Se non si hanno Spid o Cie si possono delegare per fare operazioni su siti web chi li ha: come fare (istruzioni e procedura)

Chi non possiede SPID o Carta d'Identità Elettronica non è più escluso dalle funzionalità online della Pubblica Amministrazione. Le nuove disposizioni prevedono la possibilità di delegare uno o due soggetti di fiducia: una svolta rilevante per famiglie, anziani e persone in difficoltà. Il Garante per la privacy ha convalidato il nuovo schema normativo, assicurando la tutela dei dati personali. Le procedure sono state semplificate, ma richiedono attenzione nelle fasi definitive di attivazione per evitare errori e disguidi operativi.

La delega digitale: cosa prevede la normativa e la delega

Secondo lo schema di DPCM, elaborato in attuazione del PNRR e recepito dal Garante privacy, qualsiasi cittadino regolarmente registrato nell'Anagrafe nazionale della popolazione residente può affidare a fino a due persone di fiducia la gestione informatica degli accessi ai portali delle pubbliche amministrazioni. Il provvedimento ha escluso esplicitamente le deleghe a professionisti, lavoratori dipendenti o a intermediari abilitati, concentrandosi esclusivamente sull'assistenza a chi, per ragioni personali o tecniche, non è in grado di ottenere autonomamente uno strumento di identificazione digitale:

• Il cittadino che delega (delegante) sceglie fino a due soggetti (delegati), che siano anch'essi iscritti nell'ANPR, ai quali affidare l'accesso ai servizi di identificazione online tramite SPID o CIE.
• I delegati possono così operare all'interno dei portali dei servizi pubblici selezionando, al momento dell'accesso, se agire per sé o per conto del delegante.
• Non sono consentiti rapporti professionali, compensi o attività di intermediazione: la delega ha carattere personale e fiduciario.

La normativa fissa inoltre limiti stringenti al numero di deleghe contemporanee: ciascun soggetto delegato può accettare un massimo di cinque incarichi, escludendo i casi delle deleghe parentali, tutori o amministratori di sostegno.

Il regolamento prevede tutele avanzate nella gestione dei dati personali e, soprattutto, una scadenza obbligatoria per ciascuna delega, a tutela di entrambe le parti.

Funzionamento della piattaforma di gestione delle deleghe

Il cuore del nuovo sistema è la Piattaforma di gestione delle deleghe, sviluppata su architettura digitale certificata e conforme ai più elevati standard di sicurezza prescritti dall'AGID (Agenzia per l'Italia Digitale). Le sue funzioni principali includono:

• Registrazione della delega tramite autenticazione informatica del delegante e del delegato.
• Gestione delle accettazioni e delle revoche in tempo reale.
• Monitoraggio delle operazioni effettuate dal delegato, con registro consultabile e tracciato sia dall'utente che dagli operatori pubblici.
• Integrazione con servizi come IT Wallet e App IO, dove i dati sulle deleghe risultano sempre disponibili.

Per l'accesso ai servizi online, all'atto dell'autenticazione, il delegato seleziona se agire in proprio o come rappresentante. In caso positivo, l'identity provider (ente certificatore di SPID/CIE) verifica la presenza di una delega attiva. Se tale condizione è confermata, autorizza l'accesso del delegato con l'identità del delegante e limita la fruizione ai soli servizi previsti dalla delega.

I livelli di sicurezza sono garantiti da:

• Autenticazione forte tramite SPID o CIE per i delegati.
• Crittografia e protocolli cifrati per le comunicazioni.
• Controlli automatici di congruenza dei dati e di validità delle firme elettroniche.
• Ricevute di conferma delle operazioni disponibili sia per il delegante che per il delegato tramite canali dedicati (es. area riservata e App IO).

L'apparato rispetta tutte le prescrizioni del GDPR, con garanzie supplementari per la privacy e procedure chiare anche in caso di accesso non autorizzato o sospetto di abuso.

Limiti, durata e validità della delega: cosa sapere

Tra le novità più importanti il regolamento introduce limiti espressi per tutelare sia il cittadino sia la PA:

• Ogni delega è personale e non trasferibile: non può essere sub-delegata né usata per finalità diverse da quelle dichiarate.
• L'attivazione è concessa ad un massimo di due delegati per singolo utente: ciò permette flessibilità ma evita concentrazioni di potere o rischi di accesso improprio.
• La validità massima della delega è di 24 mesi;
• La registrazione, l'accettazione e la revoca sono operazioni sempre tracciabili all'interno della piattaforma.

