Riunioni sul lavoro: quante sono realmente utili? Gli ultimi dati sorprendenti da indagine Asus 2025

Tra schermi accesi, sale conferenze e soluzioni ibride, la collaborazione aziendale si è radicata come prassi irrinunciabile, diventando una costante nell'attività lavorativa. Se da un lato aggiornamenti, allineamenti e brainstorming risultano imprescindibili per il coordinamento dei team, dall'altro emerge una crescente insoddisfazione per la reale efficacia di questi appuntamenti.

L'indagine condotta da ASUS Business insieme a Research Dogma ha offerto uno spaccato dettagliato sulle abitudini, le percezioni e le aspettative del mondo del lavoro odierno, evidenziando forti differenze tra generazioni e tra uomini e donne e mostrando come la digitalizzazione abbia contribuito a ridefinire gli equilibri-non sempre in modo soddisfacente.

Quante riunioni facciamo davvero? Frequenza e abitudini degli italiani

La partecipazione a meeting è oggi una pratica consolidata per i lavoratori italiani con una ricorrenza molto elevata. Secondo l'ultima analisi curata da ASUS Business e Research Dogma, il 77% degli intervistati afferma di prendere parte a da una a cinque riunioni a settimana, coinvolgendo sia appuntamenti in presenza sia da remoto. Questo dato evidenzia come, per la maggior parte dei lavoratori, la partecipazione a meeting sia ormai equiparabile a una routine quasi quotidiana. Nel dettaglio:

• 49% si collega almeno a una videochiamata settimanale,
• il 19% partecipa a video call ogni giorno.

L'espansione delle riunioni online, agevolata da strumenti digitali sempre più raffinati, ha trasformato profondamente la gestione del tempo e la distribuzione delle priorità lavorative. Tuttavia, questa frequenza non comporta automaticamente una maggiore produttività: spesso il tempo investito nei meeting non si traduce in risultati concreti o decisioni operative. Una tendenza che interessa trasversalmente aziende di tutte le dimensioni, dalle PMI fino alle organizzazioni più strutturate, sottolineando come la riunione continua sia una caratteristica distintiva del tessuto lavorativo italiano moderno.

Efficienza delle riunioni: perché solo il 23% viene considerato utile

I dati rivelano che soltanto il 23% degli appuntamenti collegiali viene percepito come efficace dai lavoratori italiani. Questa percentuale, emersa in modo costante nelle diverse edizioni dell'Osservatorio ASUS Business, trova conferma anche tra i knowledge workers con maggiore esperienza. La motivazione di fondo non risiede solo nella moltiplicazione delle riunioni, ma soprattutto nell'organizzazione e nella gestione ancora troppo spesso inefficienti.

Le criticità che penalizzano la produttività possono essere ricondotte a quattro ambiti:

• Organizzazione insufficiente e mancanza di un chiaro ordine del giorno, che genera discussioni dispersive e difficoltà nel definire obiettivi concreti;
• Durata eccessiva degli incontri, che frequentemente si prolungano senza portare a conclusioni operative;
• Partecipazione non omogenea e scarsa valorizzazione dei contributi del gruppo, con il rischio che solo alcuni interlocutori guidino il confronto;
• Gestione complessa degli strumenti digitali e dei multitasking, che spesso compromettono il focus sull'argomento trattato.

Il desiderio di riunioni più orientate a soluzioni tangibili prevale nel sentire diffuso dei lavoratori: il 45% chiede maggiore concretezza e il 31% sollecita appuntamenti meglio preparati e strutturati:

Il dato mette in risalto una necessità urgente di trasformazione nella cultura organizzativa: i meeting possono diventare realmente produttivi solo se accompagnati da strumenti adeguati e pratiche gestionali moderne. Cresce inoltre la consapevolezza sulla necessità di formazione specifica per migliorare la gestione del tempo e delle risorse mentali nei contesti collaborativi.

Differenze di genere e generazionali sull'utilità delle riunioni

La percezione dell'utilità delle riunioni risulta fortemente influenzata dal genere e dall'età, componendo un mosaico di esigenze differenti in termini di confronto e collaborazione. Gli uomini e le donne manifestano aspettative opposte sugli incontri collegiali: secondo quanto rilevato dall'Osservatorio ASUS Business, il 24% degli uomini considera le riunioni troppo frequenti e lunghe, ritenendo che molti appuntamenti siano ridondanti o poco incisivi.

