Fattura elettronica, quale è la data di emissione reale e perché è importante? Il chiarimento dell'Agenzia delle Entrate

di Marianna Quatraro pubblicato il 27/11/2025 alle 16:40

Nel panorama della fattura elettronica, la corretta individuazione della data di emissione è fondamentale per adempiere agli obblighi fiscali, evitare sanzioni, garantire la detrazione IVA.

La data apposta su una fattura non solo certifica il momento di nascita dell'obbligo fiscale, ma incide sulle scadenze relative alla registrazione, al pagamento dell'IVA e sulla deducibilità dei costi per chi riceve il documento.

Tale aspetto, se trascurato o mal interpretato, può portare a conseguenze sanzionatorie e problematiche nei rapporti commerciali. Alla luce dei chiarimenti dell'Agenzia delle Entrate, conoscere ed applicare correttamente i riferimenti temporali si rivela essenziale per chiunque gestisca processi di fatturazione elettronica.

La definizione di data di emissione: normativa e prassi dell'Agenzia delle Entrate

Secondo le disposizioni del DPR 633/1972 e i successivi interventi chiarificatori, la data di emissione della fattura elettronica viene individuata come la data indicata nel campo Data della sezione Dati Generali del file XML. Questa scelta, confermata nei provvedimenti dell'Agenzia delle Entrate (in particolare la circolare n. 13/E del 2018 e la n. 14/E del 2019), risponde all'esigenza di identificare inequivocabilmente il momento in cui l'operazione si considera effettuata ai fini fiscali, con diretta rilevanza sull'esigibilità dell'imposta. L'Agenzia delle Entrate chiarisce che la data riportata nel documento deve coincidere con quella dell'effettuazione dell'operazione, che si tratti di una cessione di beni o di prestazione di servizi; solo in caso di emissione anticipata rispetto a incasso o consegna, la data di emissione potrà precedere quella di adempimento dell'operazione.

Per la trasmissione della fattura elettronica tramite SdI (Sistema di Interscambio), il riferimento normativo chiave resta l'art. 21, comma 4, del già citato DPR: la fattura immediata che documenta operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia deve essere inviata entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione. Nei casi di fattura differita (ad esempio operazioni raccolte con DDT nello stesso mese), invece, l'invio può avvenire entro il 15 del mese successivo. Importante sottolineare che, in caso di rifiuto da parte del SdI, la fattura si considera non emessa fino a nuova trasmissione corretta entro 5 giorni dalla notifica di scarto.

Questa impostazione normativa garantisce omogeneità a livello nazionale nella determinazione del momento rilevante ai fini IVA e contribuisce a una semplificazione amministrativa, centralizzando la verifica sulla data documento. La differenza tra data di compilazione (quella in cui si crea il file) e data di emissione assume così valore secondario, essendo l'elemento rilevante quello dichiarato come Data fattura nell'XML.

Differenze tra data di emissione, data di effettuazione operazione e data di invio allo SdI

Tre diversi riferimenti temporali possono generare incertezza, soprattutto in fasi operative: la data indicata in fattura, la data di effettuazione dell'operazione e la data effettiva di invio al Sistema di Interscambio. Secondo la prassi ufficiale:

La data di emissione è quella riportata nel documento e obbligatoriamente valorizzata in corrispondenza dell'attività svolta (consegna bene, prestazione conclusa, incasso corrispettivo).
La data di effettuazione dell'operazione corrisponde, normalmente, a quella di emissione della fattura, salvo deroga nei casi di fatturazione anticipata o differita: se si riceve un anticipo o si documenta in un'unica fattura diverse operazioni avvenute nel mese, tale distinzione è cruciale. Per le fatture differite, infatti, si indica la data dell'ultima operazione svolta nel periodo di riferimento.
La data di invio allo SdI è rilevante ai fini della verifica sul rispetto dei termini legali: il documento deve infatti essere trasmesso entro 12 giorni dall'effettuazione per le immediate, o entro il 15 del mese successivo per le differite.

Nel caso di errata tempistica tra emissione e trasmissione, possono sorgere criticità su imposte e adempimenti. È importante ricordare che, nel regime della fattura elettronica, la data certificata dallo SdI serve esclusivamente a valutare la tempestività dell'adempimento: resta sempre dirimente, per la competenza IVA e per la liquidazione periodica, la data di effettuazione dell'operazione indicata nel file.

