Partite ive e costi da scaricare, per quali scatta l'obbligo di pagamenti tracciati con il Decreto Decreto Legge n. 84/2025

di Marianna Quatraro pubblicato il 23/09/2025 alle 15:30

Il Decreto Legge n. 84/2025 introduce nuove regole sui pagamenti tracciabili per professionisti e autonomi, ridefinendo limiti e obblighi sulle spese deducibili: rimborsi, vitto, alloggio e rappresentanza, strumenti e decorrenza

Il quadro normativo relativo alla disciplina dei pagamenti per titolari di partita IVA subisce una decisa evoluzione con l’entrata in vigore del Decreto Legge n. 84/2025. Il legislatore consolida un processo di rafforzamento dei controlli fiscali introducendo regole più stringenti per la gestione delle spese correlate all’attività libero professionale e autonoma. La nuova normativa, frutto di un’azione volta ad incrementare la trasparenza e prevenire fenomeni di evasione, prevede l’obbligo di effettuare determinate operazioni utilizzando canali di pagamento che consentano la tracciabilità delle transazioni. Solo i costi regolati tramite strumenti tracciabili potranno essere considerati deducibili o esclusi dal reddito imponibile.

L’intervento normativo non si limita ad aggiornare la disciplina precedente ma introduce criteri di distinzione tra le diverse tipologie di spesa. In particolare, si differenziano i trattamenti applicabili tra spese anticipate per conto del cliente, costi riaddebitati ma non rimborsati, spese di rappresentanza e costi “vivi” come vitto, alloggio, trasporti e buoni pasto. Tali interventi si collegano direttamente all’intensificarsi dei controlli fiscali e dei sistemi di monitoraggio dei flussi finanziari.

La decorrenza delle nuove norme non è uniforme per tutte le categorie di spesa, rendendo necessario un adeguamento tempestivo delle procedure amministrative e contabili da parte dei soggetti interessati. Un approccio consapevole e informato diventa, pertanto, imprescindibile per garantire la piena legittimità fiscale e patrimoniale delle proprie operazioni professionali.

Obbligo di pagamenti tracciabili, ambito di applicazione e principi generali

L’obbligo di utilizzo di pagamenti tracciabili rappresenta l’elemento distintivo introdotto dal DL 84/2025. Secondo il nuovo assetto, la deducibilità fiscale e l’esclusione dal reddito imponibile delle spese sostenute risultano subordinate all’impiego di mezzi di pagamento in grado di assicurare la trasparenza delle operazioni, come disposto dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997. Le modalità ammesse comprendono bonifici bancari o postali, carte di debito e credito, assegni, nonché sistemi elettronici collegati a IBAN. Rimane invece precluso l’uso del contante per le spese sostenute sul territorio nazionale, data la mancanza di possibilità di tracciamento.

Questa impostazione è volta a frenare la discrezionalità nelle procedure di rendicontazione delle spese professionali, rafforzando la possibilità da parte dell’Agenzia delle Entrate di effettuare controlli incrociati tra i movimenti bancari e i dati dichiarati ai fini fiscali. Occorre sottolineare che l’obbligo interessa solo le spese sostenute in Italia: per i costi documentati ma saldati all’estero, il vincolo non sussiste, a patto che sia adeguatamente giustificata la spesa.

In caso di inosservanza dell’obbligo di tracciabilità, le spese in oggetto non possono più beneficiare dello status di deducibilità e, nel caso dei rimborsi, tali somme concorreranno a formare il reddito imponibile del professionista. Si rende quindi necessario rivedere le proprie procedure interne e l’approccio alla documentazione amministrativa, per evitare le ricadute negative previste dal decreto sul piano fiscale.

Tipologie di spese interessate dal DL 84/2025

Il Decreto Legge n. 84/2025 individua precise categorie soggette all’obbligo di pagamenti tracciabili, tra le quali spiccano:

spese anticipate per conto del cliente (tra cui vitto, alloggio, viaggio, trasporto);
costi riaddebitati ma mai rimborsati;
spese di rappresentanza e omaggi;
spese professionali ordinarie (vitto, alloggio, trasporti non riaddebitati);
acquisto di buoni pasto;
ulteriori oneri tipici dell’attività delle partite IVA.

Restano escluse dall’obbligo le spese sostenute all’estero, per cui valgono le regole precedenti a patto della corretta documentazione.

Rimborsi e anticipazioni per conto dei clienti: limiti e condizioni

La gestione dei rimborsi spese anticipati, spesso centrale nell’attività libero-professionale, subisce rilevanti modifiche. Le somme anticipate per conto del cliente, se documentate analiticamente e inserite in fattura, costituiscono una posta fiscalmente neutra: non incidono sul reddito imponibile di chi esercita l’attività, come disposto dall’art. 54 del TUIR.

L’innovazione del DL 84/2025 consiste nell’introdurre una condizione ulteriore per il territorio nazionale: il professionista dovrà dimostrare che il relativo pagamento sia stato effettuato utilizzando strumenti tracciabili. In caso contrario, il rimborso si trasformerà in reddito tassabile, generando imponibilità a tutti gli effetti. Solo per le spese sostenute all’estero permane la disciplina previgente, che ammette la deducibilità anche se il pagamento è avvenuto in contanti, purché correttamente documentato.

Questa impostazione comporta una maggiore attenzione nella gestione della rendicontazione, richiedendo una puntuale archiviazione delle prove di pagamento e un aggiornamento della prassi contabile. La tracciabilità rappresenta, quindi, non solo un vincolo normativo ma anche un requisito imprescindibile di credibilità fiscale.

