Quando i rimborsi chilometrici sono imponibili per partite ive e i casi in cui non lo so sono ed escludibili da redditi e tasse

L’ambito dei rimborsi chilometrici imponibili per professionisti e lavoratori autonomi, inclusi i titolari di Partita IVA, è stato oggetto di recente evoluzione normativa. Il trattamento fiscale di tali rimborsi, spesso utilizzati per compensare le spese di trasferimento legate all’attività lavorativa svolta con mezzi propri, dipende da criteri precisi stabiliti dal legislatore e chiariti dall’Agenzia delle Entrate. ù

Cosa sono i rimborsi chilometrici e quali tipologie esistono

I rimborsi chilometrici sono importi riconosciuti a professionisti e autonomi che utilizzano il proprio mezzo di trasporto per incarichi lavorativi. Questi rimborsi mirano a compensare le spese effettivamente sostenute, legate ai chilometri percorsi durante lo svolgimento di attività professionali. Esistono due principali tipologie di rimborso:

• Rimborsi analitici: determinati sulla base delle spese documentate (carburante, pedaggi, manutenzione) sostenute per ciascun incarico, con addebito preciso e separato in fattura.
• Rimborsi forfettari: calcolati applicando una tariffa definita (ad esempio, €/km secondo le tabelle ACI), senza un riscontro puntuale dei costi effettivi.

La distinzione fra queste modalità di rimborso non solo incide sul trattamento fiscale, ma richiede anche un diverso tipo di documentazione. La normativa prevede che solo le spese realmente sostenute e analiticamente addebitate possano, in determinate condizioni, essere escluse dalla formazione del reddito del professionista. Al contrario, quando il rimborso non è adeguatamente giustificato, può essere considerato reddito imponibile a tutti gli effetti.

Il principio di analiticità: quando il rimborso chilometrico non è imponibile

Ai fini fiscali, il principio di analiticità rappresenta il parametro chiave per stabilire se il rimborso chilometrico concorra o meno a formare reddito tassabile per il professionista. Come precisato dall’Agenzia delle Entrate (risposta n. 270/2025), in linea con l’art. 54 del TUIR  tutte le somme percepite per l'esercizio di attività autonoma rientrano nella base imponibile, salvo deroghe esplicite di legge. Tuttavia, sono escluse le somme rimborsate esclusivamente come spese reali sostenute per incarichi, sempreché siano addebitate separatamente e in modo dettagliato.

Perché il rimborso possa essere escluso dal reddito, devono sussistere alcune condizioni:

• le spese devono essere effettive e strettamente collegate all’incarico svolto;
• devono essere debitamente documentate (fatture carburante, ricevute pedaggi, prospetti tragitti, dati Telepass o altri mezzi oggettivi);
• l’ammontare deve essere riportato in fattura in modo distinto dal compenso.

La sola indicazione di una distanza percorsa, unitamente a una tariffa chilometrica, non basta: occorre provare che si tratti di un reale ristoro delle spese sostenute. In caso contrario, secondo le più recenti interpretazioni amministrative, anche tariffe oggettive (es. quelle ACI) ricadono nel regime forfettario e risultano imponibili.

Rimborsi forfettari vs. analitici: criteri di distinzione e documentazione necessaria

La distinzione tra rimborso forfettario e rimborso analitico è oggi centrale nell’accertamento della natura imponibile dei rimborsi chilometrici. Si definisce analitico il rimborso in cui ogni voce di spesa è supportata da idonea documentazione e imputabile in modo diretto all’attività professionale svolta. Il rimborso forfettario, invece, si basa su parametri standardizzati e non richiede collegamento dettagliato tra spesa e specifica attività svolta.

Un aspetto cruciale riguarda la tracciabilità delle spese: soltanto attraverso una precisa separazione contabile e documentale è possibile dimostrare all’Amministrazione finanziaria la non imponibilità. La carenza o la genericità della documentazione trasforma automaticamente il rimborso in reddito soggetto a tassazione e ritenuta d’acconto.

Le recenti pronunce dell'Agenzia delle Entrate e della Cassazione

L’evoluzione interpretativa degli ultimi anni ha visto l’Agenzia delle Entrate consolidare l’orientamento secondo cui il rimborso chilometrico può essere escluso dal reddito solo ove qualificato come analitico e pienamente documentato. Il chiarimento arriva con la Risposta n. 270/2025, che ribadisce come la semplice indicazione di chilometri percorsi e tariffa concordata non rifletta la nozione di analiticità richiesta dal legislatore.

A rafforzare questo indirizzo si aggiungono alcune sentenze della Cassazione (ad es. n. 40860/2021 e n. 776/2022) che, pur richiamando l’importanza della funzione risarcitoria del rimborso, sottolineano che l’assenza di una prova certa dell’effettivo esborso comporta l’assoggettamento a tassazione. In particolare:

• l’indennità chilometrica non assume carattere retributivo se l’erogazione avviene a ristoro analitico di spese anticipate per conto del committente;
• il rimborso deve riferirsi a tragitti nell’ambito dell’attività lavorativa, escludendo le spese sostenute per raggiungere il luogo di lavoro (tratta casa-lavoro).

Le sentenze hanno inoltre evidenziato l'importanza della deducibilità delle somme corrisposte dallo studio associato ai soci, a condizione che sia comprovato il collegamento diretto tra la trasferta e l’attività professionale.

Rimborsi chilometrici e partita IVA forfettaria: regole specifiche e rischi fiscali

I soggetti in regime forfettario incontrano regole particolari per la gestione dei rimborsi chilometrici. In questo caso, il riferimento normativo centrale è rappresentato dall’art. 15, comma 1, n. 3 del DPR 633/1972, secondo cui le somme anticipate per conto del cliente e debitamente intestate allo stesso non concorrono a formare la base imponibile ai fini fiscali, né rilevano per la soglia dei ricavi forfettari.

Le condizioni da rispettare per l’esenzione sono:

• la spesa deve essere effettivamente sostenuta per conto del committente;
• i giustificativi devono essere intestati direttamente al committente;
• il rimborso deve essere esposto separatamente in fattura con un’apposita descrizione ("Anticipazione ex art. 15");
• l’importo deve essere escluso dall’applicazione dell’IVA.

Se queste condizioni non sono scrupolosamente rispettate, il rimborso sarà considerato reddito imponibile, incidendo eventualmente sulle soglie forfettarie e comportando maggiore tassazione. La corretta gestione documentale e la trasparenza nella separazione delle voci in fattura rappresentano le principali garanzie contro il rischio fiscale nei regimi agevolati.

Come impostare correttamente la fatturazione dei rimborsi chilometrici

La corretta impostazione della fatturazione è decisiva per determinare la rilevanza reddituale dei rimborsi spesa. La normativa IVA e reddituale prevede alcuni accorgimenti:

• esporre i rimborsi come voce separata rispetto al compenso;
• descrivere in maniera chiara la natura della spesa ("rimborso chilometrico trasferte professionali");
• per regimi ordinari, l’applicazione dell’IVA e della ritenuta d’acconto va valutata in base al tipo di documentazione allegata;
• in regime forfettario, utilizzare la causale "N1 – Escluse da IVA ai sensi dell’art. 15" e annotare che la spesa è sostenuta per conto del cliente.

L’assenza di queste specifiche può comportare l’inclusione dei rimborsi nel reddito e l’assoggettamento alle ritenute previste dal quadro normativo vigente. È consigliata una verifica delle procedure con soluzioni gestionali aggiornate alle recenti disposizioni per evitare contestazioni a posteriori.

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