Termini di emissione: come variano per fatture immediate, differite e anticipate

La normativa italiana stabilisce termini differenziati a seconda della tipologia di fattura emessa:

Fatture immediate: devono essere emesse (quindi trasmesse allo SdI) entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell'operazione. Per cessioni di beni, il momento rilevante è la consegna o spedizione, per le prestazioni di servizi l'incasso o la conclusione della prestazione.
Fatture differite: sono consentite quando la consegna o spedizione è documentata da DDT (documento di trasporto) o altra idonea certificazione, oppure per più prestazioni verso lo stesso soggetto nello stesso mese. In questo caso, la fattura può essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello dell'operazione e riporta, come data, quella dell'ultimo DDT o esecuzione della prestazione.
Fatture anticipate: si rilasciano prima dell'effettuazione dell'operazione, tipicamente in presenza di acconti ricevuti. Qui la data in fattura coincide con il giorno dell'incasso anticipato, e i termini di invio saranno quelli previsti per le immediate (12 giorni dall'incasso).

Queste distinzioni consentono una gestione flessibile delle esigenze operative, ma impongono un'attenta verifica delle tempistiche per evitare sanzioni o errori di liquidazione. Si evidenzia che per particolari operazioni transfrontaliere, i termini possono variare secondo la disciplina specifica (ad esempio servizi intra-UE o extra-UE).

Le sanzioni per tardiva emissione e come regolarizzare eventuali errori

La conseguenza più immediata di un'errata o ritardata emissione della fattura elettronica consiste nell'applicazione di sanzioni amministrative. L'articolo 6 del D.Lgs. 471/97 prevede:

Per omessa, tardiva o irregolare fatturazione che incide sulla liquidazione dell'IVA, la sanzione varia dal 90% al 180% dell'imposta, con un minimo di 500 euro.
Se la violazione non produce effetti sulla corretta liquidazione dell'imposta, si applica una sanzione fissa tra 250 e 2.000 euro.
A partire da settembre 2024, la misura percentuale è stata ridotta al 70% dell'IVA dovuta (con minimo 300 euro), nell'ottica di un sistema sanzionatorio più calibrato.

La regolarizzazione tramite ravvedimento operoso consente di ridurre l'importo dovuto, purché la correzione sia tempestiva: il contribuente può correggere l'errore e trasmettere nuovamente la fattura entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto SDI, limitando l'esposizione a sanzioni. È essenziale distinguere tra situazioni che impattano sulla liquidazione dell'IVA e violazioni di natura meramente formale.

Impatto della data di emissione sulla detrazione IVA e sulla registrazione contabile

Sul piano operativo, la corretta indicazione della data produce riflessi immediati su due piani:

Diritto alla detrazione IVA per chi riceve la fattura: la detraibilità può essere esercitata soltanto dal momento di ricezione della fattura, e la tempistica di registrazione deve rispettare i termini stabiliti dalla normativa (e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA per l'anno di competenza).
Registrazione contabile: la data di emissione della fattura si riflette anche sulla corretta imputazione dei ricavi/costi nei periodi d'imposta e sulla corretta annotazione nei registri contabili e IVA. Per le fatture emesse, la registrazione va effettuata entro il 15 del mese successivo all'effettuazione dell'operazione. Per chi liquida l'IVA trimestralmente, l'annotazione può avvenire entro la fine del mese successivo al trimestre di riferimento.

Nel caso di disallineamento tra data di emissione e ricezione (ad esempio, nei casi in cui la fattura sia disponibile solo nel portale dell'Agenzia delle Entrate in assenza di recapito tramite PEC o codice destinatario), la data di ricezione effettiva assume rilievo per la detrazione IVA. Una scrupolosa gestione dei registri e della tracciabilità delle date è quindi imprescindibile ai fini della conformità fiscale e contabile.

Focus: contabilità semplificata e gestione delle fatture a cavallo d'anno

La contabilità semplificata prevede regole particolari nella gestione della documentazione contabile, soprattutto quando si tratta di operazioni a cavallo d'anno. Secondo l'articolo 66 del TUIR, i soggetti in regime semplificato determinano il reddito secondo il principio di cassa, ma con l'opzione triennale di registrazione, è possibile adottare uno schema basato sulla data di registrazione ai fini IVA.

L'Agenzia delle Entrate, attraverso specifiche FAQ e chiarimenti (in particolare nella FAQ del 13 febbraio 2025), ha confermato che per le fatture relative ad operazioni dell'anno precedente, ma trasmesse entro il termine legale (ad esempio invio allo SdI nei primi giorni di gennaio con data documento a dicembre) è data facoltà al contribuente di scegliere:

di considerare come riferimento per la registrazione il periodo in cui è avvenuta l'operazione (data documento); oppure
il periodo in cui è stata effettuata la trasmissione allo SdI (data invio).

Questa apertura offre agli operatori in semplificata maggiore flessibilità nella pianificazione reddituale e fiscale, favorendo la corretta attribuzione dei ricavi e dei costi tra due esercizi. Rimane però invariata la necessità, ai fini della liquidazione IVA, di valorizzare la data dell'operazione riportata in fattura.

Si consiglia, per evitare equivoci e contestazioni, di annotare in modo chiaro nei registri la data di effettuazione (presente in Data fattura) e quella di trasmissione, scegliendo con costanza e consapevolezza il criterio adottato per la competenza reddituale.