Un atto fotocopiato vale come un originale?

La crescente digitalizzazione e la frequente necessità di produrre documenti in formato duplicato sollevano interrogativi sul valore delle copie fotocopiate rispetto agli atti originali. Il principio dell’originalità rappresenta ancora un pilastro nella disciplina documentale, sia per gli atti cartacei che informatici. Il quesito su quale sia il valore legale di una copia fotostatica pone questioni pratiche e teoriche rilevanti.

Il Codice Civile stabilisce che le copie fotografiche o fotostatiche di atti e scritture hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale solo se soddisfa specifica condizioni e rispetta le regole tecniche e l’integrità per acquisire lo stesso valore probatorio del documento di origine.

Copia fotostatica, copia autenticata e duplicato informatico: differenze e valore probatorio

Differenziare le varie tipologie di riproduzioni è fondamentale per capire il valore di una fotocopia di un atto rispetto all’originale:

• Copia fotostatica: è una semplice riproduzione meccanica del documento, senza alcuna attestazione. Acquista valore soltanto se non viene tempestivamente disconosciuta dalla parte contro cui è prodotta.
• Copia autenticata: contiene un’attestazione di conformità all’originale apposta da un pubblico ufficiale (notaio, cancelliere, segretario comunale ecc.); ha lo stesso valore legale dell’originale.
• Duplicato informatico: nel mondo digitale, si intende una riproduzione perfettamente identica, bit per bit, al documento informatico di origine; per il CAD, ha il medesimo valore giuridico dell’originale, a patto che la corrispondenza venga assicurata dalle regole tecniche.

Il ruolo dell’attestazione di conformità e del pubblico ufficiale

Il valore legale di una fotocopiata può essere equiparato all’atto originale solo se riporta un’attestazione di conformità, che viene rilasciata da professionisti come notai, cancellieri o segretari comunali, a seguito di un confronto tra copia e originale. 

Nel caso di documenti digitalizzati, l’attestazione viene formalizzata con la firma digitale o elettronica qualificata, consolidando la fiducia sull’esattezza della riproduzione. Le procedure sono disciplinate sia dal Codice dell’Amministrazione Digitale sia da decreti tecnici specifici, che impongono verifica di formato e contenuto, insieme all’inserimento di dati temporali e delle impronte digitali dei file.

Gli atti autenticati così prodotti possono essere riconosciuti da amministrazioni pubbliche e privati come equivalenti all’originale.

• L’attestazione di conformità va sempre richiesta per usi ufficiali e amministrativi.
• Non è mai possibile autenticare una copia di una copia: occorre l’originale.

La copia fotostatica nei diversi atti: scritture private, atti pubblici, testamenti olografi

La validità delle riproduzioni cambia in funzione della tipologia dell’atto:

• Scritture private: la riproduzione fotostatica è idonea a costituire piena prova tra le parti, salvo tempestivo disconoscimento. Se è autenticata da un pubblico ufficiale, assume valore di atto originale.
• Atti pubblici: le copie rilasciate dagli uffici pubblici in forma autenticata hanno natura di replica dell’originale e valore probatorio assimilato.
• Testamenti olografi: la semplice fotocopia è priva di efficacia. 

Valore probatorio delle copie fotocopiate nei procedimenti giudiziari e in caso di smarrimento dell’originale

Nei processi civili, produrre una copia fotostatica basta a costituire elemento probatorio, se la controparte non solleva motivazioni concrete di difformità. 

Se la copia rappresenta l’unica traccia esistente di un documento smarrito per cause indipendenti dalla volontà delle parti, può essere ammessa ogni altro mezzo di prova, incluse presunzioni e testimonianze, per accertare la veridicità dei contenuti. In ogni caso, la regola generale impone la produzione o l’esistenza dell’originale o di una copia autenticata.

 

• Guida alla scrittura privata: tipologie, come redigerla, valore legale e quando serve l'autenticazione
• I costi medi 2025 per scrittura privata autenticata da notaio, avvocato o Comune
• Un atto fotocopiato vale come un originale?