Se ricevo omaggi, regali o soldi dai clienti li posso prendere liberamente o deve avvisare l'azienda?

I lavoratori si trovano, non di rado, a ricevere omaggi, regali o somme di denaro da parte di clienti, fornitori o altri soggetti con cui interagiscono per conto dell'azienda. Questa situazione può però comportare implicazioni etiche, giuridiche e fiscali di rilievo. Assumere un comportamento corretto rappresenta una tutela per il dipendente e per l'organizzazione, prevenendo possibili inadempienze disciplinari e irregolarità agli occhi di Agenzia delle Entrate e altri organi di controllo.

Chiarire come regolarsi rispetto ad omaggi e regali, oltre a conformarsi alle policy interne, serve a evitare conflitti di interesse, salvaguardare l'imparzialità e mantenere elevati standard di trasparenza, integrità e compliance normativa all'interno di ogni contesto lavorativo.

Normativa generale sugli omaggi e regali ricevuti dai lavoratori

Norme e regolamenti aziendali spesso disciplinano l'accettazione di regali, omaggi o denaro da parte dei dipendenti. In linea generale, la ricezione di benefici di qualunque tipo, anche di valore modesto, può essere considerata accettabile solo entro determinati limiti, fissati da policy aziendali o da norme deontologiche di riferimento. In mancanza di un regolamento aziendale specifico, valgono i principi generali del Codice Civile e gli obblighi di buona fede, diligenza e fedeltà cui il lavoratore è tenuto (artt. 2104 e 2105 c.c.). In molti settori, il Codice di comportamento (si pensi ai CCNL o al Codice di Comportamento dei dipendenti pubblici ex D.P.R. 62/2013) vieta tassativamente di accettare, senza il consenso dell'azienda, qualsiasi favore che possa influire sulla correttezza nell'adempimento della prestazione lavorativa.

Dal punto di vista fiscale, la normativa si concentra sulla natura degli omaggi: se, ad esempio, un cliente dona merci a un dipendente, il valore economico del regalo può concorrere, entro determinati limiti, alla formazione del reddito di lavoro. Per le imprese, invece, la distribuzione di omaggi rappresenta una fattispecie tipica di "spesa di rappresentanza", con regole specifiche di deducibilità e detraibilità ai fini delle imposte dirette e dell'IVA. L'aspetto centrale resta però la trasparenza: il dipendente deve sempre valutare, caso per caso, la necessità di informare l'azienda prima di accettare un omaggio.

Distinzione tra omaggi, regali e somme di denaro: definizioni e casi pratici

La corretta qualificazione di ciò che si riceve dai clienti è determinante per individuare i comportamenti più adeguati e gli obblighi. Ecco alcune definizioni e scenari tipici:

• Omaggi: beni, servizi o voucher donati senza richiesta di corrispettivo immediato e senza aspettativa di un vantaggio diretto. Di solito correlati a occasioni particolari (Natale, anniversari, fiere).
• Regali: simili agli omaggi, possono avere un valore maggiore e, in taluni casi, essere attribuiti con una valenza relazionale o di fidelizzazione. Spesso sono regolamentati nelle policy aziendali.
• Somme di denaro: ricezioni di contante, assegni, buoni acquisto con valore economico esplicitamente determinabile. Nel contesto lavorativo, sono quasi sempre vietate poiché potenzialmente riconducibili a tentativi di corruzione o a indebiti arricchimenti personali.

Casi pratici includono, ad esempio, un dipendente di un'azienda commerciale che riceve dal cliente un cesto natalizio di modico valore o un buono regalo. Se invece si tratta di un bonifico diretto sul proprio conto, la situazione assume carattere delicato, da segnalare e gestire con massima prudenza. L'entità del valore e la frequenza con cui tali doni vengono elargiti sono fattori cruciali nell'analisi del rischio e delle modalità di gestione.

Obblighi del lavoratore: quando informare o ottenere l'autorizzazione dall'azienda

È essenziale essere consapevoli che ricevere regali dai clienti senza alcuna segnalazione all'azienda può esporre a serie conseguenze disciplinari. L'obbligo di informare la società dipende dalla policy aziendale, dal contratto collettivo applicato e, per il settore pubblico, dal Codice di Comportamento previsto dalla legge. Nella pratica, il lavoratore deve:

• Verificare le regole interne: consultare il regolamento aziendale o le linee guida etiche, spesso richiedono di comunicare ogni forma di dono ricevuto che superi una soglia stabilita (ad es. 30, 50 o 100 euro).
• Comunicare e chiedere autorizzazione: la segnalazione alla funzione risorse umane o all'ufficio compliance è, in molti casi, obbligatoria per regali di valore non simbolico (anche cumulati nell'anno).
• Non accettare somme in denaro senza preventiva autorizzazione dell'azienda e senza la corretta tracciabilità e motivazione del pagamento.
• Mantenere la trasparenza: documentare quello che si riceve rappresenta, oltre un obbligo, una buona regola operativa.

