Come funzionano e importi per fringe benefit aziendali per asili, scuola, università e relativi costi iscrizioni, libri e mensa

Nell'attuale contesto socio-economico, la pressione crescente sui bilanci familiari rende essenziale individuare strumenti di supporto all'istruzione dei figli. I fringe benefit aziendali rappresentano un meccanismo di sostegno sempre più diffuso, in grado di alleggerire il peso delle spese legate a asili, scuole e università.

Questi strumenti, previsti dalla normativa italiana, non solo offrono vantaggi fiscali sia ai datori di lavoro sia ai lavoratori dipendenti, ma contribuiscono anche all'efficienza e all'attrattività delle imprese che scelgono di investire sul benessere familiare dei propri collaboratori. L'allocazione di risorse per fringe benefit con finalità educative riflette un approccio responsabile e strategico nella gestione delle risorse umane, rafforzando la coesione aziendale e il welfare sociale.

Cosa sono i fringe benefit aziendali: definizione, normativa e destinatari

Per fringe benefit si intendono i benefici accessori che il datore di lavoro può concedere ai propri dipendenti, aggiuntivi rispetto alla retribuzione ordinaria. La disciplina dei fringe benefit è delineata dall'articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) e successive modificazioni. Questi benefici, se erogati secondo le regole stabilite dalla normativa, possono essere esclusi dalla base imponibile fino a specifici limiti annuali.

I fringe benefit comprendono beni, servizi o rimborsi - come buoni pasto, auto aziendale ad uso promiscuo, contributi per spese educative, rimborsi delle utenze domestiche, o rimborso per affitto e mutuo della prima casa - e sono diretti a lavoratori sia a tempo determinato che indeterminato, senza distinzioni di settore.

La normativa di riferimento si caratterizza per una forte attenzione alla tutela del reddito delle famiglie, prevedendo condizioni agevolate per chi ha figli fiscalmente a carico. A questo proposito, la legge di Bilancio 2025 ha confermato la possibilità per i lavoratori di ottenere fringe benefit non imponibili entro precise soglie, elevando la soglia per chi sostiene spese familiari.

I destinatari di tali benefici sono i dipendenti che appartengono alla generalità o a categorie omogenee di lavoratori interni all'impresa, secondo i criteri di equità e omogeneità definiti anche dalla contrattazione collettiva o dal regolamento aziendale.

Fringe benefit per istruzione e formazione: asili, scuole, università e spese correlate

La copertura dei costi relativi all'istruzione rappresenta una delle aree di maggiore interesse e utilità tra i fringe benefit aziendali. Grazie alla normativa vigente, le aziende hanno la possibilità di riconoscere ai lavoratori rimborsi o crediti welfare per spese connesse ai percorsi scolastici e accademici dei figli.

Sono considerate ammissibili all'interno dei piani welfare aziendali:

• Rette per la frequenza di asili nido, scuole dell'infanzia, primarie, secondarie di primo e secondo grado - sia statali che paritarie;
• Tasse universitarie, iscrizioni a master post-laurea e corsi di specializzazione;
• Spese per mensa scolastica e servizi di trasporto pubblico o scuolabus;
• Costi per attività formative complementari come corsi di lingua, sportivi, artistici o viaggi d'istruzione, qualora siano collegati ai percorsi scolastici;
• Libri di testo e dotazioni digitali necessari per la didattica a distanza, quando inclusi dal piano aziendale;
• Iscrizione e frequentazione di centri estivi e servizi pre/post scuola.

Tali benefit non sono vincolati al tipo di scuola (pubblica o privata), ma devono essere documentati e, nella maggioranza dei casi, vanno anticipati dal lavoratore, che poi presenta apposita richiesta di rimborso. Alcune realtà aziendali prevedono l'erogazione diretta tramite voucher o convenzioni attivate su piattaforme digitali dedicate.

Va precisato che, fra le spese correlate all'istruzione, esistono differenze tra quelle detraibili fiscalmente, quelle rimborsabili come welfare aziendale e quelle escluse secondo i regolamenti interni. I dipendenti sono tenuti a presentare la documentazione giustificativa in forma tracciabile, come previsto dalla disciplina fiscale. La trasparenza nella definizione delle modalità di rimborso, l'aggiornamento annuale in base alle novità normative e la comunicazione chiara da parte delle aziende costituiscono punti essenziali di affidabilità e correttezza nel sistema dei fringe benefit orientati alla formazione.

Le spese detraibili e rimborsabili: iscrizioni, libri, mensa e limiti normativi

Tra le spese scolastiche sostenute dalle famiglie, alcune sono detraibili mediante la dichiarazione dei redditi, altre possono essere rimborsate tramite welfare aziendale, altre ancora sono escluse da entrambe le agevolazioni. Dal punto di vista fiscale, le principali spese detraibili al 19% sono:

• Rette e iscrizioni per la frequenza di asili, scuole e università, fino a limiti stabiliti annualmente;
• Mensa scolastica e servizi accessori documentati;
• Trasporto pubblico scolastico, con tetto massimo annuale.

La Legge di Bilancio 2025 ha innalzato il massimale per la detrazione delle spese scolastiche a 1.000 euro annui per ogni alunno, rispetto agli 800 euro previsti fino al 2024. Su questo importo, la detrazione IRPEF riconosciuta è pari al 19%.

