Scontrino elettronico, fattura elettronica o ricevuta fiscale, quando e quale va emesso? I diversi casi nel 2025

Nel 2025 si accentua la necessità di comprendere le differenze tra scontrino elettronico, fattura elettronica e ricevuta fiscale, non soltanto a causa delle frequenti novità legislative, ma anche per l’estensione degli obblighi che coinvolgono commercianti, professionisti, lavoratori autonomi e imprenditori in tutto il territorio italiano. L’evoluzione verso la digitalizzazione fiscale ha reso imprescindibile l’aggiornamento rispetto alle nuove modalità di certificazione delle operazioni, sia nella vendita di beni sia nella prestazione di servizi.

Obbligo di scontrino elettronico e documento commerciale

Nel 2025 l’obbligo di emettere scontrino elettronico è esteso praticamente a tutte le attività che effettuano operazioni di commercio al dettaglio e assimilate. La normativa prevede che la certificazione dei corrispettivi sia realizzata tramite strumenti digitali: nello specifico, il documento rilasciato, definito “documento commerciale”, è generato tramite un registratore telematico oppure, ove consentito, attraverso software certificati.

I dati obbligatori presenti nel documento commerciale includono:

• Denominazione o ragione sociale dell’emittente;
• Indirizzo del punto vendita o della sede;
• Partita IVA e dati contabili dell’operazione (totale, rimborsi, importo pagato);
• Data e ora di emissione, numero progressivo del documento;
• Logotipo fiscale e numero di matricola del registratore telematico;
• Eventuale descrizione dettagliata dei beni o servizi.

Il documento commerciale viene consegnato contestualmente all’operazione: merce acquistata o servizio reso e corrispettivo incassato. La memorizzazione e l’invio telematico dei dati all’Agenzia delle Entrate deve essere assicurato giornalmente, con un termine massimo di 12 giorni dalla transazione. In caso di mancato rispetto di tali obblighi, sono previste sanzioni pecuniarie e, in caso di reiterate violazioni, sospensione temporanea dell’attività.

Nel 2025 viene inoltre rafforzata l’integrazione tra i sistemi di pagamento elettronico e i registratori telematici: dal 2026, sarà obbligatorio che ogni incasso tramite POS sia direttamente collegato al registratore, per garantire una perfetta corrispondenza tra le somme incassate e i corrispettivi trasmessi al Fisco.

Per approfondimenti sulle soluzioni tecnologiche disponibili è possibile consultare le analisi sui registratori telematici per scontrino elettronico oppure sui sistemi per emettere scontrino senza registratore di cassa.

Fattura elettronica, definizione, obblighi e casi di emissione

La fattura elettronica è il documento tributario che certifica una cessione di beni o prestazione di servizi, risultando obbligatoria per tutti i soggetti titolari di partita IVA, comprese le partite IVA in regime forfettario, che a partire dal 2024 sono tenute a emettere, ricevere e conservare fatture unicamente in formato digitale tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Sono previste rare eccezioni (es. alcune attività sanitarie o regimi speciali), tutte dettagliate dalla normativa vigente.

La fattura elettronica deve contenere:

• Dati anagrafici e fiscali del cedente/prestatore e del cliente;
• Numero progressivo e data di emissione;
• Descrizione puntuale dei beni venduti o del servizio offerto;
• Importo suddiviso tra netto, IVA e totale lordo;
• Eventuali riferimenti normativi in caso di operazioni esenti, non imponibili o in reverse charge.

Deve essere inviata allo SdI entro dodici giorni dalla data dell’operazione, sia per le fatture immediate che differite (le seconde richiedono la presenza di documento di trasporto e devono essere emesse entro il 15 del mese successivo).

La mancata emissione tempestiva può comportare sanzioni, calcolate in percentuale sull’importo non documentato, oltre che una sanzione amministrativa specifica per invio tardivo. Maggiori dettagli sulle tempistiche si possono trovare consultando l’analisi su quanto tempo si ha per inviare una fattura elettronica.

Con l’obbligo generalizzato, anche i contribuenti in regime forfettario sono coinvolti nell’adozione della fatturazione digitale senza eccezioni.

Modalità di recapito e conservazione delle fatture

Le fatture elettroniche sono recapitate tramite PEC o codice destinatario, all’indirizzo telematico comunicato dal cliente, oppure rese disponibili nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. La conservazione a norma, in formato digitale e per dieci anni, è obbligatoria per tutti.

Ricevuta fiscale, cos’è e quando si può ancora emettere

La ricevuta fiscale rappresenta una delle modalità storiche di certificazione degli incassi, soprattutto nelle attività di servizi resi a privati e in specifici contesti come fiere o mercati temporanei, laddove non è possibile utilizzare registratori telematici. Pur essendo stata progressivamente sostituita dallo scontrino elettronico e dal documento commerciale, permane in alcuni casi previsti, spesso soggetti a esenzioni, adempimenti particolari o regimi speciali (come alcune associazioni sportive dilettantistiche o enti non commerciali).

Le ricevute fiscali sono numerate in modo progressivo e riportano dettagli come la descrizione e quantità dei servizi o beni, l’indicazione della partita IVA e dell’indirizzo di chi la emette, la data, la numerazione fiscale e l’autorizzazione rilasciata dalla tipografia.

Per alcune attività, specialmente quelle regolamentate dalla legge n. 398/1991 con fatturato contenuto entro i limiti stabiliti, è possibile continuare ad avvalersi della certificazione cartacea delle operazioni, purché venga rispettata registrazione nel registro IVA minori, come previsto dalla disciplina di settore.

Le differenze pratiche, scontrino elettronico, fattura elettronica e ricevuta fiscale

Novità normative e trend dal 2025

In vista del 2026, la legge di Bilancio ha anticipato novità in materia di tracciabilità, prevedendo che i registratori telematici siano costantemente collegati agli strumenti POS, così da eliminare margini di discrasia tra gli incassi con carte e i dati dei corrispettivi trasmessi. Questa integrazione rafforza gli strumenti di contrasto all’evasione fiscale e semplifica la gestione amministrativa delle attività commerciali.

Sono inoltre previste nuove sanzioni per mancata, incompleta o tardiva memorizzazione o trasmissione dei dati relativi ai pagamenti elettronici, con importi che possono arrivare anche alla sospensione temporanea delle licenze.

Come scegliere quale documento emettere nei casi particolari

Analizziamo i diversi scenari possibili:

• Per vendite al consumatore senza richiesta di fattura, si emette sempre scontrino elettronico / documento commerciale;
• Se il cliente richiede fattura, questa va emessa in formato elettronico in ogni caso e il corrispettivo esce dal totale trasmesso dei corrispettivi giornalieri;
• La ricevuta fiscale resta in uso raramente per particolari attività o servizi resi da soggetti esonerati, secondo quanto disciplinato da normative settoriali;
• In caso di malfunzionamento temporaneo del registratore telematico, è previsto l’utilizzo della procedura d’emergenza disciplinata online dal sito dell’Agenzia delle Entrate.

Nel caso si desideri approfondire le funzionalità offerte dai dispositivi o dalle soluzioni software disponibili, risultano utili i confronti tra modelli di registratori e le istruzioni su come operare in assenza di registratore.

• Se un servizio non mi viene pagato devo emettere obbligatoriamente sempre fattura? Le regole e le verifiche Agenzia Entrate
• Si può cambiare merce solo con ricevuta bancomat ma senza scontrino?
• Come registrare e gestire al meglio una fattura fatta a cavallo dell'anno tra il 2025-2026 con esempi