Qualsiasi variazione rispetto ai dati forniti, scadenza naturale della delega o perdita dei requisiti (ad es. revoca della cittadinanza, decesso, ecc.) determina la cessazione immediata dell'incarico, notificando entrambe le parti coinvolte:

Iter pratico: come presentare, accettare e revocare la delega

La procedura di creazione, accettazione e revoca di una delega è stata strutturata per garantire massima semplicità ma rigoroso controllo:

• Piattaforma online: accesso mediante SPID/CIE del delegante, con possibilità di inserire i dati del delegato. Quest'ultimo riceve una notifica e deve, entro 30 giorni, accettare l'incarico dal proprio profilo, autenticandosi.
• Assistenza remota: riservata a chi abbia almeno 65 anni o sia in condizioni di disabilità, prevede l'intervento del gestore della piattaforma, che verifica i documenti, registra la volontà del delegante e completa la procedura attraverso una videochiamata;
• Presentazione fisica presso il Comune: il richiedente si reca in Comune, compila il modulo di delega e lo sottoscrive alla presenza dell'operatore con un documento valido. Se impossibilitato per motivi di salute, può inviare un incaricato con apposita certificazione medica.

La revoca avviene:

• Online nella stessa area dedicata della piattaforma;
• Per via assistita, rivolgendosi agli uffici comunali o chiedendo l'intervento del gestore della piattaforma in caso di necessità specifiche.

Tutte le operazioni di conferimento, accettazione e revoca sono registrate e sempre consultabili. L'accettazione è condizione essenziale: senza essa, la delega decade prima di essere effettivamente attivata. Gli errori più frequenti riguardano dati anagrafici errati, mancata accettazione della delega o allegazione di moduli non conformi.

Fascicolo Sanitario Elettronico, dati sanitari e Telemedicina

Il conferimento della rappresentanza digitale assume caratteristiche specifiche e più stringenti nei servizi sanitari sensibili come FSE, Ecosistema Dati Sanitari ed E-telemedicina. Sono previsti:

• Solo soggetti maggiorenni e non sottoposti a tutela possono essere delegati;
• I delegati devono essere in possesso di credenziali SPID o CIE e registrati nel territorio regionale competente;
• È previsto il limite massimo di 5 deleghe per ciascun delegato;
• La delega può essere presentata sia digitalmente che fisicamente presso gli sportelli ASL/Uffici pubblici, con verifica de visu della firma;
• I profili delegati sono visibili tramite portale e app; operazioni e consultazioni restano sempre tracciate;
• Il periodo di validità viene scelto dall'utente, fino a 24 mesi, con costante facoltà di revoca;
• Le possibilità operative includono: consultazione di dati documentali, accesso ai servizi, inserimento di dati nel taccuino digitale;
• I documenti più riservati possono essere oscurati dal delegante;

Il regime di sicurezza è rafforzato sia nella conservazione che nella trasparenza delle azioni svolte dal soggetto incaricato, con possibilità di controllo puntuale e verifica tramite l'applicativo FSE.

Cosa cambia per i professionisti: esclusioni e intermediari

Per l'ambito professionale, la delega digitale segue regole diverse e più articolate:

• Le nuove deleghe digitali dedicate ai cittadini escludono l'uso professionale: non è possibile usarle per rappresentanze di CAF, commercialisti, consulenti del lavoro o studi professionali.
• L'Agenzia delle Entrate, con la cosiddetta delega unica, ha separato i ruoli tra professionisti e utenti comuni: per i primi, la presentazione e la revoca devono sempre transitare da procedure specifiche, con invio di file XML firmati digitalmente.
• È vietato ricevere compenso o agire da intermediario stipendiato nell'ambito della delega digitale civica;

Gli errori più comuni tra i professionisti riguardano:

• compilazione non corretta del mandato;
• inoltro dei dati con firma digitale non valida;
• errori di trasmissione del file XML e gestione scorretta dell'ambiente di sicurezza Entratel.

I servizi delegabili sono numerosi e abbracciano fatturazione elettronica, gestione del cassetto fiscale, consulenza e riscossione, ma solo tramite le forme e le modalità previste dal provvedimento dell'Agenzia e mai attraverso la piattaforma deleghe standard riservata ai cittadini.

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