Per quanto riguarda i fringe benefit, i lavoratori possono richiedere il rimborso delle stesse tipologie di spesa, attraverso la piattaforma di welfare aziendale, ma devono scegliere se usufruire della detrazione o del rimborso: la doppia agevolazione non è ammessa dalla normativa fiscale. In particolare, sono esclusi dal computo delle spese detraibili:

• Materiali di cancelleria e abbigliamento scolastico;
• Dispositivi tecnologici e lezioni private, se non previsti dal piano welfare;
• Spese già rimborsate tramite piani di welfare aziendale.

La corretta raccolta e conservazione dei documenti attestanti le spese sostenute, insieme al pagamento tramite metodi tracciabili, rimane un prerequisito per l'accesso alle detrazioni ed evitare contestazioni in fase di dichiarazione. La chiarezza nella comunicazione aziendale, inoltre, consente ai dipendenti di orientarsi tra limiti, massimali e possibilità operative offerte dal piano welfare interno.

Importi esenti, soglie di non imponibilità e novità 2025-2027

Uno degli aspetti determinanti nella scelta e gestione dei fringe benefit è rappresentato dalle soglie di non imponibilità. Per il triennio 2025-2027, la legge ha confermato e ampliato i limiti di esenzione fiscale:

Le soglie valgono per l'insieme di fringe benefit concessi e sono cumulabili tra i diversi beni e servizi rientranti nella disciplina dell'art. 51 del TUIR (come ribadito dalla Legge di Bilancio 2025). Per ottenere la soglia maggiorata, il dipendente è tenuto a presentare dichiarazione scritta al datore di lavoro con indicazione dei codici fiscali dei figli a carico.

In caso di superamento degli importi, la normativa impone la tassazione integrale dei benefit concessi, non solo della quota eccedente. Tra le novità: per i neoassunti a tempo indeterminato nel 2025 che trasferiscono la residenza oltre 100 km, la soglia di fringe benefit esenti sale fino a 5.000 € per alcuni rimborsi specifici legati a canoni di locazione e spostamenti, rispetto alle condizioni previste per la generalità dei lavoratori.

Modalità di erogazione e richiesta dei fringe benefit aziendali per la scuola

L'accesso ai fringe benefit collegati all'istruzione avviene in diverse modalità, a seconda delle scelte aziendali e del provider di welfare:

• Rimborso diretto delle spese scolastiche documentate: il dipendente anticipa il pagamento, presenta le ricevute tramite piattaforma digitale o modulo cartaceo, e ottiene il rimborso in busta paga o su conto corrente;
• Erogazione di voucher o buoni spesa nominativi, utilizzabili presso esercizi convenzionati (ad esempio librerie, cartolerie, enti formativi);
• Accesso a servizi e convenzioni tramite piattaforme digitali di welfare aziendale, che permettono la selezione dei benefit e il caricamento rapido dei documenti;
• Iniziative specifiche, come permessi retribuiti per l'inserimento dei figli all'asilo nido o scuole dell'infanzia, previsti in taluni contratti collettivi o accordi di secondo livello.

Il regolamento aziendale o la policy del provider specificano annualmente tempistiche, modalità di presentazione e scadenze per la richiesta. Alcuni piani welfare prevedono assistenza personalizzata o formazione ad hoc per facilitare la gestione della documentazione e accelerare le procedure di rimborso. L'attenzione alla praticità e alla digitalizzazione agevola notevolmente il godimento dei benefit, riducendo il rischio di errori e la necessità di reiterare le richieste.

Fringe benefit e dichiarazione dei redditi: compatibilità, limiti ed errori da evitare

L'utilizzo dei fringe benefit in ambito educativo impone una valutazione in sede di dichiarazione dei redditi. La normativa prevede che una spesa sostenuta e poi rimborsata tramite welfare aziendale non possa essere nuovamente portata in detrazione IRPEF attraverso il modello 730. Il beneficio non è dunque cumulabile.

Per evitare errori, il lavoratore deve annotare le spese già rimborsate in welfare per non inserirle nella dichiarazione, pena il rischio di sanzioni in caso di doppia agevolazione. È consigliabile conservare tutta la documentazione relativa alle richieste e ai rimborsi, così da esibire eventuali prove in sede di controllo fiscale.

Un'altra area di attenzione riguarda la corretta imputazione dei benefit nel modello CU e la loro incidenza su eventuali altri limiti fiscali. Si raccomanda di aggiornarsi sulle istruzioni dell'Agenzia delle Entrate e di coordinarsi con il datore di lavoro o il provider per dubbi interpretativi, prevenendo così errori comuni e problematiche in fase di conguaglio annuale.

L'adozione dei fringe benefit orientati al sostegno delle spese educative determina una serie di vantaggi:

• Per le famiglie, si traduce in un incremento del potere d'acquisto, poiché le somme rimborsate non concorrono al reddito imponibile e sono immediatamente fruibili senza attendere la dichiarazione dei redditi;
• Per le aziende, i benefit sono deducibili dal reddito d'impresa e permettono di migliorare la reputazione aziendale, rafforzare la retention e attrarre nuovi talenti;
• La flessibilità della piattaforma welfare consente la personalizzazione dei benefit in base alle diverse esigenze familiari e lavorative;
• Un sistema di fringe benefit ben progettato contribuisce a migliorare il clima aziendale e il work-life balance, favorendo produttività e soddisfazione dei collaboratori.

I vantaggi fiscali e sociali descritti sono massimizzati se il piano si basa sulla trasparenza, sul rispetto della normativa e sull'inclusione dell'intera popolazione aziendale o di ampie categorie di dipendenti. La capacità di aggiornare i regolamenti in linea con l'evoluzione normativa rafforza l'efficacia e la competitività dell'impresa sul mercato del lavoro.

• Calcolo Part Time Agevolato