Conguagli ferie in busta paga a fine anno tra godute, maturate e da pagare in base regole e istruzioni INPS

Il conguaglio relativo alle ferie rappresenta uno degli elementi cardine nella chiusura delle paghe di dicembre. Ogni lavoratore dipendente matura annualmente un determinato numero di giorni di ferie, che devono essere gestiti in busta paga in funzione delle presenze, assenze, periodi goduti e residui. Nel mese conclusivo dell'anno diventa indispensabile allineare la quantità di ferie maturate, utilizzate e ancora da fruire, correggendo eventuali discrepanze tra quanto spettante e quanto effettivamente fruito dal dipendente. 

In base alla normativa vigente, le ferie rappresentano un diritto irrinunciabile del lavoratore: ogni collaboratore matura annualmente giorni di ferie la cui fruizione deve essere garantita, secondo quanto previsto sia dalla legge che dai contratti collettivi applicabili. Se le ferie non vengono godute nei termini di legge, il datore di lavoro è tenuto a corrispondere un’indennità sostitutiva, sottoposta a contribuzione.

Il momento in cui sorge l’obbligo contributivo può non coincidere con quello dell’erogazione materiale delle somme; l’INPS ribadisce, infatti, che il diritto alla fruizione permane anche dopo la monetizzazione.

Particolare attenzione va rivolta alle indicazioni sulla quantificazione degli imponibili contributivi e sulla gestione delle componenti variabili che influenzano la posizione assicurativa dei lavoratori. 

Scadenze e adempimenti del conguaglio ferie: quando e come intervenire

Secondo la circolare INPS n. 156/2025, i datori di lavoro possono effettuare le operazioni di conguaglio delle ferie tramite la denuncia contributiva relativa al mese di dicembre 2025 (pagamento entro il 16 gennaio 2026) oppure, in alternativa, con quella di gennaio 2026 (pagamento entro il 16 febbraio 2026).

In presenza di componenti aggiuntive o correttive (es. TFR al Fondo di Tesoreria), le aziende possono avvalersi di una finestra ulteriore, fino alla denuncia di febbraio 2026 (pagamento entro il 16 marzo 2026), senza incorrere in maggiorazioni per ritardati versamenti. Tuttavia resta obbligatorio sistemare entro gennaio le posizioni contributive collegate alle dinamiche variabili retributive, incluse le ferie maturate e successivamente godute o monetizzate.

Per le amministrazioni e gli enti con gestione pubblica, le operazioni devono essere ultimate entro febbraio 2026, con possibilità di trasmettere le denunce anche nei mesi successivi solo per rapporti di lavoro ancora attivi. Il rispetto delle scadenze garantisce la corretta imputazione delle voci retributive e la coerenza tra i dati denunciati all’INPS e quelli risultanti nella Certificazione Unica e nelle dichiarazioni fiscali dei lavoratori.

Elementi variabili della retribuzione: ferie maturate, godute e da pagare

L’universo degli elementi variabili della retribuzione non riguarda solo le ferie, ma include voci quali straordinari, premi, indennità di malattia o maternità anticipate, riposi per allattamento, permessi non retribuiti, giornate di donazione sangue, congedi matrimoniali e altri eventi che modificano l’imponibile contributivo mensile. In particolare, le ferie rappresentano una delle voci più frequenti nell’ambito del conguaglio di fine anno.

Il conguaglio delle ferie si rende necessario quando si verifichi uno scostamento tra:

• giorni di ferie maturati (ossia quelli spettanti per il periodo lavorato)
• giorni di ferie effettivamente goduti
• eventuali residui, cioè giorni rimasti non goduti al 31/12.

La corretta gestione di queste componenti, in fase di chiusura dell’anno, garantisce l’allineamento tra quota di ferie maturata e quella fruibile, assicurando la congruità delle trattenute e delle imposizioni contributive. È importante verificare:

• quota ferie maturata durante l’anno, in base al contratto e alle presenze
• eventuali assenze sospese (malattia, infortunio, maternità) che possono incidere sulla maturazione
• ferie godute: giorni effettivamente utilizzati dal lavoratore
• ferie residue, da riportare nell’anno successivo o da monetizzare ove consentito

Il conguaglio riguarda la differenza netta tra ferie spettanti e ferie godute, determinando le eventuali somme (o trattenute) in busta paga.

