamente in busta paga. 

• Cosa prevede la nuova legge 2025 per i rimborsi spese ai dipendenti pubblici
• Quali sono le spese per i rimborsi agli statali

Cosa prevede la nuova legge 2025 per i rimborsi spese ai dipendenti pubblici

Le disposizioni previste dalla Manovra finanziaria 2025 prevedono modifiche ai criteri di deducibilità e rimborsi di specifiche categorie di spese sostenute da imprese e lavoratori autonomi, ma anche nuovi limiti per i lavoratori dipendenti.

Dunque, da quest'anno 2025 cambiano le regole per i rimborsi dei dipendenti pubblici, a partire dalle spese sostenute per le trasferte che diventano deducibili mentre i rimborsi non sono imponibili per il dipendente solo se i pagamenti sono effettuati con mezzi tracciabili, come bonifici, carte di credito o debito, o altre modalità elettroniche previste dalla legge. 

Una delle novità più rilevanti riguarda l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti. Le spese sostenute possono, infatti, da quest'anno essere rimborsate esclusivamente se pagate con strumenti tracciabili, come i bonifici, o le carte di credito, gli assegni e le app. 

L’uso di soldi contanti non è, dunque, più consentito, pena l’inclusione del rimborso nel reddito da lavoro dipendente e la conseguente tassazione fiscale e previdenziale. 

L’unica eccezione riguarda il trasporto pubblico di linea, per cui non c'è obbligo di tracciabilità.

Con particolare riferimento alle trasferte, se avvengono all’interno del territorio comunale, le modifiche al via sostituiscono la dicitura ‘comprovate da documenti provenienti dal vettore’ con la formula ‘comprovate e documentate’ che cancella l’obbligo di provenienza del documento giustificativo dal vettore interessato, rendendo maggiormente possibile il rimborso di quelle spese, normalmente non documentate nominativamente, come, per esempio, i biglietti dell’autobus.

E’ chiaro che, in ogni caso, per avere diritto al rimborso, deve sempre sussistere la relazione tra lo spostamento e l’attività lavorativa.

Il dipendente in trasferta che deve sostenere spese tracciabili per poi ottenere i rimborsi deve avere, dunque, sempre una carta di credito che può essere personale, e in tal caso alla distinta del rimborso deve allegare i documenti fiscali che attestano la spesa (fattura o ricevuta fiscale) e la ricevuta del Pos; o aziendale.

In quest’ultimo caso, spetta al datore di lavoro consegnarla al dipendente e così i documenti di spesa saranno intestati direttamente all’ente di impiego. 

Nel caso in cui le spese siano state sostenute in contanti e successivamente richieste a rimborso, queste saranno soggette a tassazione e contribuzione, al pari di qualsiasi altra forma di compenso erogata al lavoratore; conseguentemente, si ridurrà l’importo netto accreditato in busta paga.

Le novità al via sono importanti anche per il personale scolastico, soprattutto per le spese di trasferta legate a corsi di aggiornamento, convegni e missioni. 

E' stato, inoltre, deciso che il rimborso dei pasti sia limitato a due per giornata di trasferta, con importi massimi di 22,26 euro per un solo pasto e di 44,26 euro per due pasti per il personale ordinario. Per i dirigenti i limiti sono più alti.

Quali sono le spese per i rimborsi agli statali

Le spese che danno diritto agli statali ad ottenere i rimborsi, secondo le nuove regole 2025, sono quelle per vitto, alloggio, trasporto e viaggio. 

Entrando più nel dettaglio, le spese che rientrano nelle novità riguardano:

• le prestazioni alberghiere;
• somministrazione di alimenti e bevande;
• trasporti (ad eccezione dei servizi pubblici di linea);
• spese di rappresentanza. 

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