Fringe benefit bollette e utenze: chi tra familiari e conviventi di un dipendente ne ha diritto, regole e funzionamento

Negli ultimi anni, il rimborso delle utenze domestiche attraverso i fringe benefit è diventato una prassi apprezzata sia dalle aziende che dai lavoratori. Questo strumento di welfare aziendale offre la possibilità di ricevere un supporto concreto sulle spese di luce, gas e acqua sostenute nell’ambito della vita quotidiana. I rimborsi per le bollette rappresentano dunque una soluzione fiscale vantaggiosa che contribuisce in modo diretto all’ottimizzazione delle risorse personali. 

Cos'è il fringe benefit per utenze e bollette: regole, limiti e vantaggi

Il concetto di fringe benefit si riferisce all’insieme di beni e servizi che il datore di lavoro può concedere ai propri dipendenti a titolo di retribuzione accessoria, con regime fiscale agevolato. Nel caso delle utenze domestiche, il rimborso riguarda le spese effettivamente sostenute per energia elettrica, acqua e gas, e rientra tra le misure di welfare aziendale. L’azienda può scegliere se coprire integralmente o parzialmente tali costi, a patto che:

• Si rispettino i limiti di esenzione fiscale fissati dal legislatore: 1.000 euro annui per la generalità dei lavoratori dipendenti e 2.000 euro annui per chi ha figli a carico.
• Le bollette da rimborsare siano intestate al dipendente o ai suoi familiari previsti dalla normativa.
• L’azienda raccolga e conservi la documentazione necessaria a dimostrare le spese sostenute.

I vantaggi sono numerosi:

• Ottimizzazione fiscale: i rimborsi rientrano tra i costi deducibili per l’azienda e non sono soggetti a contribuzione previdenziale né a tassazione, se entro le soglie previste.
• Maggiore soddisfazione dei lavoratori: il sostegno alle spese domestiche rafforza il senso di appartenenza e la retention.
• Sostenibilità e flessibilità: questi benefit favoriscono anche modelli di lavoro più agili, supportando le necessità familiari dei lavoratori.

Superare i limiti di esenzione anche solo di un euro comporta che l’intera somma diventa imponibile e soggetta sia a imposta sul reddito che a contribuzione previdenziale. Per garantirne il corretto funzionamento, le aziende sono tenute a gestire puntualmente la documentazione e ad aggiornare regolarmente il personale sulle soglie applicabili, in linea con la normativa vigente e le eventuali novità introdotte con le leggi di Bilancio.

Quali familiari e conviventi hanno diritto al rimborso delle utenze

Il rimborso può essere riconosciuto per le utenze domestiche anche quando la fattura della bolletta è intestata a un familiare fiscalmente rilevante. I soggetti compresi sono:

• Coniuge non legalmente separato
• Figli, inclusi quelli nati fuori dal matrimonio, adottivi e affidati
• Altri familiari a carico che rientrano nelle categorie previste dal TUIR (ad esempio genitori, generi, nuore, suoceri, fratelli e sorelle se conviventi oppure a carico fiscale).

Le recenti linee guida hanno eliminato ogni riferimento all’obbligo di convivenza tra dipendente e familiare beneficiario: ciò che conta è esclusivamente il rapporto di parentela o affinità sancito dalla norma tributaria. Ciò significa, ad esempio, che può essere rimborsata la bolletta per la casa di un figlio universitario residente altrove oppure per l’abitazione di un genitore anziano che vive in un altro comune.

I conviventi che non rientrano nelle categorie fiscali sopra elencate, invece, non possono beneficiare del rimborso. Determinante, quindi, è il collegamento tra beneficiario della spesa e criteri fissati dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi, indipendentemente dalla residenza anagrafica. La corretta identificazione dei familiari è responsabilità del lavoratore, che deve presentare dichiarazioni precise per circoscrivere a chi spettano i rimborsi.

