Quando non si possono registrare colleghi di lavoro o il proprio capo e si può venire licenziati in base giurisprudenza

di Marcello Tansini pubblicato il 27/09/2025 alle 17:30

Quali sono i casi in cui per legge non è mai possibile registrare colleghi e capo al lavoro e rischi possibili

L’attività di registrazione delle conversazioni all’interno degli ambienti aziendali rappresenta uno dei temi più sensibili e dibattuti all’interno del diritto del lavoro italiano. La materia è regolata da diverse normative che richiamano sia la tutela della privacy che il diritto di difesa, e la questione riguarda la possibilità, legale, di registrare colleghi o superiori, specialmente senza consenso.

Le regole generali sulla registrazione di conversazioni tra colleghi e superiori

Sotto il profilo normativo, registrare conversazioni tra colleghi di lavoro e capo rientra nel trattamento dei dati personali, come disciplinato dal GDPR e dal Codice Privacy. La regola generale prevede il divieto di registrare conversazioni senza il consenso dei partecipanti, qualificando tale azione come potenziale violazione della privacy. Entrando più nel dettaglio:

La registrazione è considerata lecita solo se effettuata da uno dei partecipanti alla conversazione, purché l’autore sia fisicamente presente durante il dialogo.
Non è consentito posizionare dispositivi di registrazione e assentarsi, poiché in tal modo si configura un’interferenza illecita nella vita privata.
Sono esclusi dalla possibilità di registrazione i luoghi qualificati come domicilio altrui (come l’auto privata, l’ufficio personale chiuso al pubblico), dove vige un’aspettativa più elevata di riservatezza.

Il Codice Civile riconosce alle registrazioni valore probatorio nell’ambito dei procedimenti giudiziari, ma esclusivamente in presenza di specifiche condizioni:

Pertinenza della registrazione rispetto alla tesi difensiva o al diritto da tutelare.
Limitazione dell’uso del file esclusivamente ai fini giudiziari, senza diffusione a terzi estranei.
Proporzionalità e rispetto dei principi di minimizzazione del dato previsti dal GDPR.

In assenza di questi requisiti, cioè se la registrazione viene realizzata per mera curiosità, per nuocere al collega o se viene divulgata impropriamente, si rischia di incorrere in sanzioni disciplinari e penali.

Quando la registrazione costituisce illecita violazione della privacy e legittima il licenziamento

Se si effettuano registrazioni sul luogo di lavoro, si configura una violazione della privacy quando il file audio viene divulgato a soggetti estranei o se la registrazione avviene in assenza dell’interessato, senza la necessità di difesa di un diritto. Inoltre:

La realizzazione di registrazioni sistematiche, preventive o senza connessione attuale e diretta con una controversia in corso è considerata illecita.
L’utilizzo del file registrato in tempi lontani dai fatti o per finalità diverse da quelle di auto-tutela viene qualificato come abuso del diritto e può costituire una grave violazione degli obblighi di correttezza e buonafede contrattuali.
La diffusione delle registrazioni a soggetti terzi estranei al procedimento integra un’ulteriore violazione della privacy.

La Cassazione, con varie sentenze, ha chiarito che il ricorso inconsapevole o eccessivo a tali mezzi di prova comporta la rottura irreparabile del vincolo fiduciario tra lavoratore e azienda. Si tratta di una circostanza che può legittimare il licenziamento per giusta causa, anche in mancanza di danni materiali per l’impresa.

Criterio	Conseguenza
Registrazione senza necessità difensiva e diffusione a terzi	Licenziamento disciplinare, sanzioni civili e penali
Registrazione sistematica o preventiva	Perdita del posto di lavoro per violazione della privacy
Manomissione o manipolazione dei file	Perdita di valore probatorio e rischi penali

La sentenza n. 20487/2025 della Corte di Cassazione: motivi, principi e implicazioni

La recente sentenza n. 20487/2025 della Corte di Cassazione ha fornito linee guida risolutive per chi si interroga sui confini della registrazione nel contesto lavorativo. Il caso riguardava un dipendente che, in una situazione priva di controversia pendente, aveva clandestinamente registrato una discussione fra il direttore delle risorse umane e una collega. La registrazione, presentata in giudizio a distanza di due anni e in un procedimento differente, si è rivelata priva di finalità difensive contestuale.

La Suprema Corte ha chiarito che il diritto di difesa giustifica la registrazione di colloqui solo se strettamente collegati alla necessità di precostituire una prova, anche in fase stragiudiziale e richiama la consolidata giurisprudenza secondo cui la mera possibilità futura o ipotetica di dover difendere un diritto non può giustificare la raccolta sistematica di registrazioni occulte sul lavoro.

Nel caso di specie, la registrazione si è rivelata un mezzo sproporzionato e non necessario, posto che non era presente alcun pericolo attuale o contestazione in atto al momento dei fatti. Per questo motivo il lavoratore ha visto respinte le proprie ragioni e la legittimità della sanzione disciplinare a suo carico è stata pienamente confermata.

Registrazioni lecite e finalità difensiva: limiti, criteri e utilizzo come prova

La registrazione di conversazioni in azienda trova giustificazione nella necessità di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, purché siano rispettati limiti specifici. Secondo la Corte di Cassazione, il diritto di difesa rappresenta un principio costituzionale che può giustificare il trattamento dei dati personali senza consenso degli altri partecipanti e:

La presenza fisica della persona che registra è indispensabile per la liceità dell’atto.
La registrazione deve essere circoscritta al periodo e alle circostanze strettamente necessarie.
Pertinenza, proporzionalità, minimizzazione e non eccedenza rispetto alle esigenze difensive sono criteri imprescindibili.

Lecito	Il dipendente registra una conversazione cui partecipa per documentare una minaccia concreta e imminente di demansionamento
Non lecito	Sistematica registrazione di tutte le riunioni per prevenzione generica, senza situazioni di conflitto attuale

La Cassazione ha, inoltre, ribadito che l’eventuale utilizzo dei file deve essere limitato all’ambito legale o processuale, non potendo essere diffuso a soggetti terzi né pubblicato con modalità estranee allo scopo difensivo.

Conseguenze disciplinari e penali in caso di uso improprio delle registrazioni

L’utilizzo non conforme alle regole della registrazione delle conversazioni tra colleghi o superiori nel contesto lavorativo espone il dipendente a importanti conseguenze disciplinari e, nei casi più gravi, penali:

Sul piano disciplinare, una registrazione occulta senza legittima finalità difensiva può determinare la rottura del vincolo fiduciario e portare al licenziamento per giusta causa, come riconosciuto più volte dalla stessa Corte di Cassazione.
La violazione dell’articolo 615-bis del Codice Penale, relativo alle interferenze illecite nella vita privata, configura una responsabilità penale per chi registra conversazioni senza autorizzazione e le diffonde.
La diffusione dei file audio a terzi integra anche il rischio di richieste di risarcimento danni da parte dei soggetti lesi nella propria riservatezza.