Eccezioni possono essere previste per piccole cortesie (es. penne pubblicitarie, agende di modico valore) che ricadono nella prassi comune. Ma già per regali di entità superiore, si impone la prudenza e la comunicazione formale. In presenza di benefit o regali significativi, è spesso anche necessario ottenere un'autorizzazione scritta prima di accettare il dono o il vantaggio.

Cosa accade se il lavoratore non segnala gli omaggi: rischi e sanzioni

Quando il dono ricevuto in ambito lavorativo è finalizzato al rapporto di lavoro, la normativa fiscale lo equipara in molti casi a un fringe benefit. In base all'art. 51 del TUIR, i regali costituiscono reddito per il dipendente solo se il valore complessivo percepito supera alcune soglie annue: 1.000 euro (per dipendenti senza figli a carico) o 2.000 euro (per chi ha figli a carico), all'interno delle quali rientrano sia gli omaggi sia altri benefit aziendali (buoni spesa, utenze, affitto e mutuo prima casa).

Se queste soglie sono superate anche solo di un euro, l'intero importo erogato diviene imponibile e tassato in busta paga. Per i regali in denaro, invece, il valore è sempre tassabile come reddito da lavoro e, secondo prassi costante, non si beneficia di esenzione, ad esclusione di particolari eccezioni (come i rimborsi di alcune spese). È importante anche distinguere tra doni fatti dall'azienda e quelli concessi da terzi: nel secondo caso, la gestione contabile e la comunicazione all'azienda risultano ancora più rilevanti.

L'omissione di segnalazione di regali, omaggi o somme di denaro provenienti da clienti può avere conseguenze sia disciplinari che fiscali. In ambito aziendale, il mancato rispetto delle regole interne o dei codici etici può portare:

• a provvedimenti disciplinari, che vanno dal richiamo scritto, alla sospensione, fino al licenziamento per giusta causa in caso di gravi violazioni;
• a contestazioni penali in situazioni di particolare gravità, se il fatto integra ipotesi di corruzione privata;
• a rischi fiscali per omessa dichiarazione di redditi derivanti da vantaggi, regali o somme di denaro ricevute.

I controlli delle autorità, anche tramite incrocio di dati bancari, possono portare all'accertamento di compensi non dichiarati e all'applicazione di sanzioni pecuniarie. Il rispetto delle procedure interne rappresenta una garanzia contro tali rischi.

I comportamenti da adottare variano in base al ruolo.

• Lavoratori dipendenti di imprese devono attenersi al regolamento interno; i regali da clienti in relazione all'attività svolta devono sempre essere segnalati. È l'azienda, eventualmente, che decide se il dono può essere trattenuto dal dipendente o restituito al mittente.
• Professionisti e autonomi: ricevere un omaggio da un cliente può rappresentare un reddito in natura imponibile ai fini fiscali, come stabilito dall'art. 54 TUIR. Ogni bene o servizio ricevuto in cambio di una collaborazione professionale deve essere dichiarato: è necessario valutarlo secondo il "valore normale" (prezzo di mercato) ed emettere autofattura, includendo l'importo nei propri redditi e, per chi è soggetto a IVA, applicare l'imposta. Nei regimi forfettari valgono regole semplificate, ma va comunque annotato il valore del bene ricevuto.

Regali di scarsa entità, privi di controprestazione, possono invece essere qualificati come omaggi veri e propri e non tassati come reddito.

Gestione documentale e consigli pratici per la trasparenza

Un comportamento orientato alla trasparenza e alla tracciabilità riduce i rischi sia per chi riceve che per l'azienda. I passaggi raccomandati includono:

• Registra e comunica ogni omaggio ricevuto al responsabile preposto, allegando eventuale documentazione (scontrino, descrizione, email di accompagnamento).
• Conserva la documentazione comprovante la natura del dono e la sua finalità (attestati di regalo promozionale, lettere di accompagnamento, riferimenti alla policy interna, ecc.).
• Per i professionisti: emettere autofattura per ogni bene/servizio ricevuto in cambio della propria prestazione, riportando il valore regolare ai fini fiscali.
• Utilizzare pagamenti tracciabili per l'acquisto di eventuali omaggi (se si è dalla parte dell'azienda o del professionista che regala), come previsto dalla normativa dal 2025.

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