Rentri e Fir Digitale 2026: chi sono i soggetti obbligati ai nuovi adempimenti per i rifiuti da febbraio e gli esclusi

L'avvio del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI) e l'introduzione del nuovo Formulario di Identificazione dei Rifiuti in formato digitale rappresentano una trasformazione significativa per la gestione dei rifiuti in Italia. Dal febbraio 2026, il sistema entra pienamente in vigore, avviando una digitalizzazione delle principali registrazioni e procedure che riguardano imprese e operatori del settore ambientale. Questo nuovo assetto risponde alla necessità di allinearsi agli standard europei di trasparenza, sicurezza e sostenibilità.

La svolta digitale coinvolge la quasi totalità degli operatori economici che producono, trattano o trasportano rifiuti pericolosi, con tempistiche differenziate secondo la dimensione aziendale. Il passaggio dal cartaceo al digitale punta a garantire maggiore efficienza, controllo in tempo reale, riduzione degli errori amministrativi e conformità normativa. 

Chi sono i soggetti obbligati: imprese coinvolte nei nuovi obblighi di tracciabilità dei rifiuti

L'adeguamento alle disposizioni del RENTRI e del Formulario Digitale coinvolge in via prioritaria imprese che generano, trattano, trasportano o gestiscono rifiuti pericolosi e, in casi specifici, alcune categorie produttrici di rifiuti non pericolosi. 

I principali obbligati sono:

• Produttori di rifiuti speciali pericolosi: tutte le aziende che generano rifiuti classificati come pericolosi, indipendentemente dal settore di appartenenza, devono iscriversi al Registro e adottare la gestione digitale di registri e FIR. Gli obblighi sono scattati per le grandi imprese (oltre 50 dipendenti nel 2025), per quelle di media dimensione da agosto 2025 e, dal febbraio 2026, anche per le piccole imprese fino a 10 collaboratori.
• Imprese che effettuano attività di trattamento: tutti i soggetti che gestiscono impianti di recupero, smaltimento o trattamento di rifiuti, sia pericolosi che non, sono chiamati a implementare i nuovi requisiti digitali nei propri processi amministrativi.
• Soggetti che trasportano o intermediano rifiuti pericolosi in modo professionale: chi si occupa di trasporto conto terzi o di intermediazione dei flussi di rifiuti pericolosi è tenuto all'uso della piattaforma e alla firma elettronica.
• Alcuni produttori di rifiuti non pericolosi: la normativa indica specifiche casistiche che, in base a tipo, quantità e processo produttivo, possono essere incluse tra gli obbligati, pur godendo a volte di tempistiche o modalità meno stringenti rispetto ai produttori di pericolosi.

Non tutte le imprese sono coinvolte allo stesso modo e la classificazione dei rifiuti, il numero di dipendenti e il ruolo nella catena di gestione fanno la differenza. È importante consultare fonti ufficiali, come la sezione specifica del portale dedicato, per chiarire l'applicabilità individuale dell'obbligo.

Con l’implementazione del FIR digitale, la compilazione e la conservazione della documentazione si sposta su piattaforme certificate che assicurano integrità e legalità del processo. Il produttore e il trasportatore dei rifiuti sono chiamati ad apporre firma elettronica, avviando un meccanismo di tracciabilità e trasparenza che riduce margini di errore e possibili illeciti ambientali. La progressiva eliminazione dei supporti cartacei comporta, inoltre, una semplificazione amministrativa e un contenimento degli oneri burocratici, soprattutto per le aziende di dimensioni ridotte.

Ulteriori obblighi accessori comprendono:

• Gestione informatizzata dei registri cronologici (carico e scarico);
• Utilizzo esclusivo di sistemi telematici certificati per la compilazione, la firma e la conservazione sostitutiva;
• Rispetto delle tempistiche di iscrizione e aggiornamento, fissate dalla normativa secondo la dimensione aziendale;
• Mantenimento degli standard di sicurezza e riservatezza dei dati, conformemente alle disposizioni privacy in vigore.

È opportuno ricordare che il regime sanzionatorio rimane invariato, ma le modalità di prova e responsabilità vengono ora digitalizzate e semplificate.

Esclusioni e casi particolari: chi è esente dagli obblighi di Rentri e Fir Digitale

Non tutte le realtà produttive e operative sono soggette alla disciplina introdotta dal nuovo Registro e dalla gestione digitale dei formulari. I principali soggetti esenti sono:

• Aziende agricole: secondo la normativa vigente, le imprese agricole sono escluse dagli obblighi di adesione al sistema digitale, anche qualora producano quantità minime di rifiuti pericolosi dalla loro attività primaria.
• Microimprese che producono solo rifiuti non pericolosi: chi, secondo il decreto, produce esclusivamente rifiuti non classificati come pericolosi e rientra nei parametri di microimpresa, gode di una deroga che permette la continuazione della gestione cartacea dei documenti ambientali.
• Imprese e soggetti esclusi da normativa specifica: sono previste ulteriori esclusioni per alcune categorie, individuate sulla base di attività svolte, quantità e tipologia di rifiuti generati, o in ragione di disposizioni normative particolari (ad esempio rifiuti urbani e assimilati per utenze domestiche o produttive che sono gestiti attraverso i servizi pubblici).

Inoltre, alcuni casi particolari meritano attenzione. Determinate piccole attività artigianali, professionisti e laboratori, qualora producano rifiuti assimilati agli urbani o non rientrino nelle casistiche previste dalla disciplina sui rifiuti speciali, possono beneficiare di esclusioni parziali o di adempimenti semplificati. È comunque necessario inquadrare con precisione ogni singola situazione, in particolare nei casi in cui la produzione di rifiuti non sia l’attività principale.

Le esclusioni non sono automatiche: ogni operatore deve verificare la propria posizione rispetto alle specifiche normative, avvalendosi anche di servizi di consulenza qualificata e delle risorse informative fornite dalle istituzioni competenti.