Spese riaddebitate ma non rimborsate e criteri di deducibilità

Nel contesto professionale può capitare che alcune spese, pur essendo addebitate al cliente, non vengano rimborsate a causa di insolvenza o procedure concorsuali. L’articolo 54-ter del TUIR già prevedeva la possibilità di deduzione di tali oneri, qualora adeguatamente documentati.

Con il DL 84/2025, il legislatore introduce per le spese sostenute in Italia il vincolo della tracciabilità per poterle dedurre; in mancanza di riscontro del pagamento tramite sistemi tracciabili, la deducibilità viene meno. All’estero, invece, la disposizione non si applica e resta quindi possibile dedurre la spesa anche in assenza di pagamenti elettronici, a condizione che esista idonea giustificazione e documentazione.

La ratio che sottende questa disposizione è quella di rafforzare la trasparenza delle operazioni creditorie e favorire il controllo sulle situazioni di insolvenza. I professionisti dovranno, pertanto, mantenere una rigorosa organizzazione delle prove documentali di pagamento, in particolare in caso di costi fiscalmente recuperati a causa di clienti insolventi.

Spese di rappresentanza: deducibilità e obbligo di tracciabilità nei paesi esteri e in Italia

Le spese di rappresentanza riguardano voci specifiche come viaggi promozionali, ricevimenti, convivialità o omaggi ai clienti. Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi consente la deducibilità di tali importi fino all’1% dei compensi annui, ma impone il divieto di detrazione dell’IVA.

Il DL 84/2025 estende l’obbligo di tracciabilità a livello generalizzato, senza differenziazioni geografiche: sia in Italia che all’estero, la deducibilità fiscale sarà concessa solo al ricorrere del pagamento tracciabile. Di conseguenza, il pagamento in contanti non solo priva della possibilità di deduzione ma, in caso di riaddebito, può concorrere alla formazione del reddito imponibile del professionista.

Questa innovazione mira a un drastico contenimento degli abusi sulle spese di rappresentanza, quadro tradizionalmente critico nei controlli fiscali. La misura impone una rivisitazione delle procedure amministrative anche per le spese effettuate fuori confine, confermando l’orientamento restrittivo del legislatore in materia di trasparenza e tracciamento.

Spese di vitto, alloggio, trasporti e buoni pasto: novità operative e limiti

I costi direttamente collegati all’attività professionale,vitto, alloggio, trasporti e buoni pasto, sono stati oggetto di ulteriori precisazioni. Secondo il comma 6-bis dell’articolo 54-septies del TUIR, la deducibilità di tali spese è subordinata all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili se sostenute in Italia. Nessun vincolo, invece, per le medesime spese sostenute all’estero.

Per quanto concerne i buoni pasto, la disciplina prevede che siano deducibili al 75% dell’importo, nel rispetto del limite massimo del 2% dei compensi annui percepiti. L’IVA contenuta nelle relative fatture è integralmente detraibile.

Risulta evidente che la registrazione accurata delle modalità di pagamento e la conservazione della documentazione fiscale associata sono elementi chiave nella corretta gestione delle spese di questa tipologia, in coerenza con quanto previsto dalle nuove disposizioni.

Strumenti di pagamento validi, controlli e raccomandazioni operative per liberi professionisti

Il rispetto della tracciabilità nei pagamenti ai fini della deducibilità delle spese e della esclusione dal reddito imponibile implica la scelta di specifici strumenti, considerati idonei dal legislatore:

Bonifico bancario o postale;
Carta di pagamento (debito, credito, prepagata, bancomat);
Assegno bancario o circolare;
App di pagamento elettroniche collegate a IBAN (come Satispay o simili);
Telepedaggio collegato a IBAN per le spese di trasporto.

Rimangono esclusi da tale elenco i pagamenti in contanti e i sistemi di credito commerciale privi di effettiva tracciabilità.

Per assicurare un’adeguata gestione operativa e conformità, è consigliabile adottare procedure strutturate:

Archivio separato per ricevute, fatture e scontrini collegati a pagamenti tracciabili;
Digitale conservazione dei documenti fiscali;
Attenzione alle note spese: inserire tipologia, data e modalità di pagamento di ciascuna operazione;
Verifica periodica delle policy interne, anche in caso di incarichi conferiti a terzi.

I controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria possono avvenire in qualsiasi momento e vengono rafforzati dalla possibilità di incrociare flussi bancari, dichiarazioni e giustificativi allegati. Il mancato rispetto delle regole esclude la possibilità di godere dei benefici fiscali previsti per le spese inerenti l’attività professionale.

Decorrenza delle nuove disposizioni e indicazioni pratiche per l’adeguamento

Le disposizioni introdotte dal DL 84/2025 sono operative a partire dal periodo d’imposta 2025 e riguardano le spese sostenute in Italia dal 18 giugno 2025 in poi. Per le spese di rappresentanza e omaggi, il termine di decorrenza coincide con la stessa data di entrata in vigore (18 giugno 2025) sia per l’Italia che per l’estero.

Le aziende individuali e i professionisti devono quindi provvedere rapidamente all’adeguamento dei processi interni di rendicontazione e ad aggiornare le policy sulle spese, con particolare attenzione a:

adeguare i manuali operativi e le procedure contabili;
formare il personale o i collaboratori incaricati della gestione amministrativa e fiscale;
verificare la corretta presenza e conservazione delle prove di pagamento tracciabili;
programmare audit interni sulle spese sostenute dopo l’entrata in vigore delle nuove norme.

L’adeguamento alle nuove regole rappresenta sia una misura di compliance sia un’opportunità di revisione dell’organizzazione amministrativa, a tutela della trasparenza e dell’affidabilità dei soggetti titolari di partita IVA nel contesto normativo attuale.