Al contrario, il 22% delle donne avverte una scarsità di momenti di dialogo e confronto, auspicando più occasioni di scambio e collaborazione diretta. Questa differenza si riflette anche nell'approccio alle riunioni online. Le lavoratrici puntano maggiormente su elementi visivi e di presentazione curati, tra cui:

• Luce e disposizione dell'inquadratura;
• Attenzione all'immagine personale;
• Creazione di uno spazio professionale riconoscibile anche da remoto.

Gli uomini, pur partecipando diffusamente, tendono invece a concentrarsi su dettagli ambientali come lo sfondo e ad adottare uno stile distintivo dello smart working con la classica camicia da ufficio sopra, pantaloncini sotto. Da un punto di vista generazionale, i profili under 35 appaiono più propensi a sperimentare nuovi strumenti digitali e modalità di collaborazione. I lavoratori di questa fascia d'età partecipano con frequenza superiore alle video call, sfruttano software avanzati per prendere appunti e si sentono più sicuri nelle pratiche di multitasking e utilizzo dell'IA.

Comportamenti durante i meeting: multitasking, attenzione e caos

La telecamera e il microfono sempre accesi rappresentano una pratica abituale per oltre la metà dei lavoratori durante le riunioni digitali, ma il fenomeno del multitasking emerge come tendenza predominante: il 67% degli intervistati lascia la call come semplice sottofondo alle proprie attività, occupandosi parallelamente di e-mail, messaggistica o altre mansioni domestiche:

• Due lavoratori su cinque dichiarano apertamente di dedicarsi ad altro durante i meeting online;
• Quasi il 50% favorisce il disordine sonoro lasciando il microfono aperto,
• Il 40% si infastidisce quando più voci si sovrappongono,
• Solo il 12% utilizza la funzione mano alzata.

Alla base vi è un doppio scollamento: da una parte la percezione che molte riunioni siano superflue o non ben organizzate, dall'altra un ambiente digitale che non sempre favorisce la gestione ordinata della conversazione. Gruppi diversificati di lavoratori finiscono spesso per sentirsi esclusi, mentre altri monopolizzano la scena, aggravando il senso di dispersione complessiva. Le strategie per mantenere alta l'attenzione risultano spesso insufficienti, sottolineando l'importanza di formare team su modalità di interazione più consapevoli ed efficaci.

Intelligenza artificiale e riunioni: potenzialità, ostacoli e soluzioni

L'analisi condotta mette in luce una situazione paradossale: pur riconoscendo la necessità di strumenti moderni, il 56% dei lavoratori italiani non utilizza l'intelligenza artificiale nell'organizzazione dei meeting. L'adozione dell'IA rimane frammentata: solo il 15% la impiega per predisporre la documentazione, altrettanti per sviluppare spunti creativi o gestire servizi di registrazione e trascrizione automatica.

Questa mancata integrazione degli strumenti IA viene spiegata da due fattori:

• Poca familiarità con le potenzialità offerte dai nuovi software e necessità di formazione dedicata;
• Timori in materia di sicurezza dei dati e privacy aziendale.

Per colmare queste lacune, ASUS propone AI ExpertMeet, l'assistente on-device che punta a trasformare ogni riunione in un'esperienza strutturata, produttiva e accessibile. Le principali funzionalità disponibili includono:

• AI Meeting Minutes: trascrizione e sintesi automatica dei contenuti condivisi, individuando i punti chiave di ciascun partecipante;
• Sottotitoli tradotti in tempo reale che abbattono le barriere linguistiche, utili soprattutto nei contesti internazionali;
• Watermark personalizzabili che rappresentano un ulteriore strumento di protezione e di branding durante le videochiamate.

Le testimonianze raccolte dalle aziende che hanno sperimentato tali soluzioni evidenziano una maggiore coerenza nella gestione dei processi, la riduzione delle dispersioni comunicative e un incremento generale della produttività. Rimane centrale il lavoro su cultura e formazione: il valore aggiunto dell'AI si esprime pienamente solo in contesti che riconoscono il bisogno di innovazione nella collaborazione.

• Calcolo Part Time Agevolato