Monetizzazione delle ferie non godute: obblighi contributivi e casi pratici

Quando le ferie maturate e non godute non possono più essere fruite per motivazioni oggettive o per cessazione del rapporto di lavoro, la normativa impone la monetizzazione di tali giorni residui. In questa circostanza, il datore di lavoro deve corrispondere al lavoratore un’indennità sostitutiva delle ferie non fruite, la quale assume rilevanza sia ai fini retributivi che contributivi.

L’INPS chiarisce che l’obbligo al versamento dei contributi inizia già nel mese successivo a quello di maturazione, anche qualora la corresponsione materiale dell’importo venga rinviata. Tuttavia, rimane salvo il diritto del lavoratore a godere delle ferie in un momento posteriore: se ciò avviene, l’azienda potrà recuperare i contributi versati in eccedenza mediante riduzione della base imponibile del periodo di competenza.

Alcuni esempi pratici:

• Un lavoratore conclude il rapporto a dicembre con ferie ancora da godere: viene calcolata l’indennità per ferie non godute e si versano i relativi contributi.
• Un dipendente ha ferie maturate ma, per esigenze organizzative, non le ha ancora potute utilizzare: il valore viene comunque imputato all’imponibile contributivo, pur potendo il godimento avvenire successivamente.
• Se successivamente il lavoratore fruisce delle ferie per cui era già stato effettuato il versamento, il datore dovrà ridurre la base di calcolo e recuperare i contributi tramite la corretta compilazione nella denuncia UniEmens.

Modalità operative: istruzioni INPS e flusso UniEmens

La gestione operativa dei dati relativi al conguaglio ferie si realizza attraverso la corretta compilazione del flusso UniEmens, strumento attraverso cui i datori di lavoro comunicano mensilmente all’INPS le informazioni relative alle retribuzioni e ai contributi. Le istruzioni più recenti evidenziano la necessità di utilizzare, nell’ambito della DenunciaIndividuale, l’elemento per identificare chiaramente gli eventi relativi alle ferie maturate, godute e monetizzate, così come altri elementi variabili della retribuzione.

Per ogni evento vanno indicati con precisione:

• l’anno e il mese di competenza dell’evento
• l’importo delle somme attribuite o recuperate
• la specifica causale (es. “FERIE” per le indennità ferie non godute).

Conguagli ferie e altri elementi salariali: fringe benefit, TFR e premi anno

La corretta valorizzazione del conguaglio ferie impatta anche su altre componenti tipiche della busta paga di dicembre:

• Fringe benefit: per il 2025-2027 il limite di esenzione contributiva è fissato a 1.000 euro, elevato a 2.000 euro in caso di figli a carico. Se il valore totale supera la soglia, l'intero importo è soggetto a contribuzione previdenziale; in caso contrario, va recuperata la quota di contributi eventualmente versata in eccesso.
• TFR destinato al Fondo di Tesoreria: il versamento delle quote deve essere regolarizzato a fine anno, con eventuali rettifiche inseribili fino alla denuncia di febbraio 2026, secondo le regole dell’INPS.
• Premi e bonus di fine anno: questi importi concorrono alla formazione dell’imponibile e richiedono specifiche competenze in caso di adempimenti e agevolazioni fiscali o contributive.

La tabella seguente schematizza gli elementi collegati al conguaglio:

 

• Conguagli ferie in busta paga a fine anno tra godute, maturate e da pagare in base regole e istruzioni INPS
• Quali sono i conguagli di fine anno che devono fare le aziende e come cambia busta paga dipendenti (calcoli ed esempi)
• Ferie dirigenti e manager: diritti, regole su ferie non godute e diritto all'indennità salvaguardate da Cassazione

• Calcolo Part Time Agevolato