Smart working, una azienda non può controllare la posizione di un dipendente secondo Garante della Privacy

Il nuovo provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali chiarisce i limiti del controllo a distanza dei lavoratori da parte dei datori di lavoro. Il provvedimento stabilisce che nessuna azienda può monitorare la posizione geografica dei lavoratori in smart working durante l'orario di lavoro, salvo casi eccezionali e sempre nel rispetto delle normative vigenti, come il Regolamento europeo sulla protezione dei dati e lo Statuto dei lavoratori.

Questo principio rafforza l'idea che il lavoro agile non può trasformarsi in una sorveglianza costante, ma deve essere basato sulla fiducia reciproca e su obiettivi misurabili, senza ricorrere a strumenti tecnologici invasivi che ledono la libertà personale. Ci interessa adesso vedere:

• Come è nata la sanzione da 50.000 euro
• Come adeguarsi alle nuove regole

Come è nata la sanzione da 50.000 euro

Il caso che ha portato al provvedimento riguarda una azienda pubblica italiana, segnalata da una dipendente tramite reclamo formale, a seguito di una verifica effettuata dall'Ispettorato della Funzione Pubblica. L'azienda utilizzava un'applicazione chiamata Time Relax, progettata per la gestione delle timbrature di entrata e uscita dei lavoratori in modalità agile. Questa applicazione acquisiva in automatico le coordinate Gps del dispositivo del dipendente nel momento della timbratura, confrontando tali dati con l'indirizzo di lavoro dichiarato nell'accordo di smart working.

La violazione si è aggravata quando alcuni dipendenti sono stati contattati telefonicamente dall'ufficio risorse umane e invitati ad attivare la geolocalizzazione in tempo reale per dimostrare di trovarsi nel luogo concordato. Secondo il Garante, queste pratiche sono una forma di controllo continuo e sistematico, che viola il diritto alla privacy, riduce lo spazio di libertà personale e contrasta con i principi di proporzionalità e minimizzazione previsti dalla normativa. Per questo motivo l'azienda è stata sanzionata con una multa di 50.000 euro.

Come adeguarsi alle nuove regole

Il provvedimento del Garante è un precedente giuridico che impone a tutte le imprese italiane, pubbliche e private, di rivedere le proprie procedure di controllo dei dipendenti in smart working. Non è sufficiente che il lavoratore dia il proprio consenso all'uso di strumenti di geolocalizzazione o al monitoraggio a distanza: il consenso non legittima il trattamento se mancano esigenze concrete, proporzionate e documentate di carattere organizzativo, produttivo o di sicurezza.

Le aziende devono quindi valutare la reale necessità di adottare strumenti tecnologici che raccolgono dati personali sensibili, come la posizione geografica. Qualsiasi strumento utilizzato deve essere trasparente, proporzionato e limitato all'essenziale, senza pratiche che possano essere interpretate come invasive o discriminatorie. Ed è quindi obbligatorio informare preventivamente i lavoratori attraverso informative chiare e complete, e aggiornare i regolamenti interni per garantire la conformità alle normative sulla privacy.

Il provvedimento del 13 marzo 2025 sollecita una riflessione più ampia sul modello organizzativo che deve guidare il lavoro agile nel lungo periodo. Il rischio di trasformare lo smart working in una modalità di controllo pervasivo mina le sue potenzialità di innovazione e autonomia professionale.

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