Requisiti pratici e documentazione necessaria per ottenere il rimborso

Ottenere il rimborso delle utenze tramite fringe benefit prevede il rispetto di una serie di adempimenti procedurali in capo sia al dipendente sia all’azienda. Occorre fornire:

• Bolletta della luce, gas o acqua indicante il numero della fattura, il fornitore e l’importo.
• Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, sottoscritta in originale dal lavoratore e accompagnata da copia del documento di identità. In questo documento, il dipendente attesta la veridicità delle spese sostenute e segnala che le stesse non sono già state oggetto di richiesta di rimborso presso altri datori di lavoro.
• Certificazione della presenza di figli a carico (se necessaria) per accedere alla soglia innalzata.

L’azienda è tenuta a:

• Versare l’importo in busta paga indicando la natura del rimborso
• Registrare il fringe benefit nel Libro Unico del Lavoro e nella Certificazione Unica
• Conservare tutta la documentazione per almeno cinque anni

Particolare attenzione va posta al rispetto delle soglie di esenzione e all’evitare richieste duplicate da parte dei membri dello stesso nucleo. In caso di verifica ispettiva, la tracciabilità del rimborso dev’essere dimostrabile dall’azienda attraverso la documentazione richiesta.

Il fringe benefit tra funzionamento fiscale, esenzioni e responsabilità del datore di lavoro

L’attuale assetto fiscale sui fringe benefit per il rimborso delle utenze si fonda sulle previsioni dell’articolo 51 del TUIR, confermato dalla Legge di Bilancio 2025. Il limite di non imponibilità è fissato a 1.000 euro per tutti i lavoratori e 2.000 euro per chi ha figli a carico. Superata questa soglia, tutta la somma rimborsata diventa imponibile, con obbligo di calcolo di imposte e contributi sull’intero importo.

Le somme erogate non concorrono, fino al limite, alla formazione del reddito da lavoro dipendente e sono interamente deducibili per l’azienda come costo del personale. Sono esclusi da questo plafond i contributi per polizze sanitarie integrative, che seguono regole autonome.

L’azienda ha diverse responsabilità:

• Verificare la completezza e la correttezza della documentazione prodotta dal lavoratore
• Monitorare il rispetto delle soglie e garantire la tracciabilità delle somme erogate
• Assicurarsi che non avvengano richieste plurime per la stessa spesa dagli stessi o da altri dipendenti
• Conservare i dati e documenti secondo i termini di legge

L’introduzione di queste norme ha reso lo strumento estremamente efficace per supportare il benessere dei lavoratori e la sostenibilità aziendale, riducendo il rischio di elusione e consolidando trasparenza e fiducia nel sistema.

Casi pratici e situazioni particolari: conviventi, più immobili e pagamento delle bollette

Il sistema prevede diverse soluzioni operative per adattarsi alle eterogenee situazioni delle famiglie italiane:

• Abitazioni diverse dalla residenza principale: il rimborso è valido anche per immobili diversi dalla prima casa, purché intestati o detenuti dai familiari rientranti nel perimetro di legge e la spesa sia effettivamente sostenuta.
• Conviventi: solo coloro che sono fiscalmente inquadrati come familiari a carico possono beneficiare del rimborso; la semplice convivenza non genera diritto se non è accompagnata dal rapporto previsto dal TUIR.
• Bolletta intestata al familiare: è consentito ottenere il rimborso anche se il pagamento è stato materialmente eseguito dal familiare, a condizione che la spesa sia documentata e il beneficiario sia fiscalmente rilevante.
• Utenze condominiali: sono rimborsabili se riconducibili all'abitazione e se il dipendente può dimostrare la responsabilità effettiva del pagamento

Ad esempio, una lavoratrice può richiedere il rimborso della spesa per la fornitura dell’acqua di casa del figlio universitario che risiede fuori sede oppure per il gas consumato nell’abitazione della madre anziana, anche se non convivente. Tuttavia, non può rimborsare le bollette di un convivente che non sia parte del proprio nucleo fiscale. Ogni caso particolare deve essere valutato alla luce dei documenti e della normativa vigente, per tutelare sia il dipendente sia l’azienda da contestazioni.

 

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